Управление бизнесом на расстоянии — цель для многих предпринимателей, особенно тех, кто уже вышел на высокий уровень по доходу или количеству персонала. Однако чаще всего в такой момент владелец находится в состоянии хронической оперативки и организационного хаоса. Без чёткого разделения функций к собственнику стекается всё больше проблем, и вместо организованного управления он целыми днями занимается тушением пожаров.
В таком положении владелец не может оставить компанию и на неделю, чтобы съездить в отпуск. Он представляет, как путешествует в своё удовольствие, а бизнес работает без него или с его минимальным участием. Для него дистанционное управление компанией — надежда на то, что избавиться от рутины и вылезти из оперативки всё ещё возможно. В этой статье обсудим несколько мифов о дистанционном контроле за бизнесом и расскажем, какие шаги нужно предпринять, чтобы перейти в такой режим управления.
Иллюзия первая: с технологиями компания может работать без владельца
В 2007 году я впервые услышал о понятии «саморазвивающийся бизнес». Преподнесено это был как гениальная система управления, если собственник внедрит такую, он может забыть про свою компанию, уехать жить в тёплые страны, наслаждаться жизнью и получать растущие дивиденды на свой счёт. А компания тем временем будет сама расти, развиваться и не тревожить своего создателя.
Для меня эта идея была бальзамом на израненное оперативкой сердце предпринимателя. При этом как программист я подумал: «Ещё создам программу, которая зацементирует эту систему управления и как искусственный интеллект будет контролировать развитие компании». Я начал искать подобные бизнесы, чтобы посмотреть как же они выглядят в жизни, но до сих пор не нашёл ни одного.
Владельцам хочется верить в «волшебную таблетку», которая решит все проблемы, но её нет. Создатель бизнеса — источник жизненной энергии своей компании. Он ставит стратегические цели, генерирует идеи новых продуктов, внедряет инновации в производство, открывает новые территории, придумывает способы продвижения. Владелец привносит в компанию технологии управления и привлекает сильных топ-менеджеров.
Владельцу всегда нужно будет тратить время на свой бизнес. Он не может перестать им заниматься, даже если не приходит в офис ежедневно, потому что на нём — стратегия и развитие.
Но есть и хорошая новость: внедрение системы управления избавляет предпринимателя от рутинных, повторяющихся задач, позволяет выйти из операционного управления и полноценно заняться стратегий. Как раз после внедрения и автоматизации системы управления владелец может позволить себе осуществлять контроль бизнеса на расстоянии и не быть постоянно в офисе.
Иллюзия вторая: для дистанционного управления нужна только автоматизация
У владельцев есть ещё такое предубеждение: «Давайте пригласим специалистов по автоматизации бизнес-процессов, они установят программный продукт и наведут в компании порядок, Тогда я и буду свободен».
При этом владелец понятия не имеет, какие ему нужны финансовые отчёты, не знает ключевых показателей работы компании, не имеет представления, какая должна быть структура бизнеса. И в таком состоянии он просит установить ему программный продукт, ожидая, что сам факт появления автоматизации превратит хаос в систему. Так не бывает.
Пытаться автоматизировать хаос — бессмысленно. Сначала нужно разобраться, из каких элементов состоит система управления, что такое финансовая модель, как используется система показателей, какие цифры нужно получать для управления, как на них смотреть и с какой периодичностью.
Автоматизация — это замена ручного труда машинным. Сама по себе она не уберёт организационный хаос: нужно понимать, что именно автоматизировать. Поэтому в первую очередь в голове владельца должна появиться система управления, и только потом эту систему можно автоматизировать.
Простой пример — CRM-система для управления отделом продаж. Тысячи компаний покупают такую систему и в лучшем случае ведут там список клиентов с историей звонков. Они не используют воронку продаж, систему касаний с клиентом и множество аналитических отчётов. Почему? Просто потому, что они не понимают что это такое.
В моей компании начальник отдела продаж внедрил новую CRM буквально за неделю. Загрузил все данные из старой программы, автоматизировал воронку продаж, планы, отчёты и прочее. У него получилось, потому что он прекрасно владеет всеми инструментами продаж, может использовать все регламенты и скрипты и в бумажном виде.
Главное понимать и иметь технологию работы, тогда автоматизация становится простой задачей. Если владелец не знает, какие именно отчёты и документы должны быть в компании — автоматизация не спасёт.
Условия для перехода на дистанционное управление
Собственнику необходимо самому разобраться и внедрить систему управления компаний, с помощью неё упорядочить деятельность сотрудников, навести порядок в организации и сделать деятельность понятной и прозрачной.
Для этого нужно сначала придётся навести порядок в финансах, затем описать и систематизировать основные бизнес-процессы. На их основе разработать оптимальную организующую схему компании, распределить нагрузку и разделить функции персонала.
Вот так выглядит маршрут построения системного бизнеса:
Система административного ноу-хау: как разрозненные части бизнеса соединить в одно целое
У наших клиентов мы внедряем комплексную систему управления. Базовый элемент этой системы — организующая структура компании. Она описывает поток получения продуктов и систему расположения должностей.
Каждый сотрудник в компании производит свой продукт. Это необязательно товар, который продаёт компания, продуктом сотрудника может быть внутренний запрос бизнеса: найм, документооборот, закупки.
Для каждой должности и продукта собственник разрабатывает показатели, по которым будет оценивать количество и качество работы. Эти показатели привязаны к конечному ожидаемому результату и проще, чем KPI. Показатель должен быть количественным, согласно простому правилу: «Если что-то нельзя измерить, то это нельзя проверить».
Держать дистанцию и не терять контроль
В компании должен быть информационный центр — доска с главными показателями основных областей бизнеса. Это пульт управления, как приборная доска в автомобиле, по которой можно уверенно управлять им в заданном направлении. Показатели на доске информационного центра имеет смысл изучать каждую неделю, где бы собственник ни находился.
Перечислю некоторые из показателей: размер маржинальной прибыли за неделю, размер кредиторской задолженности, сумма активов, объёмы производства и сумма заключённых договоров, количество сотрудников в компании и тех из них, у кого показатели растут, количество откликов от рекламы. Конечно, показателей обычно значительно больше.
Для контроля над финансами нужно ввести финансовое планирование — систему распределения денег и планирования дохода. Этим должны заниматься руководители подразделений, а не единолично владелец.
Чтобы не потерять контроль над компанией, владелец должен утверждать любое планирование и распределение финансов. Если автоматизировать финансовое планирование, собственник будет тратить не больше одного часа в неделю на контроль и утверждение распределения денег.
Тактическое и стратегическое планирование
Стратегическое и тактическое управление в системном бизнесе осуществляется через программы. В них подробно расписаны конкретные действия, а также ответственные за реализацию и сроки выполнения. Каждое подразделение пишет программу под конкретные задачи. Например, это может быть программа открытия нового офиса, реорганизации работы склада или автоматизации учёта.
Ход выполнение программ еженедельно контролируется на совете руководителей. Результаты выполнения программ доводятся до владельца, который не участвует в этом совете. Контролировать исполнение программ можно, находясь на расстоянии.
Автоматизировать управление можно, когда в компании вывешена организующая схема, готовы описания должностных инструкций, каждый сотрудник знает показатели своей работы, есть финансовое планирование. Тогда собственник будет быстрее получать данные для принятия решений, сможет контролировать работу компании. У него появиться возможность управлять бизнесом дистанционно.
Когда владелец внедрит и автоматизирует систему управления и передаст функцию директора, на дистанционный контроль может уходить три-четыре часа в неделю. По моему опыту при внедрении систем управления 95% усилий тратится на разработку и внедрение самой системы и только 5% — на её автоматизацию.
Это не значит что владелец может расслабиться и ничего не делать. Когда я передавал пост директора в последний раз, я выписал функции, которые выполнял в качестве директора, и функции, которые у меня есть в качестве владельца. Задач владельца оказалось в три раза больше.
Только когда бизнес становится системным у собственника появляется достаточно времени на развитие компании. Если владелец внедрит систему управления и продолжит быть директором, на управление может уходить 10–15 часов в неделю, хотя до систематизации это могло быть 50–60 часов. Если у вас есть директор, достаточно проводить только координацию с ним, и на управление уйдёт 3-4 часа.
Резюме
Для того чтобы перейти к управлению бизнесом на расстоянии, требуется:
1. Разобраться и внедрить систему управления.
2. Автоматизировать внедрённые инструменты управления.
3. Поставить на пост директора.
И дальше в качестве профессионально владельца вести компанию к развитию и реализовывать свои задумки и амбиции.