Это статья — часть онлайн-курса для предпринимателей «Как навести порядок в бизнесе и расти в 2 раза быстрее». Материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале.
Мы много рассказываем о том, какие проблемы помогает решить систематизация. При этом важно понимать, в каких ситуациях систематизация компании и наведение порядка не помогут или не будут приоритетными.
Признак 1. Финансовый кризис компании
Если в компании жесткая нехватка финансов, кассовые разрывы, задолженности по заработной плате, большая кредиторская задолженность, ей нужен не систематизированный порядок, а антикризисный управляющий.
Разница в том, что сама по себе система наведения порядка — это свод правил, стандартов, регламентов для стабильного развития. А если возникает острая проблема, нужно найти индивидуальное решение, чтобы быстро справиться с ситуацией.
Признак 2. Разногласия между совладельцами
Систематизация не является приоритетом, если между совладельцами война и они постоянно выясняют между собой отношения. Тем более, если кто-то из них совершает финансовые нарушения, он точно будет противодействовать наведению порядка.
Как-то у нас на курсе по финансам обучались два владельца компании с довольно крупным оборотом. Один из них задавал много каверзных вопросов и явно противодействовал. Я глубоко не вникал в специфику компании, но у меня сложилось впечатление, что он имеет какой-то дополнительный доход, о котором не знает его партнер. В подобной ситуации система не заведется, потому что будут возникать постоянные споры.
Признак 3. Собственник не обладает властью над сотрудниками
Систематизация не поможет, если у собственника недостаточно власти. Если сотрудники постоянно критикуют владельца, рассказывают, что с ним не так, обвиняют во всех проблемах компании. Другими словами, у него недостаточно влияния на персонал. Прежде всего именно эту проблему нужно решить. Возможно, кого-то уволить, а с кем-то научиться правильно общаться: ставить на место и добиваться выполнения задач.
Если у владельца недостаточно власти в компании, при внедрении он не сможет донести необходимость введения показателей, написания инструкций, организации процессов. У него ничего не получится, потому что его просто выставят дураком. Поэтому, если сейчас у вас есть проблема с властью, ее надо решить в первую очередь. Если не решить вопрос исполнения задач, то никакие инструменты не запустятся.
Ситуация 4. У компании единственный клиент
Систематизация не является приоритетом, если у компании всего один клиент, который является заказчиком или основным поставщиком. Возможно, это клиент, у которого владелец по тендеру получает основные проекты. Соответственно, в компанию они заходят, можно сказать, через одного человека.
В данном случае при систематизации собственник может добиться повышения скорости производства. Но компания неконкурентоспособна, потому что не может находить новых клиентов и как следует расширяться. Это будет серьезным ограничением в использовании системы управления.
При таком подходе владелец никогда не сможет передать оперативное управление, потому что только он обычно договаривается с главным заказчиком. Собственник не сможет передать эту функцию своей команде, рассказать какие-то нюансы, да и заказчик не будет общаться с командой. В таком случае полноценную команду не построишь, а системная компания — это в первую очередь команда.
Узнайте, как вовлечь команду в битву за доход, на бесплатном мастер-классе «Формула системного бизнеса»
Зарегистрируйтесь и получите Авторскую книгу Евгения Фролова «Системный бизнес».
Ситуация 5. Нет налаженной технологии производства
Еще одна проблема, при которой систематизация точно не поможет, — это вопрос качества.
Как-то у нас заходил на консалтинг клиент, который занимается производством радиаторов. Он рассказал: «У все меня неплохо идет, из стартапа я сразу вышел на серьезные обороты. У нас очень много отгрузок, и сейчас нужна систематизация, чтобы научиться строить команду».
Но буквально через месяц-два выяснилось, что ему поступает много возвратов, претензий, рекламаций, потому что радиаторы быстро ломаются и текут. И когда он начал погружаться в этот вопрос, оказалось, что их неправильно изготавливают — вопрос в технологии производства. В этом случае мы остановили проект по систематизации, потому что владельцу нужно было разобраться именно с технологией производства.
А когда он начал разбираться в технологии производства, выяснил, что производство качественного продукта значительно дороже. А повысится стоимость — поменяется продажная цена, и клиентов будет уже не так легко находить. В той ситуации вопрос был именно в качестве продукта.
Если у вас нет стабильного производства, то есть предоставления качественной услуги, или при производстве товара вы часто допускаете ошибки, в первую очередь нужно решать именно эту задачу, и только потом внедрять систему менеджмента.
Ситуация 6. Владелец не готов самостоятельно заниматься систематизацией
Еще одна ситуация, когда нет смысла, с моей точки зрения, заниматься систематизацией — это когда владелец осознает, что в компании бардак, но не хочет сам с этим разбираться. У него есть идея: поставлю кого-то из руководителей на пост исполнительного директора, и он решит все вопросы управления.
Но так не работает, потому что владелец — главное лицо компании. На что он направляет внимание — то растет и развивается. Что он использует, — то и работает. Если собственник в чем-то не разбирается, это обычно деградирует.
Был случай, когда ко мне обратился владелец кафе фастфудов: «Я учиться точно не буду, хочу просто инвестировать деньги. У меня есть директор, отправлю его к вам на обучение и внедрение, сам этим заниматься не буду». При этом стратегия владельца была направлена на создание федеральной сети фастфудов.
Я ему рассказал о нашем правиле: мы берем только владельцев. Внедряем систему через первое лицо для того, чтобы она как следует работала.
Он отказывался идти на проект сам, и я ему объяснил, что если мы возьмем директора, обучим его, и если он обладает качествами предпринимателя, то станет значительнее компетентнее владельца. Тогда в какой-то момент директор задастся вопросом: «А зачем нам нужен владелец?»
Конечно, если там есть ресурс, с помощью которого владелец контролирует компанию (возможно, он инвестор, у него какие-то связи), это может быть не так опасно. Но управлять полноценно таким директором будет крайне сложно.
На тот момент владелец не пошел на проект, и директора он тоже не отправил. И я не слышал, чтобы появилась новая сеть кафе фастфудов. Соответственно, они остались на том же уровне или, может быть, вообще исчезли.
Здесь предпринимателю важно понимать, что на управление компанией, на освоение и внедрение инструментов управления нужно потратить время. Один раз их нужно пропустить через себя, и тогда в дальнейшем уже не потребуется много времени. Буквально 6-7 месяцев — и у владельца сложится база. Но оставшуюся жизнь он будет более эффективно строить компании и управлять ими.
Если владелец не хочет заниматься систематизацией и разбираться в этой теме, не стоит этого делать. Можно сделать акцент на руководителей-суперзвезд, гениев, если удается таких находить и все получается, — хорошо. Но это не стабильно.
Ситуация 7. Компания стабильно растет, а владелец имеет четкий план развития
Система не нужна компании, если у нее в принципе нет проблем и она неплохо развивается. Если графики уровня дохода и производства плавно растут, у компании не возникает организационных проблем, нет стопоров развития, а владельцу четко понятно, что нужно делать, и ничего не предвещает сложностей, — вполне можно спокойно развиваться. В такой ситуации точно нельзя делать резких изменений, — просто продолжать усиливать то, что хорошо работает.
Три признака, что систематизация необходима бизнесу
Ну и несколько слов о том, когда система необходима бизнесу. Вот три признака:
Признак 1. Рост компании замедлился. Система необходима, если компания росла, но через время рост по доходу и производству замедлился. Тем более, если показатели не растут уже несколько лет, — это очевидный признак, что компанию срочно нужно систематизировать, чтобы развитие продолжилось. Значит, точно есть недоработки в управлении командой, финансами, стратегией и т. д.
Признак 2. Расходы превышают доходы. Если компания растет с точки зрения производства и дохода, но расходы опережают этот рост, компания становится неплатежеспособной. Она тратит больше, чем зарабатывает. Это тоже признак того, что управление неэффективно, нет системы и инструментов управления. Поэтому очень важно, заметив такую ситуацию, вовремя начать наводить порядок.
Признак 3. Ощущение, что из-за нагрузки бизнес вот-вот рухнет — это когда компания уверенно растет, но, выходя на новые объемы, владелец начинает ощущать: «Еще чуть-чуть, и я не удержу». Но редко владелец обладает достаточной мудростью, чтобы увидеть проблему значительно раньше.
Допустим, собственник видит, что через год при таком росте он точно не справится с управлением, и компанию начнет раскачивать: начнутся проблемы с контролем, исполнением, финансами. Если на этом этапе, когда он только начал это подозревать, он внедрит систему, это может значительно усилить рост. Самое главное — подготовить основу для стабильного будущего, при котором даже многократный рост не помешает компании оставаться стабильной.
Сейчас я хочу, чтобы вы ответили себе на вопрос: «На текущем этапе развития нужна ли моей компании систематизация?»
Если не нужна, сформулируйте почему. Если нужна, также сформулируйте, почему и зачем. В формулировке определите для себя, какую задачу или проблему вам необходимо решить с помощью систематизации. Это позволит лучше осознать, как инструменты будут помогать вам при работе с системой управления.
Как владельцу вовлечь команду в битву за доход, не боясь, что всё рухнет? Узнайте об этом на бесплатном мастер-классе Евгения Фролова.
