Система в бизнесе нужна всем, но не все могут ее внедрить. Можно потратить много времени и сил, так и не получив результата.
В этой статье я расскажу, по каким причинам инструменты управления НЕ могут быть внедрены. Возможно, вы увидите себя или знакомых владельцев бизнеса, и найдете ответ на вопрос: «Почему же мой бизнес до сих пор не систематизирован?»
Причина № 1. У владельца нет власти — руководители обесценивают его идеи, противодействуют, не исполняют приказы
Однажды я проводил обследование компании в начале проекта по систематизации. В рамках обследования я общался с ключевыми топ-менеджерами. Все шло нормально, и вот на очереди главный бухгалтер. Владелец привел меня к ней в кабинет. Она с важным видом что-то делала за компьютером и даже не обратила внимания на то, что мы с владельцем зашли в кабинет бухгалтерии, где находилось еще несколько сотрудников. Владелец извиняющимся тоном произнес: «Вот, я привел консультанта... Помните, мы договаривались, что вы ответите на несколько вопросов?»
Бухгалтер раздраженно посмотрела на меня и снисходительно сказала: «У меня есть 10 минут».
— Ладно, — ответил я, ощущая, что это будет непростое интервью.
Но все закончилось буквально через пару минут, в течении которых она хамила и неуважительно отвечала вопросами на вопросы. Я, естественно, не стал этого терпеть и сказал: «Вы почему так себя ведете? Вы умеете уважительно общаться?» После чего она просто отказалась говорить. Все это время владелец компании стоял рядом и молчал. А выходя из кабинета, извинился перед ней.
Сразу за дверью я спросил:
— Почему вы позволяете ей так себя вести?
— Вы понимаете, она очень компетентная, много чего знает, часто задерживается...
Как потом выяснилось, к владельцу не только главный бухгалтер так относилась.
В итоге мне пришлось снять с консалтинговой программы этого владельца, потому что вместо внедрения системы управления он тратил время на споры и ответы на неадекватные вопросы сотрудников.
Система управления не заработает в такой компании, так как для ее внедрения требуется изменение точки зрения руководителей и сотрудников, и это не всегда гладко проходит. А если команда привыкла спорить и обесценивать владельца — шансов внедрить просто нет.
В начале нужно научиться добиваться исполнения задач и взять власть над компанией в свои руки. Это в любом случае необходимо для успешного развития бизнеса, по-другому группа не может развиваться. У компании должен быть лидер, и каждый член команды должен его поддерживать, выполняя то, что он транслирует.
Причина № 2. Между партнерами постоянные конфликты
Однажды на проект зашли три совладельца торговой компании. Все в начале выглядело хорошо, они дружно общались и обсуждали общие вопросы. Но по мере погружения в компанию стали выявляться разногласия между ними. И когда я начал разбираться, выяснилось, что конфликты начались намного раньше прихода на проект.
И одна из причин, почему они решили навести порядок в компании — это наладить отношения друг с другом. Но при внедрении каждый «тянул одеяло на себя» и вместо того, чтобы усиливать компанию, они пытались укрепить собственные позиции в бизнесе. Особенно ярко это проявилось, когда внедряли организующую схему. Когда распределяли функционал, они просто не смогли договориться, кто какую должность должен занимать. В итоге пришлось их снять с программы.
Теперь, если партнеры заходят на проект, мы сразу выясняем, за кем из них последнее слово. Другими словами, обязательно должен быть один из партнеров, кто имеет превалирующее право голоса в конфликтной ситуации.
Также убеждаемся в том, что нет открытого конфликта, который помешает внедрению. Если конфликтные ситуации есть, мы рекомендуем составить этическое соглашение между партнерами. Это документ, который включает в себя данные о том, кто какую роль выполняет, какие доли в компании, как распределяется прибыль, за кем последнее слово. Наличие такого документа создает безопасность для любых партнерских отношений.
Причина № 3. Нет команды руководителей — только исполнители
Для того, чтобы владелец получил пользу от внедрения системы управления, должны быть те, в кого она внедряется. И просто рядовых сотрудников недостаточно. Другими словами, когда есть владелец и, скажем, десять исполнителей, это говорит о том, что вся ответственность сконцентрирована на одном человеке. Конечно, если прописать обязанности, показатели и автоматизировать работу, станет легче. Но при таком положении владелец все равно будет очень перегружен, и бизнес не начнет стабильно расширяться.
Чтобы получить ощутимый эффект от системы управления, нужно иметь хотя бы двух-трех руководителей, на которых можно положиться, которые возьмут на себя ответственность хотя бы за часть организации.
Управлять исполнителями и управлять руководителями — это совершенно разные задачи. Конечно, организующая схема, система финансового планирования и прочие составляющие системного бизнеса нужны и на стартапе, но самый ощутимый эффект от систематизации можно получить, когда есть управленцы.
Причина № 4. Владелец не хочет сам работать и учиться
Однажды потенциальный клиент на наш проект в общении с менеджером настоял на том, чтобы я с ним пообщался. Оказалось, что этот владелец не хотел сам идти на наш проект, он собирался отправить исполнительного директора, и менеджер отказывал ему в этом.
Я согласился пообщаться. Это был владелец ресторана фаст-фуд, который работал по своей авторской технологии. У него была цель вывести этот бренд на федеральный уровень, и для этого ему нужно было выстроить систему управления. Но при этом он говорил: «Я уже науправлялся, и сам больше не хочу этим заниматься, у меня есть директор, вот она и будет выстраивать всю систему управления».
Я ему сказал: «Во-первых, источником стратегии, компетенции, принципов, правильных подходов является владелец, а не директор. Во-вторых, если эта девушка-директор имеет предпринимательскую жилку и пройдет нашу программу, она станет значительно компетентнее вас, и вы не будете ей нужны. Но я не пойду на это, и либо вы идете на программу, либо мы вам не можем помочь». В итоге он отказался, сказал что уже устал от управления, и все сделает этот директор. Это было примерно пять лет назад, с тех пор я больше ничего не слышал об этом ресторане.
Бизнес — это продолжение владельца. Если владелец в чем-то слаб, то его слабость сразу же проявляется в его компании. Систему управления можно сравнить с разумом бизнеса, создавать который должен именно создатель. Без компетенции в управлении не будет стабильного будущего у предпринимателя. Мое мнение: если он не хочет в этом разбираться, не надо бизнесом заниматься, иначе это принесет много расстройств и разочарований.
Какие инструменты системного бизнеса помогут вам увеличить прибыль и уйти от «операционки»? Узнайте об этом на нашем бесплатном вебинаре Евгения Фролова.
Причина № 5. Бизнес на грани банкротства
Система управления помогает удерживать «завоеванные территории». Другими словами, когда компания в развитии выходит на новый уровень, но начинает терять эффективность из-за организационных проблем, именно тогда нужно систематизировать бизнес. И после этого можно стабильно масштабироваться дальше. Но если компания находится на грани банкротства, то система не поможет, даже наоборот — может ускорить гибель бизнеса, потому что в кризисной ситуации нужны быстрые креативные решения, а не стандартизация процессов.
Однажды к нам зашел клиент с производственной компанией. Он за несколько месяцев до этого разошелся с партнером, который выполнял функции финансового директора. А этот владелец был слаб в финансах. Еще когда он сказал, что они легко расстались с партнером, и ему полностью осталась вся компания, так как партнер не претендовал на свою долю, — меня это насторожило.
Я дал задание консультанту — выяснить финансовое положение компании. И тут началось самое интересное. Мы неделю не могли добиться понятных финансовых отчетов. Но, собрав общие данные по сбыту, производству, дебиторской и кредиторской задолженностям и посмотрев динамику за последние несколько месяцев, мы увидели, что они работают в большой минус. Но так как у компании оборот почти миллиард, они еще не сильно это ощущают.
По причине того, что владелец слаб в финансах, он просто этого не видит, и пришел к нам, чтобы мы помогли ему наладить управление. Только в той ситуации нужно было предпринимать срочные антикризисные меры, чтобы бизнес удержать. Когда я ему донес сложность его положения, конечно, он сильно расстроился, но как минимум начал решать реальную проблему.
Нельзя заниматься внедрением системы управления на краю финансового краха.
Причина № 6. Один клиент у компании
Когда весь бизнес строится вокруг одного заказчика, система управления, конечно, поможет поднять эффективность работы компании, но если этот клиент откажется от заказов, вся деятельность встанет. При этом неважно, насколько хорошо организован бизнес. Да и компания, которая работает с одним заказчиком, не полноценна. Там обычно нет функций маркетинга, пиара, и продажи не особо организованы.
Другими словами, система управления не даст ощутимого рывка в развитии. Когда к нам приходят подобные заказы, мы не берем их на проект. Ведь мне нужно, чтобы каждый наш клиент динамично развивался и превращался из малого или среднего бизнеса в крупный.
Вывод: если бизнес строится на работе только с одним заказчиком, и есть желание расширяться, первое что нужно делать — не систему управления внедрять, а строить маркетинг и продажи с целью получать новых клиентов. И только после того, как пойдет поток заказов от новых покупателей, появится смысл в систематизации.
Причина № 7. Искатели волшебной таблетки — система сама все сделает
Есть предприниматели, которые не вникают в существо дела. Они думают, что бизнес — это набор винтиков и алгоритмов, которые, если правильно запрограммировать, будут сами по себе развиваться. Это те, кто ищет призрачную технология создания «саморазвивающегося бизнеса».
Примерно в 2007 году я первый раз об этом услышал и очень заинтересовался. По профессии я программист, и подумал — внедрю инструменты саморазвивающегося бизнеса, запрограммирую это все, буду путешествовать и получать дивиденды. А бизнес будет сам расти и давать все больше и больше дохода. Я начал искать тогда примеры таких бизнесов. До сих пор не нашел!
Тем не менее, периодически сталкиваюсь с предпринимателями, которые ищут хитрую систему управления: она сама должна управлять компанией, а они смогут бездельничать.
Как-то владелец небольшой торговой компании зашел к нам на программу, демонстрируя готовность работать и внедрять. Примерно на середине проекта, когда стояла задача вводить в должность подчиненных и доносить до них суть их обязанностей, он стал отказываться. Мотивируя это тем, что «система» сама должна это делать. Он сказал: «Я хочу, чтобы система сама ставила задачи, штрафовала, поощряла и сама себя корректировала. А вы меня заставляете это делать». Но мы, конечно, с этим помочь не смогли, и он пошел дальше искать «волшебную таблетку».
Бизнесом нужно заниматься даже после наведения порядка и систематизации. Без владельца компании не будет. Но есть и хорошая новость — когда бизнес действительно систематизирован, предприниматель значительно меньше времени тратит на оперативные вопросы и больше занимается стратегией, развитием.
Резюме
Для того чтобы успешно внедрить систему управления и получить от нее ощутимую пользу, необходимо:
- Наличие власти у владельца.
- Отсутствие конфликтов между партнерами.
- Как минимум два-три руководителя.
- Желание и готовность владельца самому разобраться в управлении.
- Бизнес не должен быть на грани банкротства (в такой ситуации нужен антикризисный управляющий, а не система).
- Как минимум несколько клиентов и пространство для расширения.
- Осознание владельцем того, что результаты работы компании зависят от него, а не от волшебного алгоритма или автоматизации.
Вышеперечисленные препятствия мешают не только внедрению системы управления, но в целом препятствуют развитию бизнеса. Если их устранить, систематизацию можно сделать в любом бизнесе. Это позволит компании динамично расширяться, обходя конкурентов, а владелец при этом сможет реализовывать свое творчество.
Как владельцу вовлечь команду в битву за доход, не боясь, что всё рухнет? Узнайте об этом на бесплатном вебинаре Евгения Фролова.
