«Почему я должен отвечать на ваши глупые вопросы? Неужели это обязанность руководителя?» — С такими мыслями, сдерживая раздражение, я объяснял стажеру, как у нас начисляется заработная плата, как он может на нее влиять, где можно пообедать, кто в компании чем занимается и прочие элементарные вещи. В это время «горели» важные звонки и зависшие задачи.
Тем не менее я потратил на кандидата 30 минут. Но, черт возьми, на следующий день он не вышел. Как быть? Может, не нанимать пока? Тогда некому будет работать. Но я не могу тратить столько времени на рядовые объяснения!
Так было в моем бизнесе 7 лет назад. Сколько же я потерял денег на пробах и ошибках... Но не жалею, — без опыта никуда.
Сейчас в моей компании проходит несколько десятков собеседований в неделю, постоянно работает минимум 2-3 стажера на тестовых днях, а иногда и 15-20. При этом руководители не тратят на стажеров ни минуты своего времени. Текущий персонал не отвлекается на различные объяснения. А стажеры всегда заняты только правильными действиями. И после стажировки мы с высокой точностью определяем, подходит компании человек или нет. При этом стажер сразу начинает производить и эффективно помогает руководителю.
Процесс адаптации персонала можно сравнить с процедурой посадки на авиарейс. Ведь для того, чтобы попасть на борт самолета, необходимо пройти регистрацию, оформить и сдать багаж, пройти детальный осмотр, сесть в кресло и прослушать инструкции по технике безопасности. Каждый из этих шагов выполняется по четкому регламенту и сопровождается документальным оформлением (посадочный талон, бирка на багаж и т. д.).
При этом неважно, кто проходит эту процедуру, — юноша или пожилой человек, не имеют значения национальность, образование, пол. Тот же подход следует использовать при стажировке. Ведь есть большой перечень стандартных действий при приеме кандидатов независимо от их пола, возраста, опыта и должности.
А теперь давайте по шагам разберем, как выстроить такую систему стажировки, при которой, не затрачивая много времени и без прямого участия руководителей, можно создавать большой поток кандидатов.
ШАГ № 1. Тестовые дни курирует менеджер по персоналу
Во-первых, нужно внедрить правило: «Стажеров полностью курирует и проводит базовое обучение менеджер по персоналу».
Для любого нового кандидата все, что есть в компании, в новинку. Естественно, у него будут сотни вопросов, многие из которых могут показаться текущим сотрудникам глупыми или элементарными. Тем не менее, если на них не ответить, сотрудник не сможет адаптироваться в компании и, следовательно, начать производить.
Более того, если новички будут все эти вопросы задавать текущим сотрудникам, тем более руководителям, это будет мешать работе. Как следствие, когда в компании не налажена система стажировки, текущий персонал начинает останавливать наем своим нежеланием общаться с новичками. И, естественно, стажеры быстро покидают компанию, встретившись с негативным приемом.
Узнайте, как создать мощную систему найма и адаптации, на вебинаре Валерия Горячева «Как собственнику выстроить департамент персонала и навсегда забыть о нехватке продуктивных кадров».
Решением является правило – функция найма и работы со стажерами полностью возлагается на менеджера по персоналу. Так работают мои компании, и это же правило мы внедряем нашим клиентам. Другими словами, от момента получения заявки на наем, составления объявления и собеседования и до окончания тестовых дней стажеров курирует исключительно HR.
Суть такого подхода в том, что менеджер по персоналу готовит нового сотрудника до такого уровня, когда тот знает основные правила работы компании: график работы, внутреннюю структуру, кому он подчиняется, к кому по каким вопросам можно обращаться. Со стажером должны быть прояснены все вопросы, касающиеся заработной платы и его обучения в компании.
Все это — обязанности менеджера по персоналу. Его задача — поставлять руководителям сотрудников, которые подходят под запрос на актуальную вакансию и отлично сориентированы в компании.
У нас стажировка разбита на две части:
- тестовая неделя;
- испытательный срок.
Тестовая неделя — от трех до пяти рабочих дней, в течении которых кандидат изучает правила работы в компании и выполняет простую работу. В этот период стажер общается только с менеджером по персоналу.
При положительном решении о приеме на работу, после тестовой недели начинается испытательный срок (от одного до трех месяцев) и только в этот момент стажер передается в подчинение руководителя. Новичок уже должен быть сориентирован в правилах работы компании.
ШАГ № 2. Направляющая форма стажировки
При приеме нового сотрудника нужно выполнить набор обязательных шагов, которые требуются по законодательству и внутреннему распорядку компании: получить кадровые данные, подписать необходимые документы, провести инструктаж по технике безопасности, организовать рабочее место, и это далеко не весь ряд мероприятий. А ведь ни один из этих пунктов нельзя упустить, иначе начнется суматоха.
Эффективным решением для быстрой постановки на пост является документ «Направляющая форма на наем», который содержит в себе все шаги от согласования прихода стажера до завершения тестовой недели и выхода на испытательный срок.
Форма включает в себя получение кадровых данных, подписание необходимых документов, изучение материалов с практическими упражнениями. А также задания для ориентации в компании.
Ниже привожу фрагмент «Направляющей формы сотрудника» в нашей компании.
Направляющая форма как отдельный документ создается при приходе каждого нового стажера. Ее создает ответственный за прием персонала. Обратите внимание: ему не нужно держать в голове весь перечень обязательных действий, ведь просто читая следующий шаг этой формы, он делает то, что написано.
Благодаря этому документу отдел персонала способен одновременно вести достаточно большое количество стажеров, не допуская ошибок в их оформлении, а также своевременно и четко осуществлять все необходимые действия для подготовки рабочего места.
ШАГ № 3. Описание правил работы компании
Итак, стажер вышел на тестовую неделю, мы документально все оформили, организовали рабочее место. Теперь его необходимо ввести в курс дела, ознакомить с базовыми правилами работы компании.
Для внедрения данного шага есть предварительное требование – должны быть описаны все основные принципы работы компании. Это следует сделать не одним большим регламентом, а в серии документов.
Обычно документ, который описывает то или иное правило работы, называется «Организационная политика». К примеру, у меня в компании есть следующие политики:
- Как проходит тестовая неделя и испытательный срок.
- Как организованы часы обеда.
- Правила приема пищи в буфете компании.
- Как ведется учет рабочего времени.
- Внешний вид сотрудников (правила дресс-кода).
- Система планирования работы и координации с руководителем.
- Принципы коммуникаций в офисе.
- Основные термины и сокращения.
- Еженедельные собрания (для чего нужны, как проходят).
И еще ряд документов.
Из созданных организационных политик делают подборку для изучения стажером. В компании таких политик должно быть достаточно много. Чем больше организация, тем больше оформленных правил. Но для стажеров, конечно же, имеет смысл подготовить только базовые.
ШАГ № 4. Контрольный лист – последовательность изучения
Важно иметь в описанном виде правила работы компании. Но, как показывает опыт, если просто дать на изучение инструкцию, сотрудник в лучшем случае будет использовать 5-10 % прочитанного. А иногда у него сразу вся информация вылетает из головы.
Для того, чтобы стажер разобрался и мог применять содержимое этих документов, недостаточно их лишь прочитать. Требуется также выполнить серию практических заданий и сдать проверку на понимание.
Для этого используется инструмент «Контрольный лист».
Контрольный лист содержит в себе последовательность изучения материалов с практическими заданиями после каждого изученного раздела.
У нас это организовано через онлайн-платформу, в которой последовательно расположены
- материалы для изучения,
- практические задания на усвоение.
Вот так это выглядит на экране компьютера. Слева перечень разделов, которые последовательно изучаются, по центру экрана — их содержимое.
После каждого теоретического блока идут задания, которые проверяет менеджер по персоналу.
Ниже пример, как это выглядит у нас.
При выходе стажера в компанию ему дается доступ к этой платформе, и сама система его ведет по маршруту.
Итак, чтобы обеспечить большой поток кандидатов, при этом не отвлекая текущий персонал и не тратя много времени, нам нужно выполнить 4 шага.
- Ввести правило, что есть отдельный человек, который этим занимается.
- Создать направляющую форму.
- Создать документы, в которых будут описаны базовые правила.
- Создать контрольный лист для их изучения.
И дальше менеджер по персоналу, используя эти инструменты, создает большой поток людей и выбирает самых результативных. Благодаря этому компания движется быстрее, растет доход и объем производства.
Задумываетесь о систематизации бизнеса? Хватит откладывать! Оставляйте заявку на бесплатный вебинар Валерия Горячева.
