Есть объективные законы круговорота денег в бизнесе. Если вы знаете эти законы, то деньги будут притягиваться в вашу компанию.
Не учитывать в работе хотя бы один из законов, — это как строить ракету без знания одного из законов физики: ракета в лучшем случае не взлетит. В худшем — вас ждет катастрофа.
1. Компания всегда старается расходовать больше средств, чем у нее есть
Руководители отделов всегда будут убеждать вас потратить все деньги на срочные расходы, ресурсов всегда будет не хватать, сколько бы вы ни зарабатывали.
Вы только что получили деньги за большой проект и собирались потратить их на собственные нужды. Но пришел руководитель отдела маркетинга и попросил денег на рекламу. Пришли производственники и хотели забрать весь остаток на срочный ремонт оборудования. Вы отвоевали у них половину денег, но тут заглянул отдел логистики и забрал на покупку ГСМ все, что осталось. А после этого выяснилось, что нужно сделать возврат средств одному из клиентов. И вы снова в минусе.
Не нужно надеяться, что когда-то дела пойдут лучше и вы начнете вынимать деньги из бизнеса. Компания израсходует любые деньги, которые заработает.
2. Расходы организации определяет не то, сколько ей нужно для деятельности, а какое количество средств у нее уже есть в распоряжении
Все свободные деньги будут потрачены. Почему так происходит? Смотри закон номер 1!
Всегда есть отложенные проекты и задачи. И их всегда больше, чем реализованных. И отвоевать деньги у собственной компании бывает не просто.
Нужно заложить минимальную сумму, которую должен получить владелец в расходы каждого месяца и показать сумму топ-менеджерам. Иначе руководители будут каждый раз оставлять владельца без денег, считая, что он «баснословно богат».
3. Без системного управления доходы компании растут медленнее, чем растет компания
С ростом компании и ее оборота прибыль падает, как и эффективность бизнеса. Чем слабее выстроена система управления, тем более критично падение.
Многие владельцы на стадии, когда у них было 5-10 сотрудников, зарабатывали больше, чем когда сотрудников стало 50.
Важно считать доход на сотрудника. Только так вы своевременно увидите падение эффективности в момент роста компании и сможете принять меры, уволив людей, которые тянут вас назад.
4. Соблюдайте последовательность при распределении расходов
Обычно в компании деньги распределяются хаотично. Кто громче кричит, тот и получает финансирование. Но есть обязательные расходы, без которых компания рискует просто прекратить свое существование.
Мы рекомендуем распределять деньги по фондам. Сгруппируйте все расходы по 6 фондам:
- налоги;
- оплата поставщикам;
- фонд владельца;
- продвижение;
- общехозяйственные расходы (аренда, связь, хозрасходы и т.д.);
- фонд оплаты труда.
Распределите эти фонды по важности. В начале идут фонды, которые рассчитываются как процент от дохода (налоги и оплата сырья поставщикам) — они зависят от оборота и объема выпущенной продукции.
Затем деньги заливаются в остальные фонды.
А чтобы всегда знать, сколько денег вы распределяете по фондам, нужно ввести единый платежный день и не тратить деньги случайным образом, пока вы не знаете, сколько их будет заработано за неделю.
Домашнее задание: определите, какой приоритет у каждого фонда и каким по значимости фондом вы бы поставили «Фонд владельца».
5. Вкладывать нужно в подразделения, где уже есть результаты
Представьте, что вы внешний инвестор. Куда вы скорее вложите деньги: в стартап, который уже показывает хорошую рентабельность и нуждается в масштабировании, или в захудалую компанию, которая последние 5 лет находится в крутом пике и еле сводит концы с концами?
В бизнесе мы почему-то придерживаемся другой логики: в ущерб результативным отделам финансируем те, которые месяц за месяцам приносят только проблемы, пытаясь деньгами затыкать дыры.
Вкладывайте в подразделения, где уже есть результат, чтобы получить еще больше результатов.
6. Все ресурсы в компании стоят каких-то денег
Это простая истина, но ее часто не видят владельцы. Вы не отдаете работу на аутсорс, не подключаете агентства, не нанимаете сотрудников. Все делаете своими силами или силами уже имеющихся сотрудников.
В итоге менеджеры по продажам вместо продаж — работают с претензиями и недовольными клиентами, пытаясь уладить конфликты. А собственник — лично размещает товары на сайте, и тратит на это уйму времени, вместо того чтобы написать важный регламент или договориться с новым партнером о сделке.
Рассчитайте стоимость часа сотрудника и вы увидите, сколько денег вы теряете.
7. Расход компании определяет ее доход
Если для выживания компании ей нужно заработать 1 миллион рублей, она сделает это. Вы не раз наблюдали, как в сложных ситуациях вы концентрируетесь, напрягаете отделы и людей, сами начинаете продавать, и компания получает деньги, которых не хватает. Почему бы не предпринимать такие действия каждую неделю и не ввести их в систему?
Все мы знаем, что лучшие сотрудники, например, в отделе продаж — матери-одиночки с ипотекой. У них просто нет другого выхода, кроме как заработать деньги.
Чтобы вся компания была вовлечена в битву за доход, нужно сделать ваши расходы открытыми и заложить зарплату собственника в расходы. Чтобы сотрудники и руководители знали, что свои бонусы они получат, только если и собственник тоже что-то получит.
8. Деньги всегда стремятся испариться из компании
Представьте кипящий чайник, из которого вырывается пар. Если перекрыть выход пару, чайник взорвется. Так же и в финансах компании: если на счетах есть деньги, они постоянно будут испаряться (расходоваться на необходимые или на совершенно ненужные начинания).
Но если вы перекроете выход деньгам (запрете сейф на замок), то производство и вся компания взлетит на воздух из-за чрезмерного внутреннего давления.
Давление, которое создают испаряющиеся финансы, может иметь и высокий КПД, работая как турбина в паровой машине. Если направить давление денег в нужное русло, этим давлением можно запускать новые проект или «пушить» нужные отделы в компании. Например, можно нанять несколько новых сотрудников в отдел, приносящий хорошие результаты.
9. Отсутствие денег тоже создает давление
Вы точно попадали в ситуацию, когда в кассе нет ни копейки, а нужно срочно закрывать обязательный платеж. Ничего приятного в этом нет, но это заставляло вас мобилизовываться и находить деньги: взыскивать дебиторку, заключать новые контракты, устраивать распродажи и так далее.
Для роста прибыли нужно повышать давление. Компания всегда стремится к состоянию покоя. Если владелец не пытается вывести ее из этого состояния, сотрудники перестанут работать, а руководители отделов — заботиться о прибыли. Только постепенно повышая давление на сотрудников (финансовое и мотивационное), можно добиться улучшения результатов.
10. Собственник не должен все давление финансов принимать на себя
Если вы замыкаете все на себя, то любой ваш спад: болезнь, повышенная занятость на каком-то проекте, отпуск или просто усталость — приводит к падению дохода.
Привлечение руководителей отделов к финансовому планированию создает нужный уровень вовлечения у ваших сотрудников, и давление с собственника перераспределяется на персонал автоматически.
11. Если прибыль компании регулярно не подсчитывается, значит, она не растет
Неконтролируемые показатели не улучшаются. Если вы не следите за расходами, они будут расти, если нет контроля доходов — они будут падать.
Попробуйте два месяца не интересоваться, как дела в отделе продаж. Как вы думаете, к каким результатам это приведет? В большинстве компаний продажи сократятся в 2-3 раза.
12. Если в компании нет плана, как доходы должны превысить расходы, то доходы будут ниже или равны расходам
Этот закон похож на предыдущий, но здесь речь не о констатации факта «доход вырос» или «доход упал», а о том, чтобы стать причиной роста дохода.
Если вы не знаете, сколько денег нужно собрать, чтобы выйти на точку безубыточности, если принимаетесь собирать деньги, только когда очевидно нависла угроза кассового разрыва, если вы вынимаете деньги наугад, то, скорее всего, ваши доходы уже меньше, чем расходы, просто вы еще об этом не знаете.
13. В финансовых решениях один человек существенно разумнее группы
Управляя бизнесом из одного человека (себя), вы прекрасно управляетесь с финансами. Но как только в организации появляются другие сотрудники и руководители, вы постепенно теряете контроль. У вас не хватает внимания, чтобы все самостоятельно спланировать, а сотрудники постоянно ошибаются. В итоге появляются финансовые проблемы, которых раньше не было.
Поэтому финальный контроль финансов всегда нужно оставлять за собой.
14. Назначайте ответственных за каждый источник поступления денег и за каждый канал их расходования
Если у вас никто не отвечает за сбор дебиторки — она не будет собираться сама собой. Если у вас в компании никто не отвечает за эффективность расходов на рекламу — они будут расти, а эффективность — нет.
Если у вас никто не отвечает за допродажи, за первичные продажи, за продажи постоянным клиентам, за рост среднего чека, за продажи новых продуктов, за продажи дополнительных услуг — все эти показатели не будут расти.
15. Привязывайте мотивацию к показателям, напрямую влияющим на финансы
Какая мотивация для менеджера по продажам лучше:
- Фиксированный оклад;
- Оклад и процент со сделок;
- Процент со сделок.
Ответ очевиден — если менеджер может влиять на продажи, то нужно максимально сокращать фиксированный оклад и позволять зарабатывать только на процентах со сделок.
Тогда почему мы привязываем зарплату маркетолога в лучшем случае к количеству заявок (не учитывая качество заявок и потенциальные суммы сделок)? Почему отдел закупок не получает деньги в привязке к сэкономленным на подрядчиках суммах? Почему отдел претензий получает оплату за количество обработанных претензий, а не за количество улаженных без возврата денег конфликтных ситуаций.
Найдите максимально близкий к реальным деньгам показатель в работе всех ваших сотрудников. Если сотрудник напрямую влияет на этот показатель, то его зарплата должна быть привязана к нему.
16. Не все, что осталось на счету в компании после выплаты платежей, является доходом владельца
Многие владельцы думаю так и забирают деньги из кассы, когда они там есть, не подумав о следующих платежах. Рано или поздно это приведет к катастрофе в виде кассового разрыва.
Например, нельзя забирать из кассы деньги, пришедшие в виде предоплаты за долговременный проект, ведь в следующие периоды вам придется платить с этих денег налоги, зарплату, аренду и так далее.
Создайте систему финансового учета в компании и забирайте только те деньги, которые действительно заработали, а не деньги из оборотки.
17. Соблюдайте баланс между долгосрочными и краткосрочными инвестициями
Всегда хочется начать большой проект в компании, но важно соизмерять планы с текущим положением дел. Если в конце месяца вам нечем будет выплачивать зарплату сотрудникам и аренду, не инвестируйте в проекты, которые не имеют шансов выстрелить в ближайший месяц.
Долговременные проекты требуют постоянных вложений, но не факт, что за это время компания финансово справится с собственными планами. Многие владельцы кидаются в долгосрочные проекты, когда не могут свести концы с концами, пытаясь что-то изменить, но из-за нехватки денег большинство таких проектов — просто слив денег.
В итоге мы видим сотни сайтов-долгостроев, незапущенных идей или мертвых блогов компаний.
С другой стороны, если заниматься только мелочами, то рано или поздно вас начнут обходить конкуренты. Ищите баланс!
Задумываетесь о систематизации бизнеса? Хватит откладывать! Узнайте, как навести порядок в финансах и оптимизировать ресурсы компании. Оставляйте заявку на трехдневный онлайн-практикум.
