запрос консультации
Заполните форму и получите
консультацию специалиста
Отправляя форму вы соглашаетесь
на обработку персональных данных.
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Заявка на участие
в практикуме
Наш менеджер свяжется с вами
и ответит на все вопросы.
Мы скоро
перезвоним вам
Менеджер уточнит дополнительную
информацию и запишет вас на курс.
Ближайший практикум
25 - 27 сентября
Нажимая «Записаться на практикум» вы даёте
согласие на обработку персональных данных.
8 800 707-63-13
Пн — пт с 09:00 до 18:00

Организующая схема: шаблон для наведения порядка в любой компании


7 сентября 2020 3681
tg_image_1989824201.jpeg
Евгений Фролов
Основатель Evolution Management

Этот материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале. 

Организующая схема — это фундаментальный инструмент для организации деятельности компании. 

Без нее не получится выстроить слаженную работу. Будет много проблем, вопросов, разборок, и самое главное — мы не сможем предоставлять нашим клиентам продукт, который обещали, в нужном качестве и в срок.

Схема — это чертеж, изображающий систему, устройство или взаимоотношение частей чего-нибудь.

Словарь Ушакова

Давайте сначала посмотрим, что такое схема. Для этого представим кофемашину. Ее упрощенная схема — бачок, куда мы наливаем воду, и емкость, куда мы засыпаем зерна. Дальше зерна необходимо перемолоть в кофемолке, а воду — нагреть. Компоненты смешиваются, и результат капает в чашку, и мы получаем кофе. 

Можно сказать, вот это упрощенная схема. Естественно, ее можно расширить, более детально описать функции каждого из блоков. Что в данном случае принципиально —  общая структура, последовательность, а главное, взаимосвязь каждой из этих частей, которая приводит к определенному результату.

2020-02-21 Слайды «Построение организации» - PDF_page-0005.png

Схема также может быть игрой в футбол. Предположим, у нас есть два защитника, три нападающих и ворота. Цель известна, функции каждого уже определены, и мы договариваемся, что работаем по такой схеме: защитник передает пас номеру 1, тот — пас номеру 2, этот — номеру 3, и он забивает гол. Естественно, будут участвовать дополнительные объекты, но примерно можно понять комбинацию. Эта схема показывает участников самого процесса и то, как он будет происходить.

Как возникает «клубок» бизнес-процессов

Давайте теперь посмотрим, как чаще всего создается оргсхема обычной компании. Если вы уже пытались это делать, у вас наверняка получалось подобное: вот генеральный директор — главный человек, у него есть подчиненные: главный бухгалтер, коммерческий директор, начальник отдела продаж, коммерческий директор, юрист. 

У каждого из них несколько подчиненных. У коммерческого директора в подчинении есть начальник отдела продаж, еще, может быть, маркетолог, у начальника отдела продаж — целая команда продавцов. 

Обычно такую схему рисует руководитель, когда у него каша в голове. Он думает: «Мне как-то это нужно все организовать, выстроить».

1600x900.005 (1).jpeg

Такая запутанная схема выходит у большинства владельцев, когда они пробуют описать существующие процессы своей компании

В этой схеме, кажется, есть понятное подчинение. При этом главный бухгалтер периодически наезжает на менеджеров за первичную документацию: «Вы неправильно оформили договор» или: «Вы неправильно подписали акт». Директор по производству тоже говорит менеджерам по продажам, что они должны делать. А менеджеры периодически выясняют отношения с кладовщиками или с ответственными за производство. 

Подчиненные главного бухгалтера время от времени получают команды от генерального директора. Любой сотрудник, если у него возникает вопрос, может обратиться к генеральному директору. 

А еще в большинстве компаний, где организация хромает, есть пост офис-менеджера, который делает все, что не входит в обязанности остальных сотрудников. На него генеральный директор сваливает оставшиеся функции.

Как навести порядок в бизнес-процессах и распределить ответственность среди сотрудников? Узнайте на бесплатном вебинаре Евгения Фролова.

Зарегистрируйтесь и получите документ «Должностная инструкция менеджера по продажам». А каждому подключившемуся к вебинару мы откроем доступ к документу «Должностная инструкция HR’a».

В итоге, в компании не определено, какой продукт производит каждый из сотрудников, не выстроен бизнес-процесс производства, только беспорядочные линии коммуникаций. 

Из-за того, что в компании не определен продукт и нет понятия конвейера производства, сотрудники часто путают вертикальные линии, которые называются командными, с коммуникационными. В итоге мы получаем хаос. Наблюдали когда-нибудь такое? 

Когда я только начинал заниматься организацией процессов, я рисовал подобную схему. У меня был главный бухгалтер, очень занятой человек. Она держала большую область, которая была для меня как «черный ящик» с множеством задач: первичка, отчетность, налоги, заработная плата. 

В какой-то момент она сказала: «Работы у меня становится больше, мне срочно нужен еще один подчиненный». При этом менеджеры по продажам и программисты иногда чувствовали, что их начальник — главный бухгалтер, а не коммерческий директор. Они знали, что ей нужно быстро отвечать и правильно заполнять документы.

image 62.jpg

Зарплата главного бухгалтера становилась все больше. В какой-то момент, когда у всей организации стало слишком много проблем с этой женщиной, мы с ней попрощались. А когда начали выяснять, из чего состоит этот «черный ящик» бухгалтерии, то выяснили, что есть простые функции, часть которых может делать помощник бухгалтера, и для этого не нужно семи пядей во лбу, а часть остальных функций передали аудиторской компании. При этом за взаимодействие с этой компанией отвечал тот же помощник. 

В итоге расходы на ведение бухгалтерии сократили в два раза, и проблем в компании стало намного меньше.Это случилось, потому что мы расписали, из чего состоит деятельность поста, определили его продукт, определили зоны ответственности и вписали их в общий процесс. 

Это небольшая ситуация, которая часто возникает в большинстве подразделений, когда в компании нет работающей организующей схемы. С помощью такой запутанной картины обязанностей и постов невозможно навести порядок.

Узнайте, как описать роли сотрудников, чтобы на каждом посту получать запланированные результаты. 

Зарегистрируйтесь на вебинар и получите документ «Должностная инструкция менеджера по продажам». А каждому подключившемуся к вебинару мы откроем доступ к документу «Должностная инструкция HR’a».

Организационная и организующая схемы — в чем разница

Здесь я хочу провести жирную черту между двумя понятиями — организационная схема и организующая схема. На первый взгляд может показаться, что это одно и тоже. На самом же деле организационная схема — это изображение запутанной ситуации. Это схема, по сути, описывающая бардак, который существует в компании. Некоторая польза, наверное, от нее будет — по крайней мере, мы осознаем, где беспорядок и непонимание. 

Организующая схема, наоборот, показывает, как должен быть организован процесс, чтобы работа была выполнена. Она показывает логичную последовательность выполнения работы для того, чтобы в итоге клиент получил ценный конечный продукт.

tg_image_2389671373.jpeg

Организующая схема — это схема, которая должна показать, как должен быть организован производственный процесс в компании. То есть, эта схема должна организовывать работу.

Из Hubbard Management System

Когда владелец накладывает организующую схему на свою компанию, он переставляет сотрудников, выравнивает линии, прописывает процессы, и тогда понимает, что мешает компании. А от организационной схемы, беспорядочной структуры компании, только возникает вопрос: «Ну вот, у нас вот так, что с этим делать?»

Какой должна быть организующая схема, чтобы она искоренила хаос

Компания — это конвейер. Через него проходит клиент — потенциальный потребитель, у которого существует какой-то запрос или какая-то проблема. На выходе «конвейера» мы получаем того же потребителя, но с удовлетворенным спросом или решенной проблемой, с которой он к нам пришел.

5.jpg

На выходе клиент получает ценный конечный продукт, который производит организация. В самой организации должны быть сотрудники, которые производят продукт. Кто-то из сотрудников должен выполнять функцию распространения информации о том, чем мы занимаемся, и искать потенциальных клиентов. 

У нас должны быть функции, связанные с обеспечением финансами, оборудованием, помещениями. Кто-то занимается производством. Обязательно должны быть контроль качества и персонал, который осуществляет обмен между компанией и клиентами. Такие сотрудники, когда компания получает деньги, добиваются того чтобы ценный конечный продукт был получен клиентом. 

Процесс, который я описал, — общий, он есть в любой компании. Обратите внимание: у нас должны быть сотрудники, реклама, управление финансами, закупка оборудования и материалов. Мы должны что-то производить, проверять качество, и находить клиентов, договариваться и сбывать им товар. Организующая схема — это шаблон, который подходит абсолютно к любой деятельности.

Desktop - 9.jpg

Когда мы берем готовый последовательный шаблон, проверенный жизнью, основанный на естественных законах, и накладываем его на организацию, то видим, чего в компании не хватает

Например, до этого у нас была структура в виде нескольких прямоугольников с пятью руководителями. Мы пытаемся наложить ее на организующую схему и видим, что один руководитель несет и функцию продаж, и функцию маркетинга, и функцию производства, и в бухгалтерии чуть-чуть подрабатывает. Но, если мыслить логически, это некорректно. Нужно часть его функций забрать и перераспределить на других сотрудников.

Также, когда мы накладываем организующую схему, мы начинаем видеть: у нас за качество никто не отвечает. Периодически появляется клиент, у которого остаются вопросы при получении нашего продукта — возможно, он не до конца ценный. 

Благодаря инструменту «Организующая схема» мы устраняем узкие места и непонимание в компании. В итоге получаем организованную деятельность.

Зарегистрируйтесь на вебинар и получите документ «Должностная инструкция менеджера по продажам». А каждому подключившемуся к вебинару мы откроем доступ к документу «Должностная инструкция HR’a».

7 сентября 2020 3681
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Спасибо, ваша заявка принята
Что бы мы были максимально полезны для Вас, ответьте на несколько вопросов.
1. Вы владелец компании?
  • Владелец
  • Совладелец
  • Сотрудник
2. Количество сотрудников
  • до 15
  • 16-50
  • 51-100
  • Больше 100
3. Какая у вас сфера бизнеса?
  • Торговля
  • Услуги
  • Сервис
  • Производство
4. Сколько лет вы на рынке?
  • 1-2 год
  • 3-5 лет
  • Более 10 лет
Отправить