запрос консультации
Заполните форму и получите
консультацию специалиста
Отправляя форму вы соглашаетесь
на обработку персональных данных.
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Заявка на участие
в практикуме
Наш менеджер свяжется с вами
и ответит на все вопросы.
Мы скоро
перезвоним вам
Менеджер уточнит дополнительную
информацию и запишет вас на курс.
Ближайший практикум
21 - 23 мая
Нажимая «Записаться на практикум» вы даёте
согласие на обработку персональных данных.
8 800 707-63-13
Пн — пт с 09:00 до 18:00

Типы организационных структур предприятия


Схемы структур управления и какие задачи они решают

8 апреля 2021 3666
tg_image_977094727.jpeg
Евгений Фролов
Основатель Evolution Management

В статье я простыми словами описываю, какие задачи управления решают организационные структуры. Также делаю обзор и сравниваю типы структур между собой, делаю акцент на плюсы и минусы каждого типа. 

О чем вы узнаете в статье: 

  1. Какие бывают типы оргструктур: их преимущества и недостатки. 
  2. Как подобрать подходящую структуру для своей компании.
  3. Организационная структура для проектной деятельности. 
  4. Организационная структура для филиальной сети. 
  5. Универсальный шаблон организующей схемы, эффективно работающий в любой компании. 
  6. Что нужно сделать владельцу, чтобы внедрить структуру в свою компанию.

Неорганизованный бизнес обычно держится на владельце и еще парочке ключевых руководителей. Зачастую в нем происходят сбои в поставках товаров или материалов, случается брак. Один сотрудник хочет уволиться, другой просит прибавки к зарплате, и каждый норовит попасть к шефу с очередной проблемой. Знакома такая картина? К сожалению, подобным образом живет большая часть владельцев малого и среднего бизнеса, да и не только они. Знаю это из опыта. Я с командой разработал уже более 1000 организующих схем и обучил системному управлению несколько тысяч предпринимателей и руководителей. 

Точно могу сказать: если в компании нет порядка и системности, то это неизменно приводит к перегруженности руководителя, а бизнес буксует в развитии. При этом предприниматель постоянно «тушит пожары», справляется с кассовыми разрывами, надеясь, что в следующем месяце будет легче.

Если внимательно посмотреть на причины этих проблем, иногда чувствуешь крайнее удивление: «Почему этот бизнес до сих пор не развалился?» Посудите сами, если в компании нет структуры, то непонятно, кто за что отвечает. Сотрудники не всегда знают, кто их руководитель и к кому обращаться с той или иной проблемой. Да что сотрудники, зачастую и владелец до конца не понимает, как работает его собственная компания.

Group 103.jpg

С подобными проблемами невозможно справиться без организационной структуры. В идеале, в компании должна быть схема, на которой изображены все процессы, уровни управления, и каждый сотрудник, видя себя на ней, понимает зону своей ответственности и то, кому он подчиняется. Тогда не нужно каждый раз говорить персоналу, что делать. Они это знают и делают то, что написано на оргсхеме. Благодаря этому из компании уходят конфликты, и работа ведется на общий результат. А если к оргсхеме еще правильно разработаны должностные инструкции и регламенты, и есть отдел, который следит за обучением сотрудников, то бизнес превращается в слаженно работающий конвейер, который можно с легкостью масштабировать без потери качества.

Как это сделать? 

  1. Подобрать подходящий тип организационной структуры.
  2. Адаптировать его к своей компании.
  3. Внедрить и обучить персонал.

Ниже я опишу, какие бывают типы организационных структур и как выбрать подходящий для вашей компании.

Опытом построения системы в своих бизнесах и структурирования более 300 компаний я делюсь на еженедельных вебинарах. Регистрируйтесь на ближайший по ссылке:

Типы организационных структур

Существует несколько основных типов организационных структур. Я сделаю обзор каждого и предложу оптимальный исходя из опыта разработки более чем тысячи оргсхем для разных компаний.

Линейно-функциональная организационная структура

Когда руководитель или предприниматель впервые сталкивается с хаосом в управлении, он интуитивно понимает, что должна быть какая-то структура. Я не исключение. В своей первой IT-компании, когда в ней было все лишь 15-17 человек, я находился в жуткой перегрузке и уже понимал, что нужна схема работы. 

Делая первый шаг в сторону создания структуры, я нарисовал квадратики с линиями подчиненности. Выглядело это примерно вот так.

Group 96.jpg

Думаю, этот подход многим знаком, обычно именно с него начинаются опыты по наведению порядка. Этот тип организационной структуры называется линейно-функциональная. Линейная — потому что есть командная линия, на которой каждый последующий сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю, и выстроена подчиненность только одному начальнику по линии. 

А функциональная — потому, что можно увидеть, за какую часть работы отвечает каждый работник, какие функции выполняет.

Важно отметить, что линия в этом случае подразумевается именно вертикальная, т. е. от руководителя к подчиненному и обратно. Обычно по ней идут приказы и распоряжения сверху вниз и отчеты и запросы на нестандартные действия снизу вверх. 

Но также в любой организации есть и горизонтальные линии — производственные процессы. Например, заявка из маркетинга попадает в отдел продаж, затем отдел продаж передает клиента в производство. Подобные действия должны проходить без участия руководителя, иначе он будет вовлечен в оперативку.

Group 113.jpg

В данном типе организационных структур отсутствие горизонтальных линий является большим недостатком. Поэтому обычно линейно-функциональные структуры применяются в небольших компаниях и при увеличении штата должны быть заменены более подходящими, иначе произойдет потеря управляемости и эффективности. 

К минусам этого типа организационной структуры еще нужно отнести отсутствие возможности анализа деятельности для нахождения узких мест. Происходит это потому, что линейно-функциональная структура не позволяет увидеть, как в идеале должна работать компания. Здесь нет какого-то универсального шаблона, который поможет найти упущенные функции. Например, если в компании нет найма или контроля качества, что является упущением многих организаций, данный тип структуры не укажет на это. 

Конечно, когда в компании появляется хотя бы такая организационная структура, это неизменно приводит к большему порядку и разгружает руководителя. Но, как я писал выше, она относительно хорошо работает только на небольших компаниях.

Матричные организационные структуры управления

Для компаний, занимающихся проектной деятельностью, либо в случае запуска отдельных специальных направлений может быть использован еще один тип — матричные организационные структуры. Их основу образует линейно-функциональная структура, которая дополняется подразделениями горизонтального управления. 

На рисунке вы можете увидеть схему.

Group 105.jpg

Примером может служить категорийный менеджер в торговой компании, которого наделили полномочиями управлять всем процессом от закупки, доставки и хранения товара до его сбыта.

Матричная организационная структура более гибкая по сравнению с линейно-функциональной, с ее помощью можно организовать управление более сложной деятельностью. 

Ее минус — сложность для понимания всех сотрудников, участвующих в процессе. Также очевидный недостаток этого типа структур — двойная подчиненность. Руководители проектов наряду с начальниками отделов дают поручения сотрудникам. К примеру, логист может получить задачу от руководителя отдела логистики, а потом приходит руководитель проекта и дает другую, противоречащую первой задаче, что, конечно же, вызовет замешательство и конфликты.

Дивизиональные (дивизионные) организационные структуры

Когда у компании появляются филиалы или отдельные более или менее самостоятельные подразделения, может быть применена дивизиональная (дивизионная) организационная структура. Это способ организации, когда выделяют обособленные подразделения — дивизионы (фр. division < лат. divisio — деление, разделение) предоставляя им максимальный уровень самостоятельности: свой финансовый план, свое управление на местном уровне и самостоятельная генерация прибыли. При этом, конечно, должны быть определенные ограничения со стороны центрального органа управления.

Разработка организационной структуры отделений (дивизионов) производится, как правило, по одному из трех принципов:

  • дивизионально-продуктовые структуры;
  • дивизионально-региональные структуры;
  • смешанные дивизиональные структуры управления.

Ниже примеры каждой из них.

Group 106.jpg

Дивизионально-продуктовая структура управления

Group 107.jpg

 Дивизионально-региональная структура управления

Group 108.jpg

Смешанная дивизиональная структура управления

Для крупной разветвленной компании этот тип организационной структуры помогает решить многие проблемы в управлении. Происходит это благодаря передаче полномочий отделениям (дивизионам), тем самым разгружая центральное управление и увеличивая ответственность руководителей на местном уровне.

Минусом, как и в случае с линейно-функциональной организационной структурой, будет отсутствие отражения горизонтальных производственных потоков и, как следствие, сложность в анализе деятельности. И опять же, нет общего шаблона структуры, который позволит увидеть упущенные функции. Помимо этого, сложность структуры не позволяет всему персоналу понимать бизнес-процессы компании, что снижает вовлеченность и ответственность.

Организующая схема технологии Hubbard Management System

Еще один тип структуры — это организующая схема из 7 отделений технологии Hubbard Management System. Давайте рассмотрим ее достоинства и недостатки.

Во-первых, в ней есть универсальный шаблон описания бизнес-процесса любой деятельности. У вас может возникнуть вопрос, как может быть один шаблон, когда каждый бизнес уникален? Безусловно, любая компания особенная, двух полностью одинаковых предприятий нет. Но обратите внимание: в любом бизнесе есть стратегия, юридические вопросы, маркетинг, наём, продажи, управление финансами, производство, работа с клиентами и многое другое. Если упущен маркетинг, бизнес буксует, нет контроля качества — будут проблемы с клиентами и в конечном итоге с прибылью. Нет обучения персонала — не будет планомерного роста. 

В этой модели описан оптимальный шаблон последовательности организовывания компании, который естественен и дает стабильные результаты.

Desktop - 15-1.png

Обратите внимание на то, что она называется ОРГАНИЗУЮЩАЯ, не ОРГАНИЗАЦИОННАЯ, и это не случайность. Дело в том, что, когда данная схема накладывается на бизнес, она его организует, и благодаря этому всегда вырастает эффективность. К примеру, у нашего клиента Ивана Фисанова, компания «Центр оздоровления человека» застопорилось развитие.

Основная причина — не успевали отгружать заказы. Велось все в нескольких таблицах Excel, персонал делал непонятно что, и было ощущение хаоса. 
Не было определено, кто должен был оповещать клиентов о доставке и поэтому звонили иногда все — и 
менеджеры, и логисты одновременно, а иногда никто. Много двойной работы, заказы постоянно застревали. Отсутствовала взаимосвязь продаж и логистики. На тот момент, помимо остального персонала, было 3 логиста и 3-4 менеджера по продажам.

Когда разработали и внедрили оргсхему, сразу распределили этих специалистов в разные отделения и каждому прописали функционал. Стало понятно, кто что должен делать.

Возможность отгрузок с теми же ресурсами увеличилась в 5 раз. Смогли без проблем обрабатывать пиковые нагрузки (на распродаже). До внедрения оргсхемы 200 отгрузок в месяц были пределом, после — смогли 1000 сделать. Теперь в результате внедрения каждый сотрудник знает, за что отвечает, и занимается своим делом. Клиенты получают товары в срок, а владелец «вынырнул» из оперативки и занялся развитием компании. Итог — за год доход вырос в 2,6 раза.

При создании компании мы не всегда знаем, как правильно ее построить, но благодаря этой модели оргсхемы можно разобраться с ошибками в организации процессов и обнаружить упущенные или перепутанные функции. Например, часто в компаниях упущена функция контроля качества или объединены продажи и маркетинг, что мешает развитию.

При этом на схеме есть вертикальные линии и предусмотрены горизонтальные. Получается, что в ней есть как уровни управления, т. е., командные линии, так и горизонтальные линии процессов производства. Подход описания этих процессов является частью технологии организующей схемы.

Функциональность в ней очевидна даже из названия подразделений, поэтому организующая схема решает все задачи, с которыми не справляется линейно-функциональный тип организационных структур.

Узнайте, как построить в своей компании работающую структуру и повысить эффективность персонала, на бесплатном вебинаре Валерия Горячева. Узнайте подробнее, перейдя по ссылке.

Сравнение оргсхемы из 7 отделений и матричной структуры

На организующей схеме из 7 отделений предусмотрены фиксированные посты и линейные. Фиксированный — значит находящийся только в одном месте организации, где он принимает определенные типы производственных частиц, обрабатывает их и передаёт дальше. Обычно это большая часть персонала: бухгалтер обрабатывает первичку, заносит ее в базу или отправляет клиентам, секретарь принимает и перенаправляет звонки, кладовщик, менеджер по качеству и т. д.

Линейный тип должности говорит о том, что сотрудник сопровождает процесс, проходящий через несколько отделов или даже подразделений компании, как, например, категорийный менеджер, о котором я писал выше, либо руководитель проекта по строительству. Он находится на организующей схеме в определенном отделе, но благодаря технологии описания горизонтальных линий существуют четкие правила его взаимодействия с сотрудниками подразделений.

Group 109.jpg

В строительной компании ответственный за объект может требовать выполнения задач от снабжения, кадровой и финансовой служб, но делает это по четким правилам, не создавая противоречий с их непосредственными руководителями.

Происходит это в том числе за счет технологии планирования и координаций, которая тоже является частью методики, связанной с организующей схемой. Поэтому организующая схема полностью решает задачи матричной организационной структуры.

Филиальная сеть или обособленные подразделения

Давайте теперь посмотрим на то, как организующая схема помогает организовать управления филиальной сетью. Тут все очень просто. Каждое отдельное самостоятельное подразделение имеет свою организующую схему из 7 отделений. Потому что в каждой более или менее самостоятельной организации есть наём, финансы, маркетинг, продажи, производство и т. д. 

А теперь важный плюс: когда модель организации повторяется на каждом уровне, есть преемственность в управлении, и это позволяет персоналу компании общаться на одном языке на любом уровне. Как в управляющей компании 7 подразделений, так, по аналогии, и в каждом филиале. Это упрощает взаимодействие и поднимает эффективность. Я знаю компанию, состоящую из 35 тысяч сотрудников. В ней несколько уровней управляющих компаний, в этой сети есть свои розничные магазины и производства. И на каждом уровне — организующая схема из 7 отделений.

Group 115.jpg

Эта модель не исключает, что УК выполняет некоторые аутсорсинговые функции для своей сети — ведет централизованный маркетинг или наём персонала.

Group 114.jpg

Этот тип организующих схем обладает рядом уникальных достоинств и включает в себя решение буквально всех задач управления организацией. Это я пишу без преувеличения. Напомню, что за плечами опыт разработки более чем 1000 организующих схем.

Ниже привожу результат внедрения технологии управления на основе организующей схемы из 7 отделений.

Сергей Лапин, компания «Латунинг», производство изделий из латуни и цветных металлов. Владелец устал от операционки и хотел продать бизнес. После внедрения доход и прибыль выросли на 46 % за год. Благодаря оргсхеме многое удалось исправить. Вот одна из ситуаций. В снабжении сотрудница «зашивалась» до ночи на работе, при этом ее коллеги в спокойном режиме, не напрягаясь, что-то делают, а что-то и не делают, хотя должны. И по факту эта девушка была перегружена из-за того, что забирала на себя чужой функционал. На неё буквально сваливали всю работу. Конечно, она ведь тащит, так почему бы и нет.

Хотя она была снабженцем, но выполняла функции и кладовщика, и логиста: и доставку материалов контролировала, и отгрузки клиентам. Но конечно же, все это не успевала и была на грани срыва. От этого тормозился весь поток создания продукции, заказы поступали, а производство не справлялось. Когда все это происходило в текучке, без организационных инструментов, причина проблемы не была очевидна — как будто все загружены, и где именно узкое место — непонятно. Но как только начали внедрять оргсхему, стало очевидно, в чем беда. И таких ситуаций сразу несколько вскрылось. В результате внедрения оргсхемы производительность возросла, разграничили четко функции по ответственным. Большим прорывом для собственника стало то, что теперь производство и продажи работают без его участия.

В среднем наши клиенты растут на 57 % после внедрения организующей схемы и системы управления на ее основе. Больше информации о результатах работы можете найти на нашем сайте в разделе ...

Организующая схема из 7 отделений — наиболее оптимальный инструмент для выстраивания управления. 

Минусами этого типа организующей схемы можно считать то, что владельцу придется изучить процессы своей компании, выписать все функции, а это занимает время. Также нужно будет посвятить время обучению сотрудников, а затем повесить оргсхему на видном месте, чтобы все видели прозрачность процессов. Это зачастую вызывает сопротивление у непродуктивного персонала, так как они не смогут оправдаться за то, что не производят результаты на посту.

По своему опыту скажу: организующую схему из 7 отделений может внедрить каждый владелец и руководитель. У меня есть клиенты, сделавшие это, не имея совершенно никакого образования, но есть и те, у которых два высших. Разрабатывали и внедряли схему владельцы со штатом 5 человек и 1500 человек. Тут есть четкие понятные шаги и детальное описание системы — бери и делай

Для того чтобы разработать и внедрить организующую схему для своей компании, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Изучить принципы, теорию функционирования организующей схемы.
  2. Проработать организующую схему для своей компании.
  3. Правильно донести принципы организующей схемы до руководителей и персонала.
  4. Запустить систему должностных папок с постоянным описанием функционала.
  5. Внедрить систему ввода в должность сотрудников и адаптации стажеров.
  6. Запустить систему постоянного внутреннего обучения.

Вы можете разработать и внедрить организующую схему вашего бизнеса с моей командой в рамках консалтингово-образовательного проекта «Бизнес-Эволюция».

На проекте предприниматели под руководством консультанта разрабатывают оргсхему в 5 этапов:

  1. Проведение опроса сотрудников. Сбор информации о том, какие функции кто в компании выполняет. 
  2.  Изучение теории и разработка у нас в офисе в течение 4 дней.
  3. Презентация оргсхемы ключевым сотрудникам. Внесение изменений вместе с командой.
  4. Коррекция организующей схемы с консультантом.
  5. Презентация оргсхемы всей компании и проведение обучения сотрудников.

Оставьте заявку на сайте и пройдите интервью с консультантом. Вы увидите слабые места компании и поймете, как с помощью оргсхемы и других инструментов можно улучшить ситуацию.

8 апреля 2021 3666
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Спасибо, ваша заявка принята
Что бы мы были максимально полезны для Вас, ответьте на несколько вопросов.
1. Вы владелец компании?
  • Владелец
  • Совладелец
  • Сотрудник
2. Количество сотрудников
  • до 15
  • 16-50
  • 51-100
  • Больше 100
3. Какая у вас сфера бизнеса?
  • Торговля
  • Услуги
  • Сервис
  • Производство
4. Сколько лет вы на рынке?
  • 1-2 год
  • 3-5 лет
  • Более 10 лет
Отправить