запрос консультации
Заполните форму и получите
консультацию специалиста
Отправляя форму вы соглашаетесь
на обработку персональных данных.
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Заявка на участие
в практикуме
Наш менеджер свяжется с вами
и ответит на все вопросы.
Мы скоро
перезвоним вам
Менеджер уточнит дополнительную
информацию и запишет вас на курс.
Ближайший практикум
4 - 6 декабря
Нажимая «Записаться на практикум» вы даёте
согласие на обработку персональных данных.
8 800 707-63-13
Пн — пт с 09:00 до 18:00

Дело в «шляпе»: зачем нужна система должностных инструкций


25 сентября 2020 2886
tg_image_1443759086.jpeg
Евгений Фролов
Основатель Evolution Management

Этот материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале. 

В предыдущей статье мы разобрались с тем, что такое организующая схема. Выяснили, что по сути это большой план всей организации. На организующей схеме отражены основные функции, которые необходимо выполнить для того, чтобы получить итоговый результат, который мы называем ценным конечным продуктом.

Теперь давайте рассмотрим, как именно сформировать функции компании. Как описать их и что предпринять для того, чтобы каждый сотрудник изучил, как выполнять свои обязанности, и точно понимал, что ему нужно делать на своем посту.

Что означает термин «шляпа»: на пальцах

Вы наверняка обращали внимание, что каждый из нас в жизни выполняет много разных ролей. Давайте рассмотрим простой пример — семью. Например, отец семейства — мужчина, у которого есть роли: муж, отец, сын, и, предположим, он является руководителем на работе. 

Все, что я перечислил, — это роли. В каждой роли этот человек выполняет соответствующие действия: в роли мужа заботится о жене, в роли отца — о детях. Когда он сын, он заботится о родителях. Когда он руководитель, он организовывает деятельность своего отделения и, по сути, заботится о сотрудниках, добивается результата от них.

Frame 23.jpg

И, если в какой-то роли он правильно выполняет свои функции, получаются нужные результаты. Когда он заботится о жене, дарит ей подарки, делает сюрпризы, достаточно времени проводит с ней, жена будет счастливой. Если он полноценно выполняет роль отца, то вырастут здоровые, воспитанные дети, готовые к взрослой жизни. Если он помогает родителям, интересуется их здоровьем, приезжает к ним в гости, родители будут счастливы. И результаты действий в отношении организации — сотрудники, у которых показатели работы растут, и деятельность хорошо организована. 

У каждого человека есть роль или деятельность и есть результаты этой деятельности.

Роль и обязанности в компании

Тот же принцип работает в организации, только в значительно больших масштабах. В компании есть организующая схема, состоящая из большого количества различных ролей. И для того, чтобы наша работа протекала слаженно, чтобы мы получали запланированный результат, нужно, чтобы каждый осознавал свою роль, исходя из нее понимал, что он должен делать. Тогда мы будем получать запланированные результаты.

Как навести порядок в компании с помощью системы? Узнайте на бесплатном вебинаре Евгения Фролова. Регистрируйтесь прямо сейчас.

В Hubbard Management System понятие «роли» обозначается термином «шляпа» — по аналогии с тем, что у каждой профессии есть свой специфический головной убор, например, у пожарного, летчика, полицейского. По головному убору понятно, кем работает человек, что он делает, что от него ожидать, какие результаты от приносит. 

По сути, «шляпа» — это роль в игре, точка зрения на то, что ты должен делать, какие результаты производит, и что от тебя зависит. 

Соответственно, у каждой шляпы есть свои функции. Выполняя их, мы получаем продукт. Каждый член команды должен осознавать свои «шляпы», а их может быть несколько. Он должен осознавать, какой функционал на нем и как его выполнять. И соответственно, он должен понимать, за какой продукт он отвечает, что должно быть результатом его действий. Без этого невозможно добиться, чтобы каждый производил ожидаемый продукт.

Desktop - 11.jpg

Когда сотрудник изучает обязанности, которые он должен выполнять на посту, в организации говорят, что он «надевает шляпу», или руководитель «надевает на него шляпу». Когда сотрудник перемещается на другой пост, он должен описать свою «шляпу» —  «передать свою шляпу» преемнику. Сотрудник может «не носить шляпу» — это значит, он не выполняет свои функции и не производит результат, который мы от него ожидаем. 

Другими словами, «шляпа» —  это точка зрения, понимание и функционал, который сотрудник должен выполнять на своем посту.

«Шляпа» — это еще и должностная инструкция

Для того чтобы сотрудники носили свои «шляпы», то есть понимали, что от них требуется, и выполняли это, нам необходимо описать «шляпу». Это второе определение этого термина. Все, что касается описания роли, действий, функций и продукта, который должен выполнять сотрудник, то, что он должен производить. 

Если мы как следует описали основные «шляпы» организации, у нас появляются материалы, которые можно изучить. Потому что без описания изучать нечего. Если в компании каждая «шляпа» определена, описана, и сотрудник обучен ей, то тогда будет работать целостная система.

3cmimaqrubzrIlAd.jpeg

Подробнее о том, из чего состоят «шляпы» сотрудников, как их наполнять и кто должен этим заниматься, читайте во второй статье, посвященной этому инструменту.

Если не определено, какие «шляпы» есть в организации, то будет сложно передавать функционал. Каждый сотрудник в компании должен понимать свою роль в этой игре: что от него ожидается, какой функционал он должен производить — осознавать свою «шляпу». Если он этого не понимает, в работе будут проблемы.

Это все равно, что в игре в футбол — игрок вышел на поле, но понятия не имеет, что от него хотят. Кто он: нападающий, зритель, вратарь? Он не будет действовать и не принесет никаких результатов. 

Соответственно, для того, чтобы вы полноценно могли выполнять роль в своей компании, вы должны понять, кто вы, что от вас ожидается, что нужно делать. Чтобы с этим разобраться, обязательно должны быть материалы для изучения. 

Термин «шляпа» обозначает роль и все необходимые документы, то есть письма, книги, видео — то, что нужно изучить, чтобы осознать свою роль и понять, какие функции необходимо осуществлять, и каким должен быть продукт поста. 

И пока мы не изучили нужные материалы, невозможно полноценно выполнять свою работу. Руководитель будет что-то требовать от подчиненного, коллеги ожидать чего-то друг от друга. Поэтому каждый должен осознавать свои роли и роли тех, кто находится рядом. Это все является «шляпами».

Desktop - 13.jpg

Если человек разобрался со своей «шляпой», изучил этот материал и производит свой продукт, он находится в стабильном состоянии. Сотрудник понимает, что от него ожидается, и выполняет это. Если кто-то требует результатов, которые не входят в его функционал, он легко может это определить, но только при наличии шляпы. Если ее нет, придется выполнять и свои, и чужие обязанности. 

Когда у каждого в компании описана «шляпа», и сотрудники обучены им, мы получаем стабильные бизнес-процессы, слаженную работу и прогнозируемые результаты. Без описания обязанностей этого  не получится. И поэтому мы называем термин не просто «роль», а именно «шляпа». Потому что он, во-первых, обозначает роль в игре и, во-вторых, все необходимые материалы, которые нужно освоить, чтобы свою роль выполнять, то есть осуществлять действования и производить ожидаемый продукт.

Какие инструменты системного бизнеса помогут вам увеличить прибыль и уйти от «операционки»? Узнайте об этом на нашем бесплатном вебинаре Евгения Фролова.

25 сентября 2020 2886
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Спасибо, ваша заявка принята
Что бы мы были максимально полезны для Вас, ответьте на несколько вопросов.
1. Вы владелец компании?
  • Владелец
  • Совладелец
  • Сотрудник
2. Количество сотрудников
  • до 15
  • 16-50
  • 51-100
  • Больше 100
3. Какая у вас сфера бизнеса?
  • Торговля
  • Услуги
  • Сервис
  • Производство
4. Сколько лет вы на рынке?
  • 1-2 год
  • 3-5 лет
  • Более 10 лет
Отправить