запрос консультации
Заполните форму и получите
консультацию специалиста
Отправляя форму вы соглашаетесь
на обработку персональных данных.
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Заявка на участие
в практикуме
Наш менеджер свяжется с вами
и ответит на все вопросы.
Мы скоро
перезвоним вам
Менеджер уточнит дополнительную
информацию и запишет вас на курс.
Ближайший практикум
25 - 27 сентября
Нажимая «Записаться на практикум» вы даёте
согласие на обработку персональных данных.
8 800 707-63-13
Пн — пт с 09:00 до 18:00

Максимальная продуктивность команды с помощью системы «шляп»


20 июня 2020 1504
Screenshot_12.png
Евгений Фролов
Основатель Evolution Management

В любой кризис есть два типа компаний — те, которые уменьшаются и закрываются, и те, кто выходит из этой истории, становясь сильнее. И я не устану повторять, что самая главная проблема, которая встает перед бизнесом в трудные времена — это хаос и неразбериха. Если справиться с этим, дело пойдет в гору в любом случае. Осталось только понять, каким образом проще всего побороть общее замешательство. Мой ответ — с помощью системы «шляп».

Что еще за шляпы?

Вообще, «шляпы» — это один из ключевых инструментов управления в Hubbard Management System. Изначально это пошло от того, что у представителей разных профессий имеются свои узнаваемые головные уборы. Например, вы легко можете себе представить колпак повара или каску шахтера. Видя головной убор, мы понимаем, в чем суть деятельности этого человека и с какими вопросами к нему можно обратиться. То же самое и в вашей компании. На каждом посту имеется своя уникальная «шляпа». То есть, произнося это слово, мы имеем в виду роль и набор должностных инструкций на конкретной позиции, а также многое другое.

И часто меня спрашивают: «А зачем это называть шляпами, ведь есть же просто должностные инструкции?!» Отвечаю так — да, такие инструкции есть, и они необходимы, но они лишь часть «шляпы». Этот термин обозначает как роль человека внутри компании, так и систему описания его обязанностей, обучения им, а также постоянного пополнения необходимой для работы информации. Другими словами, это целая технология, а не просто набор бумаг о том, что делать.

Илюстрации.001.jpeg

Иметь это, на мой взгляд, крайне необходимо. Например, когда человек только устраивается в организацию. Если ему не дать описание его «шляпы» и просто показать рабочее место — вот, мол, давай действуй, то тут возможны два варианта. В лучшем случае он достанет вопросами коллег и руководителя (и отнимет тем самым драгоценное время участников команды). В худшем так вообще попадет в состояние замешательства и начнет испытывать дикий стресс. Следующим его шагом станет уход из компании.

И наоборот, если «на входе» новый сотрудник получает исчерпывающее описание своих функций, должностных инструкций и продукта, который должен производить, ему становится ясно, чего от него ожидают. А если мы еще и запустили систему обучения этим инструкциям, — так это вообще приведет к расцвету организованности в компании.

А поговорить?

Часто сталкиваюсь с распространенным заблуждением. Звучит примерно так: «Я, как руководитель, и так вполне себе могу объяснить человеку, что его ждет, без бумажной бюрократии. Так что тратить время на писанину не готов». То есть идея в том, что нанимающая сторона голосом рассказывает соискателю об ожиданиях от будущей работы и, получив утвердительный кивок, считает, что все в порядке. Звучит, может быть, и неплохо, но здесь есть подводные камни. И самый крупный из них — отсутствие возможности узнать, что именно понял новичок. Другими словами, головой-то он кивнул, но что конкретно до него дошло, мы не в состоянии знать наверняка.

1.002.jpeg

Еще один немаловажный момент касается передвижения человека в рамках одной компании. К примеру, кто-то хорошо работал и справедливо заслужил повышение. Но нужно же не просто покинуть свой пост и пересесть за другой стол — необходимо передать дела преемнику. Да так это сделать, чтобы тот подхватил работу и не провалился на новом для себя участке. 

Здесь опять-таки нельзя полагаться лишь на слова. Я не против устного общения, но его явно недостаточно, когда дело касается жизненно важных вопросов (кадровый я считаю именно таким). И когда один сотрудник передает другому не пару фраз в разговоре у кулера, а папку с конкретными документами, это определенно более эффективный способ сохранить продуктивность компании на должном уровне.

У меня в организации действует принцип, который мне очень нравится. К слову, мы его внедряем и нашим клиентам. Выглядит так: «Что не написано — то неправда». Это выражение только на первый взгляд может показаться каким-то странноватым. Типа, как это — неправда? А вот так. Как только мы фиксируем какого-либо рода договоренности письменно, сразу сходит на нет вероятность недопонимания между людьми. Один сказал одно, второй понял другое, третьему передал вообще непонятно что — такие ситуации в Evolution Management и в компаниях наших клиентов сведены к минимуму.

Узнайте, как повысить эффективность персонала с помощью системы зарплаты от результата. Регистрируйтесь на вебинар!

Собираем пазл

Теперь конкретно о том, что именно входит в систему «шляп». Здесь нужно пояснить, что у каждого участника команды не одна, а сразу две шляпы (или более). Единая для всех — «шляпа» штатного сотрудника. Это папка, в которой собрана общая информация, необходимая для работы всем в компании. В ней собрана информация о цели организации, продуктах, которые она производит, принципах начисления зарплат, порядке ухода в отпуск и все в этом роде. Если коротко, то в папке «шляпа штатного сотрудника» — общие правила, без которых нормальное взаимодействие внутри коллектива невозможно.

Вторая папка — «шляпа поста». Здесь уже технология работы, которая относится к конкретной должности. Проще говоря, специфика отдельно взятого поста. Скажем, менеджер по персоналу в такой папке найдет, к примеру, регламент проведения собеседования и шаблон описания вакансии. Также тут можно найти цель поста, ЦКП поста (ценный конечный продукт, который должен производить сотрудник на своем месте), статистики (как измеряется эффективность работника), место участника команды на организующей схеме и другое.

Илюстрации.003 (2).jpeg

Важнейшие компоненты папок со «шляпами» — контрольные листы. Это своего рода маршрут изучения материалов с заданиями для их усвоения. Но, конечно, нет никакой муштры и постоянных экзаменов. Человек проходит эти листы в определенном порядке и далеко не сразу. Вот пришел новый сотрудник, получил базовую информацию, прошел успешно контрольный лист с инструктором — можно приступать к работе. И уже в процессе, постепенно, ему надо будет углубляться во все нюансы своей должности и проходить другие контрольные листы.

В завершение этой части статьи немного о том, почему у сотрудника может быть не две, а три, четыре или более шляп. Да, такое случается. Это происходит, когда один человек занимает сразу несколько должностей. Вариант не такой уж и редкий на самом деле.

Вполне может быть, что и в вашей компании есть, к примеру, Иван Петрович, такой мужчина на все руки, который вообще-то завхоз, но при надобности может и компьютеры закупить, и на машине товар заказчику отвезти. Другими словами, по факту у этого человека сразу несколько «шляп». Вот здесь-то и нужно, чтобы все должности и обязанности были зафиксированы, то есть человек, как мы это называем, был «ошляплен». Казалось бы, а зачем? Ведь, вроде, и так все работает.

Да, процесс идет, но жизнь есть жизнь, и случается разное. Как вариант, наш вымышленный «мужчина на все руки» заболел или просто ушел в отпуск, и, соответственно, не работает. Тут же можно увидеть, как дела «просели». Оказывается, он был одним-единственным человеком, который понимал, как и что надо делать. А теперь его на месте нет, и коллеги суетливо и неумело пытаются понять, как им быть. Если бы система «шляп» была внедрена, такого бы не случилось. Сотрудники, замещая нашего Ивана Петровича, просто прочитали бы документы из папок, и им сразу стало бы ясно, что конкретно надо делать.

Начало начал

Итак, с принципом работы более или менее разобрались, пришло время рассказать о том, каким образом система «шляп» внедряется в компанию. Первый шаг, который необходимо сделать на этом пути, — это внедрить организующую схему. Я уже немало материалов создал по этой теме — статей, вебинаров, постов в соцсетях и другого. Почитать для общего понимания можно тут. Здесь не буду подробно рассказывать, напишу лишь, что без оргсхемы ничего не выйдет. Ведь на ней — исчерпывающий список должностей внутри компании. То есть на одной схеме — все «шляпы» организации.

Илюстрации.005 (2).jpeg

Следующий шаг — необходимо назначить ответственного за появление папок. Если этого не сделать и пустить все на самотек, то почти гарантированно проект умрет в зародыше. Так что человек, контролирующий эту работу, должен быть обязательно.

Дальше следует сделать описание целей этих «шляп» и кратких обязанностей. Проще говоря, надо понять, что именно мы хотим от людей на каждой из должностей.

Здесь важный момент. Не стоит сразу громоздить кипу бумаг. Это только звучит так серьезно — «папка документов». На деле (особенно поначалу) вполне достаточно краткого описания обязанностей сотрудника на посту. Наполнение папок происходит постепенно, но постоянно. Начните с малого и затем добавляйте необходимую информацию.

Да, эта работа должна вестись непрерывно. Наполнение папок идет столько, сколько живет сама компания, ведь организация не стоит на месте и все время появляются новые данные (а старые, возможно, утрачивают актуальность). Отсюда еще одна важная функция для ответственного за систему «шляп» — постоянная актуализация и проверка знаний.

Что еще важно понимать. Система «шляп» внедряется в вашей компании не тогда, когда соискателям на собеседовании показывают увесистую папку, нет. Все работает уже в момент просто появления первых документов, кратко описывающих функции сотрудников на постах. И да, повторю, что должны быть ответственные за их актуализацию и обучение персонала. Вначале это просто может быть один человек, в более крупной компании, конечно же, это, вероятно, уже целый отдел.

В общем, сделайте первые шаги на пути внедрения «шляп» и дышать вам, как собственнику бизнеса, уже станет намного легче.

Заключение

Финальная мысль этой статьи такова. Без системы «шляп» искоренить хаос и неразбериху в компании невозможно, в этом я убежден. Да, точечными мерами можно как-то облегчить состояние дел, но это несистемные решения, которые сегодня дают какой-то эффект, а завтра — не факт. Гораздо сильнее — разработать «шляпы» один раз и навсегда. Внедрить их и потом радоваться каждый день тому, насколько все четко и слаженно работает в бизнесе.

Задумываетесь о систематизации бизнеса? Хватит откладывать! Узнайте, как навести порядок в финансах и оптимизировать ресурсы компании. Оставляйте заявку на бесплатный вебинар Евгения Фролова

Зарегистрируйтесь и получите в подарок должностную инструкцию менеджера по продажам. А после вебинара каждый участник получит должностную инструкцию HR’a.

20 июня 2020 1504
Спасибо, ваш запрос отправлен
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами.
Закрыть
Спасибо, ваша заявка принята
Что бы мы были максимально полезны для Вас, ответьте на несколько вопросов.
1. Вы владелец компании?
  • Владелец
  • Совладелец
  • Сотрудник
2. Количество сотрудников
  • до 15
  • 16-50
  • 51-100
  • Больше 100
3. Какая у вас сфера бизнеса?
  • Торговля
  • Услуги
  • Сервис
  • Производство
4. Сколько лет вы на рынке?
  • 1-2 год
  • 3-5 лет
  • Более 10 лет
Отправить