запрос консультации
Заполните форму и получите
консультацию специалиста
Отправляя форму вы соглашаетесь
на обработку персональных данных.
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Заявка на участие
в практикуме
Наш менеджер свяжется с вами
и ответит на все вопросы.
Мы скоро
перезвоним вам
Менеджер уточнит дополнительную
информацию и запишет вас на курс.
Ближайший практикум
4 - 6 декабря
Нажимая «Записаться на практикум» вы даёте
согласие на обработку персональных данных.
8 800 707-63-13
Пн — пт с 09:00 до 18:00

Общение в компании и эффективность. Четыре причины внедрить письменные коммуникации


9 октября 2020 4576
tg_image_508789314.jpeg
Евгений Фролов
Основатель Evolution Management

Этот материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале. 

Зачем нам нужны письменные коммуникации? Давайте вспомним, из чего состоит организация. Она состоит из терминалов, между которыми происходит общение. Между ними выстраиваются коммуникационные линии, по которым движутся определенные частицы (документы, продукты, клиенты).

Терминал — это что-либо, способное принимать, передавать или посылать сообщение; терминалом может быть как человек, так и занимаемый человеком пост (должность, работа человека).

из Hubbard Management System

Каждый из терминалов производит ценный конечный продукт, и на выходе мы получаем итоговый продукт, который обмениваем с обществом. В процессе работы сотрудники могут обращаться друг к другу по разным вопросам, касающимся их деятельности. Над ними есть руководитель, который наблюдает за всей работой внутри организации. Между всеми ними обязательно должно быть много общения, потому что это и есть обсуждение вопросов выполнения работы, передача различных заявок, клиентов, документов и так далее.

Если у нас не определены правила, как сотрудники между собой взаимодействуют, то все это может превратиться в большой хаос. Если каждый сотрудник по любому вопросу будет обращаться к руководителю, и без решения руководителя дела идти не будут, мы не получим потока большого количества выполненной работы, потому что все будет стопориться на линиях руководителя.

Desktop - 23.jpg

Поэтому нам нужны определенные правила, которые регламентируют то, как сотрудники между собой должны взаимодействовать, обмениваться посланиями, документами и другими частицами для того, чтобы работа компании была слаженной, как конвейер.

Почему же коммуникации между сотрудниками должны быть именно письменными?

Начните ваш путь к системному бизнесу на бесплатном вебинаре Евгения Фролова.

Причина 1: профилактика забывчивости

Ну, во-первых, наверняка вы встречались с подобным.

— Подготовь директиву по ценам для продукта, — устно дает задание сотруднику руководитель.  

— Окей, — говорит сотрудник.

Проходит время, и руководитель спрашивает:

— Что с задачей? 

— С какой задачей? — отвечает сотрудник. 

— Ну как, я же тебе говорил, что нужно директиву подготовить.

— Блин, я что-то даже не помню, разве такое было? Я подумал, что это совсем другая задача. 

То есть, если мы используем устные коммуникации, мы можем просто забыть о задаче и о том, что мы друг другу говорили. 

Это может происходить не только между руководителем и подчиненным, но и между сотрудниками. Один другому говорит: «Позвони Иван Иванычу, он просил, чтобы ты с ним обсудил определенный вопрос». Сотрудник забыл — и все, работа начинает стопориться.

Причина 2: недопонимание сводится к минимуму

Со следующей причиной вы тоже наверняка сталкивались. Сотрудники или руководитель с сотрудником детально проговорили определенный вопрос или ситуацию, а потом выясняется, что каждый понял по-своему

У меня так было: провели с руководителем длинную координацию и детально обсудили вопросы. И я ему говорю: «Запиши разговор и покажи мне, чтобы было ясно, хорошо ли мы друг друга поняли». И когда я прочитал то, что он записал, у меня появилось ощущение, что я с другим человеком общался.

Desktop - 21.jpg

Когда один человек, ставя задачу или предлагая решение, делает это  письменно, то, во-первых, в этот момент структурируются мысли, и идеи четче выражаются. Во-вторых, на записи можно вместе посмотреть и добиться большего согласия.

Когда у нас есть письменно изложенный документ или послание, то в следующий раз можно к нему обратиться. И ты уже не сможешь сказать, что имел в виду что-то другое — ведь здесь все записано.

Причина 3: сотрудники не отвлекают друг друга

Еще одна причина — каждый из сотрудников в течение дня занят своими делами, и у него есть свой список того, что нужно сделать, чтобы выполнить задачи. Он работает над этим списком задач, и кто-то из коллег приходит и говорит: «Слушай, у меня к тебе вопрос». В тот момент, когда он это говорит, он уже этим отвлекает. 

В этот момент человек переключает внимание со своей работы на того, кто пришел — нужно сообразить, выслушать и понять, что от него хотят, дать какой-то ответ. На это он тратит определенное время. Потом коллега уходит, и сотруднику нужно вернуться к тем задачам, над которыми он ранее работал, — это тоже занимает определенное время.

Desktop - 25.jpg

В течение дня каждого сотрудника отвлекают по 5–10 раз. Перемножим это число на количество сотрудников  —  представьте, какое колоссальное количество времени тратится на устное обсуждение вопросов

Напомню закон эффективности. Если у человека есть три дела, и он выполняет их одновременно, времени на их выполнение уйдет намного больше, нежели если он сделает поочередно сначала одно, потом второе, а затем третье. 

Если сотрудники в течение дня отвлекают друг друга, можно сказать, что они одновременно занимаются сразу несколькими делами, и в целом эффективность их работы падает. Соответственно, если производительность каждого сотрудника падает, то падает и эффективность работы всей организации, и каждого из руководителей. 

Поэтому еще одна из причин, почему нам нужны письменные коммуникации, — это для того, чтобы не отвлекать друг друга, и работать планомерно.

Причина 4: высокий уровень контроля

Еще одна причина — это возможность полностью контролировать работу. Если у нас в компании все происходит посредством устных коммуникаций, нам сложно будет проанализировать, в каком месте сбой, на каком этапе кто кого не понял, какова настоящая причина проблемы.

Руководителю будет тяжело при проведении инспекций выявлять действительные места сбоев в работе, определять, что изначально пошло не так. При отсутствии письменных коммуникаций организацией сложно управлять, и тем более осуществлять контроль.

Desktop - 22.jpg

Основная задача письменных коммуникаций — «разогнать» поток частиц внутри организации, увеличить его скорость. Нам нужно, чтобы в компании существовали стандартные линии, по которым идут стандартные частицы. И чтобы каждый сотрудник, имея шляпу на своем посту, точно понимал, что от него ожидается, и, выполняя эту работу, получал прогнозируемый результат. 

А для этого каждый должен знать, кто чем занимается в организации. Если сотрудники при взаимодействии друг с другом придерживаются правил письменной коммуникации, то деятельность организована, каждый завершает свои задачи, и в целом мы добиваемся высокой эффективности.

Главный общий показатель всей компании (количество выпущенной продукции с нужным уровнем качества) будет расти. Соответственно, будет получен обмен от клиентов в виде денежного потока. Письменные коммуникации помогают ускорить этот поток. Это одно из главных их предназначений. Вот, зачем они нужны.

Какие инструменты системного бизнеса помогут вам увеличить прибыль и уйти от «операционки»? Узнайте об этом на нашем бесплатном вебинаре Евгения Фролова.

9 октября 2020 4576
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Спасибо, ваша заявка принята
Что бы мы были максимально полезны для Вас, ответьте на несколько вопросов.
1. Вы владелец компании?
  • Владелец
  • Совладелец
  • Сотрудник
2. Количество сотрудников
  • до 15
  • 16-50
  • 51-100
  • Больше 100
3. Какая у вас сфера бизнеса?
  • Торговля
  • Услуги
  • Сервис
  • Производство
4. Сколько лет вы на рынке?
  • 1-2 год
  • 3-5 лет
  • Более 10 лет
Отправить