запрос консультации
Заполните форму и получите
консультацию специалиста
Отправляя форму вы соглашаетесь
на обработку персональных данных.
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Заявка на участие
в практикуме
Наш менеджер свяжется с вами
и ответит на все вопросы.
Мы скоро
перезвоним вам
Менеджер уточнит дополнительную
информацию и запишет вас на курс.
Ближайший практикум
4 - 6 декабря
Нажимая «Записаться на практикум» вы даёте
согласие на обработку персональных данных.
8 800 707-63-13
Пн — пт с 09:00 до 18:00

Что такое управление. Админшкала — инструмент достижения целей


22 ноября 2020 1038
tg_image_2935211069.jpeg

Этот материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале.

Давайте разберемся с понятием «управление». Вы неоднократно его использовали в своей речи, встречали в учебниках, много раз слышали от руководителя. Что же такое управление? Из чего оно складывается? Это когда надзиратель говорит группе людей, что нужно делать? Или, может быть, внутри термина есть еще что-то, что нужно изучить? 

Если заглянуть в любой толковый словарь, управление там — это координация деятельности для достижения определенной цели.

Управлять — руководить, распоряжаться деятельностью кого-нибудь или чего-нибудь, направлять работу кого-нибудь или чего-нибудь.

(Толковый словарь Ушакова)

Если упрощенно: у нас есть цель и какое-то количество сотрудников. Без управления они могут во время работы думать о других вещах, смотреть в разные стороны. В итоге мы получаем несогласованную деятельность. Вроде, все заняты работой, что-то делают, но результата нет. 

Если у нас появляется руководитель, он добивается, чтобы у каждого была правильная точка зрения на то, куда мы идем. Он согласовывает работу всей группы, чтобы цель была достигнута.

Но что это значит? Кто-то с указкой ходит по офису и говорит: «Смотри туда и делай это»? Если в компании пять человек, то руководитель, может быть, справится, а что делать, если человек пятьдесят? Неужели руководитель должен хорошо разбираться в специфике деятельности каждого сотрудника? К каждому подходить и говорить, что точно нужно делать? 

tg_image_1183328720.jpeg

А как определяется эта цель, и как ее донести до сотрудников? Какова роль каждого в этой цели? Что нужно сделать, чтобы вся деятельность в итоге привела к изначально задуманному? Все эти вещи связаны с управлением. Давайте посмотрим, из чего конкретно оно состоит.

Из чего состоит управление

Область управления связана не только с деятельностью коммерческой организации. Это понятие значительно шире. Есть и другие области жизни, где мы применяем принципы управления. 

Например, вы переезжаете с одной квартиры на другую. Вы должны предусмотреть сотню мелочей: определить, кто чем будет заниматься, продумать последовательность выполнения работы. 

Desktop - 37.jpg

Даже если мы собираемся поехать отдохнуть, нужно спланировать множество моментов. Получается, что умение управлять занимает важное место в нашей жизни. Чтобы проще было разобраться, что такое управление, давайте рассмотрим отвлеченный пример, не связанный с деятельностью компании. 

Уровень 1. Цель

Предположим, вы с друзьями решили вместе провести время — у вас появилась общая цель, предмет стремлений. 

Главная цель — заранее известный результат в отдаленном будущем, к которому направляют действия с намерением его достичь

(из Hubbard Management System)

У нас есть желание собраться, следующий вопрос: а что мы сделаем? Можно пойти гулять в парк, съездить на рыбалку, покататься на лыжах, слетать в теплые страны — способов провести время много. Теперь нам нужно договориться, как именно мы это сделаем. 

Уровень 2. Замысел

Мы решаем, что давно не ездили на пикник — погода шикарная, будет два выходных. Все соглашаются, что здорово будет пожарить шашлык на костре, поиграть в волейбол, и мы принимаем решение поехать на пикник. У нас появилось общее видение того, как мы будем достигать своей цели, — проводить время на пикнике. Эта часть называется замысел. 

Замысел — выживательный маршрут, выбранный человеком или группой как путь к своей главной цели

(из Hubbard Management System)

Замысел — это цель, которая относится к конкретной области деятельности. В нашем случае общая цель — в целом хорошо провести время, а замысел — то, как мы это сделаем. На первом этапе важно согласовать их между собой: все ли согласны с планами, достигнем ли мы с этим замыслом нашей цели. 

Кто-то может сказать: «Нет, я же вам говорю, что нужно поехать на лыжах покататься, а вы не соглашаетесь». Либо здесь мы с человеком договоримся и он согласится, либо он отсоединяется от нашей цели. Это первый элемент, который касается управления, — согласовать цель и замысел.

Desktop - 33.jpg

Уровень 3. Организационная политика

Мы договорились о том, что едем на пикник, и кто-то говорит: «Давайте, никакого алкоголя. В прошлый раз все напились, разругались и в итоге вернулись расстроенные, лучше бы никуда не ездили». Все посовещались и решили: алкоголь мы не берем, так будет лучше отдыхать. Появляется первое правило — никакого алкоголя.

Кто-то еще говорит: «Смотрите, чтобы пикник по средствам был — если поездка окажется дорогой, то факт затрат перечеркнет все удовольствие. Давайте договоримся об определенной сумме». Это согласовали — у нас появилось еще одно правило.

Следующий говорит: «Если мы поедем с телефонами, будем жарить шашлыки и сидеть в Instagram, зачем нам тогда вообще отдых нужен? Давайте введем правило: никаких гаджетов, никаких соцсетей — у нас должно быть живое общение и больше игр» — еще одно правило. 

В итоге у нас образуется некий свод правил. В Hubbard Management System это называется организационная политика, сокращенно оргполитика.

Desktop - 31 (2).jpg

Организационная политика — это принцип, в соответствии с которым можно направлять руководство делами

(из Hubbard Management System)

Оргполитика — это свод правил и принципов, которыми нам нужно руководствоваться для того, чтобы достичь цели в соответствии с замыслом, и в дальнейшем планировать деятельность. Оргполитика с большей гарантией приведет нас к тому, что мы задумали.

Уровень 4. План

Мы согласовали правила, и они соответствуют нашему замыслу — если их реализуем, то придем к цели, о которой договорились. Теперь нам нужно действовать: найти базу для отдыха и понять, каким образом мы туда попадем. При этом мы должны учитывать, что у нас ограничены средства, что на базе точно можно будет пожарить шашлык, поиграть в волейбол, чтобы речка была. Эта часть должна быть согласована с правилами, о которых мы договорились до этого.

Нужно определиться, какие вещи взять на пикник и как сам пикник будет проходить, то есть что мы будем делать. Мы будем жарить шашлык, играть в волейбол, пойдем на рыбалку. Это все основные идеи для реализации замысла. Мысли и задачи, направленные на реализацию конкретных целей, называются планом. 

Desktop - 39.jpg

Планы — это широкомасштабные намерения, которые должны быть реализованы в короткий срок

(из Hubbard Management System)

Обратите внимание, это не конкретные действия, а основные идеи, что нам нужно делать. Также важно: когда мы формируем этот план, мы должны согласовать каждый его пункт. Если мы договорились о шашлыках, нам нужно учесть, по какой цене купим мясо; если договорились о рыбалке, должны взять удочки. 

Уровень 5. Программы 

Теперь мы сформировали общий план, и нужно договориться, кто чем будет заниматься. Каждый пункт плана превращается в набор конкретных шагов. Эти шаги уже будут называться «задачи». Нам нужно определить ответственных — кто будет отвечать за реализацию той или иной задачи. 

Например, договариваемся, что Степан выберет базу, Коля разместит участников по машинам, Маша отвечает за расписание дня. На основе этой договоренности у нас появляется четкий перечень пунктов с датами выполнения. 

Когда мы формируем эти шаги, они должны быть направлены на реализацию каждой части плана — чтобы весь план был выполнен. Эта часть называется программой. 

Desktop - 34 (2).jpg

Программа — это последовательность шагов, ведущих к выполнению плана

(из Hubbard Management System)

От плана программа отличается тем, что в ней есть конкретика — ответственные, даты завершения.

Например, Степан отвечает за подготовку всего, что связано с шашлыком: ему нужно закупить мясо, шампуры и мангал. Задача программы — детализировать действия: съездить на рынок, выбрать мясо, до этого собрать со всех деньги на мясо, решить, где мясо будет храниться, сколько нужно шампуров, где он возьмет дрова — это конкретные действия, которые относятся именно к Степану. Не всегда же бывает, что мы садимся и расписываем эти шаги, обычно это происходит в голове. Но мы должны предположить последовательность этих шагов.

Уровень 6. Проекты

План у нас сформулирован, детализирован на конкретные задачи, назначены ответственные, есть сроки выполнения каждой задачи, ответственные разбили задачи на действия. Часть, когда мы разбиваем задачи на действия, в технологии Hubbard Management System называется «проекты». 

Проект — последовательность шагов, предназначенных для того, чтобы выполнить один шаг программы

(из Hubbard Management System)
Desktop - 35 (3).jpg

Уровень 7. Приказ 

Дальше кто-то говорит: «Договорились, идем действовать!» Даже если мы не договорились о том, кто является руководителем, в любом случае есть какой-то координатор, который спрашивает: «Так, ты купил шашлыки? Деньги где? Базу нашли?» «Давайте за работу» — это приказ. Естественно, когда мы с друзьями едем на пикник, мы не отдаем приказы друг другу. Но всегда кто-то говорит, что нужно сделать, — дает распоряжение.

Приказ — указание или команда, отданные уполномоченным лицом человеку или группе, на которых распространяются его полномочия. Подразумевается, что приказы идут от начальников к подчиненным

(из Hubbard Management System)

Уровень 8. Идеальная картина

Когда кто-то дал приказ: «Начинаем действовать, покупаем, договариваемся», важно следить за тем, чтобы вся деятельность шла как надо. Обычно у нас есть самый ответственный, координатор, он следит за сроками, чтобы вовремя все купили и подготовили, и праздник шел как нужно.

Для того чтобы понимать, правильно ли все идет, у него должно быть представление: а как нужно? Это складывается у него в голове в виде какой-то картинки, можно сказать, проверочного списка, по которому все соответствует тому, как должно быть. 

Например, за день до выезда все машины должны быть готовы, реквизит закуплен, база оплачена. Каждый должен знать, чем нужно заниматься, нет конфликтов, все быстро улаживается. На базе никто не скучает, не конфликтует, все идет по четкому расписанию. Когда у нас есть идеальная картина в голове, и мы сравниваем ее с существующей, можно определить отклонения и устранить их.

Идеальная картина — описание того, как дела должны идти. Это что-то реальное и достижимое

(из Hubbard Management System)
Desktop - 30 (2).jpg

Например, если в идеальной картине каждый получает удовольствие, все заняты делом и нет конфликтов, то наличие конфликта — это отклонение от идеальной картины. Если нам завтра выезжать, а машина не готова, шашлык не замаринован или кто-то уехал в другой город в командировку, значит, дела идут не как надо — это все отклонения. 

У того, кто уже не раз ездил на пикники, сложилась хорошая идеальная картина — он знает, что нужно предусмотреть, и способен следить за тем, как идет процесс. Он быстро находит отклонения и говорит: «Ты почему поехал покупать эти шампуры, они наверняка есть на базе». Или он должен учитывать определенный бюджет, о котором договорились. Если это никто не учитывает, в дальнейшем у нас будут лишние затраты. 

Уровень 9. Статистики

При наличии идеальной картины и сравнении ее с существующей эти отклонения можно получать в количественном выражении. Например, часы времени, удовольствия или отсутствие отклонений от бюджета. Количественно выраженные отклонения мы можем фиксировать в виде статистики. 

Статистика — это график, который показывает в динамике, как текущие показатели соотносятся с прошлыми. 

Статистика — это количество или объем чего-либо по сравнению с более ранним количеством или объемом того же самого

(из Hubbard Management System)

Естественно, когда мы собираемся в поездку с друзьями, мы не заморачиваемся расписывать и рисовать статистику — это происходит в голове.

Уровень 10. Ценные конечные продукты 

Если есть идеальная картина, управлять процессом будет легче. Когда мы правильно действуем и идем к ней, реализуем все задачи, которые запланировали, в итоге получаем ценные конечные продукты. 

Ценный конечный продукт — то, что можно передать другим людям и получить взамен поддержку. Поддержка — это обычно пища, одежда, жилье, деньги, терпимость и сотрудничество (доброжелательное отношение). Ценный конечный продукт (ЦКП) является ценным, потому что его потенциально или фактически можно обменять на что-либо

(из Hubbard Management System)

Ценные конечные продукты в нашем примере — это вкусный шашлык, веселые игры, великолепная рыбалка, прекрасное настроение и в целом хорошо проведенное время. Получение этих ценных конечных продуктов приведет нас к той цели, которую мы изначально задумали.

Взаимодействие уровней и есть управление 

Обратите внимание! Если мы как следует не согласовали цель, не договорились, как будем проводить пикник, — у нас нет правил игры. Мы не определились, какой у нас бюджет и какой должна быть площадка для пикника — у нас нет согласованных правил. Получится, что один набрал мяса и говорит: «Я свои деньги потратил, теперь скидывайтесь». Когда он называет цену, друзья говорят: «Ну, ничего себе ты шиканул, зачем мраморной говядины набрал? Я не хочу ее, я хотел баранину». 

Другой говорит: «Я уже выбрал базу — это будет самый крутой отдых. Только нам нужно внести полмиллиона». Остальные говорят: «Ты что, обалдел что ли? Да мы лучше слетаем в Австрию, чем поедем за город на эту базу».

В итоге на этапе действий у нас случаются конфликты. А когда мы последовательно обсуждаем каждый из этапов и согласуем каждый шаг с остальными, нам будет легче вести действия.

Согласование всех вышеперечисленных уровней между собой и постоянный контроль их выполнения и согласования — это и есть управление. На какую бы деятельность мы ни посмотрели, эти компоненты включают все необходимое для того, чтобы управлять этой деятельностью. 

Умение, с помощью которого в любой деятельности все эти компоненты согласовывают и приводят в действие, называется управлением

(из Hubbard Management System)

Это понятие для многих из нас непонятно. Нужно раскладывать его на составляющие, чтобы возможно было общим процессом управлять и контролировать в деле.

Административная шкала — это инструмент успешного управления 

Мы рассмотрели простой пример — организация пикника. Все те уровни, которые мы обсуждали, вместе представляют административную шкалу. Это инструмент управления и согласования каждого уровня — это и есть само управление. 

Почему шкала? Это как термометр, который можно приложить к любой деятельности и обнаружить, есть ли в ней какие-то несогласования, слабые места, где что-то не получается. 

Шкала — это когда мы что-то измеряем. А административная — относящаяся именно к управлению, к организации работы, в отличие от самой работы — насколько хорошо мы согласовали все уровни. 

Административная шкала применима к большим, малым и средним компаниям. Это принцип управления, который можно транслировать на абсолютно любые области

tg_image_3823152661.png

Административная шкала на примере компании 

В любой компании должна быть цель — ее должен сформулировать руководитель, только он знает, для чего создавал компанию. Например, нам нужно, чтобы в нашем регионе люди жили в комфортных условиях — значит, нужно создать эти комфортные условия для жизни. Тогда замыслом будет строительство многоквартирных домов или коттеджей. Должны быть определенные правила — мы соблюдаем законы, мы руководствуемся современными технологиями строительства. Должны быть планы и программа — каждый из этих уровней обязательно есть в любой компании. 

Desktop - 38.jpg

Когда мы организуем пикник, мы не расписываем уровни детально. Если же речь идет о компании, имеет смысл письменно зафиксировать каждый пункт — у нас много сотрудников, каждый день происходят согласования, и важно, чтобы была возможность куда-то заглянуть для понимания, не отклоняемся ли мы от курса. 

Например, цель компании «Эволюшн менеджмент» — вывести авторитет, богатство стран СНГ на такой уровень, при котором жители будут гордиться достижениями своих стран, а предприниматели — стремиться вести в них свой бизнес. Эта цель висит на ресепшене в нашем офисе, в виде политики она есть в каждой должностной папке, ее я периодически напоминаю на собраниях персонала. У нас есть замысел и принципы, как мы движемся к этой цели, это также транслируется сотрудникам. 

Административная шкала также хорошо применима к отдельному сотруднику, отделу, подразделению. Каждый сотрудник и руководитель должны знать общую административную шкалу компании и иметь административную шкалу своей области. 

Административная шкала области, в которой работает сотрудник, и административная шкала компании должны быть согласованы. Если они между собой согласованы, и уровни внутри них также согласованы, тогда мы получаем оптимальную работу и максимальную скорость достижения целей. 

Само согласование, как я уже говорил, это и есть управление. Когда первый раз мы создаем административную шкалу, каждый из уровней согласуем снизу вверх. Мы должны делать в процессе работы то же самое — постоянно следить за тем, чтобы все уровни шкалы были между собой согласованы. Каждый из уровней, в свою очередь, тоже инструмент управления, который мы используем в своей работе. 

Если подробнее в этом разобраться, деятельность компании будет организована. Не нужно сразу быть академиком, для начала ее можно примерно набросать — чем больше будете в этом практиковаться, тем лучше будет организована ваша деятельность. Это может освоить абсолютно каждый. 

Итак, административная шкала — это основной инструмент управления, который стоит использовать в своей компании и работе. 

22 ноября 2020 1038
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Спасибо, ваша заявка принята
Что бы мы были максимально полезны для Вас, ответьте на несколько вопросов.
1. Вы владелец компании?
  • Владелец
  • Совладелец
  • Сотрудник
2. Количество сотрудников
  • до 15
  • 16-50
  • 51-100
  • Больше 100
3. Какая у вас сфера бизнеса?
  • Торговля
  • Услуги
  • Сервис
  • Производство
4. Сколько лет вы на рынке?
  • 1-2 год
  • 3-5 лет
  • Более 10 лет
Отправить