За девять месяцев мы выросли по доходу на 30%

Мы теряли доход, не могли расширяться. Компания жила в атмосфере постоянного стресса

Я начал своё дело в 2013 году в сфере общепита — мы кормим людей. Как и большинство предпринимателей, до определённого момента мы справлялись без каких-то дополнительных знаний и многое делали интуитивно, но потом всё застопорилось. 

Когда сотрудников было мало, мы справлялись с проблемами механическим путём – управляя вручную, но когда людей прибавилось, пропорционально выросло число проблем, и управлять стало слишком сложно. Не всё шло так, как хотелось, и я не мог понять, что делать, как делать. Начал метаться и искать способ привести всё в порядок, чтобы бизнес работал как часы. 

Мне повезло с бренд-шеф-поваром. Это оказался специалист высокой квалификации, со своей внутренней системой, высокими стандартами и технологией. Наша вкусная еда появлялась благодаря его знаниям, но как бы шикарно ни готовил шеф, если официант некрасиво или не вовремя подаст блюдо и не проявит достаточной заботы, то клиент не получит того удовольствия, которое мы потенциально можем дать. Впечатление о нас останется ровно таким, каким было обслуживание. 

Это стало нашим узким местом, нашим «бутылочным горлышком». Мы тратили огромное количество сил и внимания на решение этой проблемы, и обучение одного официанта могло занимать от двух месяцев до полугода. Потом человек вдруг уходил, и приходилось начинать сначала. 

Мы получали много предложений по открытию новых заведений. Инвесторы приходили чуть ли не каждый день, по достоинству оценивая высокое качество наших блюд, и я знаю, что у многих конкурентов кухня слабее нашей, но клиенты приходят благодаря официантам и их искренним эмоциям, идут на то, как подают еду и общаются. К нам же люди приходили из-за кухни, но официанты умудрялись «испортить» вкуснейшие блюда своим неправильным и некорректным поведением! Мы теряли доход, не могли расширяться, и компания жила в атмосфере постоянного стресса.

Поиск системного решения

В 2018 году я проходил бизнес-обучение в сфере HR, и руководитель обучения – сегодня мой друг – настоятельно рекомендовал мне этот проект для систематизации бизнеса. Когда я начал общаться с менеджером Evolution, мне сказали, что сначала они посмотрят, подхожу ли я на обучение, так что это мне пришлось их убеждать, что мне очень нужен этот проект, потому что я понимал, куда я хочу прийти и для чего мне это обучение.

Финансовое планирование устранило все неизвестные переменные из сферы денег

Когда на обучении я разобрался с принципами финансового планирования и начал внедрять его у себя в компании, вся бухгалтерия стала для меня полностью прозрачной. Это было моим озарением, потому что я не представлял, что такое возможно. Раньше мне приходилось звонить, что-то выяснять, бухгалтер мог целый день заниматься тем, чтобы предоставить мне какую-то информацию, три дня готовить какой-то отчёт, а теперь я в любой момент точно знаю, сколько у меня денег в наличии, сколько в кассе, сколько в банке, сколько оборотных средств, сколько в резервах. Полный и прозрачный доступ к финансам компании в режиме реального времени. 

Если мне, как владельцу, при стратегическом планировании нужны были какие-то данные, это всегда была неизвестная переменная. Может, в кассе и есть деньги, но вдруг они завтра будут нужны на какую-то оплату? Теперь, через внедрение системы финансового планирования, в любое время я могу моментально получить практически любую информацию, которая мне нужна. И если по заявкам на неделю мы определили, что можем потратить 10 млн, то я и мои руководители планируем свою деятельность исходя из этой цифры. При этом всегда можно пересмотреть приоритеты на возможные срочные заявки или реорганизацию и оптимально распорядиться деньгами или задействовать резервы, которых, кстати, раньше никогда не было. 

Недавно мы запустили кондитерский цех, для которого постоянно закупаем полуфабрикаты. В сезон нам предложили большую партию ягод со скидкой почти 70 %. У нас есть оборудование для хранения, и для нас это очень выгодная сделка, потому что буквально через несколько недель цена поднимется в 3-4 раза. Раньше управляющий давал мне такую информацию, и всё что я мог ответить, это «я не знаю». Надо было целый день это обсуждать, выяснять, пересчитывать, а с внедрением финансового планирования мы стабилизировали свой фонд оборотных средств, и я точно знаю, сколько мы можем выделить на такую выгодную сделку, которая повышает нашу маржинальность.

Однажды сотрудник забыл подать заявку на строительно-монтажные работы на текущую неделю, и подрядчик остался без оплаты. И сотрудник сам решил проблему! Дело в том, что все наши партнёры уже знают, что без заранее поданной заявки деньги у нас не выделяются, и когда сотрудник связался с подрядчиком, тот всё сразу понял и пошёл навстречу: «Да-да, я знаю, что у вас без заявки ни одна копейка не проходит. Без проблем. Перенесём платёж на следующую неделю. Я в вас уверен». Для меня это было приятным шоком со всех сторон.

В области финансов исчез хаос. Теперь наше внимание направлено на развитие и стратегию, а не на бардак, который у нас творился. Всё идёт по чёткой системе. Если раньше нам приходилось раскачиваться неделю, то теперь я точно знаю, что мы в настоящий момент имеем по финансам, и могу строить стратегию на год и более долгий срок. Всё прозрачно, любая информация доступна моментально. 

Также раньше мне часто приходилось залезать в собственный карман, чтобы потушить очередной пожар. Теперь это вчерашний день, и мой доход владельца принадлежит мне.

Новичков обучают наши лучшие специалисты, не тратя на это ни минуты

Обслуживание официантов было самой больной темой. Элементарные вещи приходилось каждому отдельно много раз проговаривать. Я посчитал, что ежедневно только у меня это отнимало минимум два часа, и время администраторов также растрачивалось впустую. Мы рассказывали, что нужно делать, но совершенно не проясняли, для чего это нужно делать, и почему нужно делать именно это.

Теперь у нас всё изложено на бумаге, в инструкциях для персонала. Новому сотруднику мы проводим мгновенное обучение, и он сразу понимает, какой результат должна давать его работа. Для официантов у нас сложился такой конечный продукт деятельности: «Хорошо обслуженный гость, который хочет вернуться, возвращается и приводит других гостей». Зная цель своей работы, они намного лучше понимают действия, из которых она складывается. 

Мы сделали огромное количество аудио- и видеозаписей: что именно и как нужно делать официантам. Всё собрано в обучающие материалы, новый сотрудник получает ссылку на видео и обучается сам. Наши лучшие специалисты, которые подают информацию очень «вкусно», в коротких видеороликах разъясняют нюансы разных блюд: почему именно так подаётся, как и чем заправляется. Всё изложено наглядно, мастерски и доходчиво, и это даёт понимание совершенно другого уровня. 

Хороший официант — это почти искусство. Часто к нам приходят люди без опыта, и им нужно разобраться, научиться, приобрести навыки. Всё необходимое для этого теперь доступно, и в любой момент сотрудник может этим воспользоваться самостоятельно, никого другого не отвлекая, не задерживая, и получить хорошие результаты.

Мы внедрили «дорожные карты», где проложен чёткий маршрут от простых данных и действий к более сложным, в правильной последовательности. Раньше мы тратили на обучение два или три месяца, а через год работы вдруг выяснялось, что есть что-то, о чём официанту никто даже не сказал, потому что это «само собой понятно», и происходили совершенно глупые ошибки. Сегодня новый официант может всё изучить за месяц. В дорожной карте всё прописано пошагово, по каждому этапу проходит проверка знаний, и такие проверки мы проводим регулярно. Если что-то непонятно или не выполняется так, как должно, то сотрудник самостоятельно может это изучить и повысить свою квалификацию.

Обучение стало очень лёгким, и мы сэкономили на этом огромное количество времени.

Если вы хотите видеть такие результаты в своей компании, хотите масштабировать бизнес и освободиться от операционки, участвуйте в онлайн мастер-классе «Формула системного бизнеса». 

Это шанс для предпринимателя перестать быть рабом своей компании и сделать так, чтобы она начала работать на вас.

Каждый знает свою работу

Оргструктура — это пульт управления. Когда пульт подобран правильно и все необходимые функции на нём есть, вы можете управлять компанией дистанционно. Каждый сотрудник, начиная с руководящего состава и заканчивая обычным рабочим, знает свой продукт и что от него требуется. Не возникает раздутия штата, потому что сразу видно, где что-то дублируется, где лишние сотрудники. Оргструктура чётко показывает, кто и что должен делать, кто и за что отвечает, кто это контролирует, как люди взаимодействуют между собой, что должно и будет требовать руководство и от кого именно. 

Например, такой важный принцип, что один человек, чтобы не рассеиваться, должен контролировать 5-7 сотрудников, заметно повысил эффективность нашей работы.

Когда мы пытались открывать новые точки, то всё выстраивали вручную, по наитию. Создав структуру компании, мы получили стабильную модель нашего бизнеса, и теперь мы, со своими стандартами, целями и желаниями, не пытаемся подстроить себя под какие-то «обстоятельства», а сами можем в любой ситуации действовать так, как мы этого желаем. И это самое важное для развития. 

Когда мы открываем новую точку, уже чётко знаем порядок действий. HR знает, что нужно делать ему, дизайнеры знают свою работу, финансист знает свои задачи, администраторы знают свои. Мы собираемся, озвучиваем решение, обозначаем сроки и двигаем вперёд, и каждый работает по известной отлаженной схеме.

После обучения мы запустили производственный цех на 1 500 м² и в нём же открыли кофейню. Сейчас мы стоим на пороге грандиозного проекта по открытию нескольких точек одновременно. В спокойном режиме, шаг за шагом мы к этому движемся. Раньше у нас был страх открывать новые заведения, и надежда была только на нашего шеф-повара, а сейчас топ-составу ставится задача: в таком-то помещении мы должны за два месяца запуститься — и команда начинает работать.

Саботаж переродился в дружбу и слаженную работу

На модуле «Управление по показателям» мы ввели для поваров бонусную систему, и произошли удивительные изменения. У нас работает две кухни — восточная и европейская. Оказалось, что повара европейской кухни, когда приходил заказ, молились, чтобы это было не им, чтобы их не трогали и они могли тихонько отсидеться, пока восточная кухня пашет и зарабатывает для компании деньги. Когда мы поставили им точные планы, согласно нашему финансовому планированию, внедрили бонусы за превышение плана, ситуация кардинально изменилась. 

Раньше они ругали официантов, чтобы те не брали заказы для европейской кухни, мол, у них всё закончилось, и они ничего не могут приготовить. По сути, это был настоящий саботаж и полное непонимание, что если они не работают, то и денег не зарабатывают, а просто забирают их у других. После внедрения бонусной системы оплаты, выполняя и перевыполняя план, европейская кухня стала получать дополнительные деньги.

Новые сотрудники сначала очень осторожно смотрят на модель нашей работы и даже немного напрягаются, но поработав два-три месяца, они видят, как мы растём, как мы помогаем расти и реализовываться им, и насколько в этом помогает наша выстроенная система. Им это очень нравится. Они обучаются, используют всё на практике и благодарны компании. Люди в целом стали больше друг друга понимать, стали более сплочёнными. Они не боятся признавать, что чего-то не знают или не понимают, и не боятся учиться.

Были администраторы, которые руками и ногами упирались против «Системы», но всё прошло достаточно легко и просто, потому что нет сложных, недоступных для понимания вещей, нет сложных, необъяснимых терминов, все слова понятны. Система заработала, они начали больше понимать в своём же деле, у них стали появляться озарения. Есть согласие, что нужно обучаться, и они готовы это делать.

От хаоса к спокойствию и порядку

Если раньше у меня возникала какая-то идея, то пока я получал необходимые данные, уже мог забыть, что вообще хотел. Поиск простой информации занимал часы и дни, не было уверенности в своих людях, в своей команде, и о стратегическом планировании говорить не приходилось. Внимание было рассеяно на постоянные хронические проблемы. Теперь есть основа, есть почва под ногами, и если есть идея что-то развивать, масштабироваться, мы спокойно получаем информацию и оперативно решаем задачи. Я могу работать над стратегическим развитием компании, потому что она вся у меня как на ладони.

Сменил старый мопед на Tesla

Я всегда хотел систематизировать свой бизнес, и я это получил. Я стал профессионалом в своей деятельности. 

Если раньше у меня управление было механическим, то теперь оно стало сенсорным. Я знаю где, что и как у меня должно работать. Если вдруг возникает прокол, то я сразу понимаю, кто недорабатывает. Разобраться очень легко, потому что работает «Система». 

Это можно сравнить с тем, как ездишь на старом любимом мопеде, у которого тут отваливается, там ломается, ты постоянно занят ремонтом, время от времени толкаешь его, и всё это очень интересно. А потом ты пересаживаешься на Tesla, где половина процессов происходит без твоего участия, и это завораживает. Сегодня мы активно идем к автоматизации наших отлаженных бизнес-процессов, как к следующему этапу развития компании.

30 лет за полгода

Я каждый раз благодарю Евгения Фролова за то, что он выстроил такую шикарную модель обучения. Вся команда Evolution сильно помогала в освоении и внедрении «Системы». Когда я не понимал что-то сразу, была загруженность на работе или я останавливался, мне разъясняли вопрос с хорошими примерами, и всё становилось абсолютно понятно. Мне повезло с кураторами.

Я пытался выстроить такую систему самостоятельно, и, возможно, лет через 30 у меня бы это получилось. Но зачем терять время, если есть квалифицированные люди, которые помогут чётко и сразу же с результатами внедрить «Систему» за полгода?

От экономии на кадрах до создания прибыльной команды

За девять месяцев мы выросли по доходу на 30 %. Построили отдельное здание, в котором запустили кондитерский цех и цех полуфабрикатов. 

За счёт повышения эффективности нашей работы, значительного снижения расходов, правильного распределения ресурсов маржинальность выросла на 15 %. Сегодня у нас штат 160 человек (было 120), из них 12 человек топ-менеджмента.

Я стал более спокойным, лучше знаю и понимаю свой бизнес. Мой уровень осознанного управления процессами значительно вырос, и это дало мне уверенность. Неправильная оргструктура давала сбои и приводила к стратегическим ошибкам. Мы пытались экономить на кадрах, не работая с наймом. Сегодня у меня есть обученный HR-специалист, и это сняло огромное количество вопросов и проблем. Я сравнил расходы на HR с полученными результатами и понял, что вообще не проиграл, а только выиграл. Мы активно нанимаем людей, и я знаю, что даже если это будут дорогие сотрудники, они принесут нам гораздо больше прибыли.

Рекомендую «Систему» всем, кто занимается каким-либо бизнесом и хочет, чтобы у него меньше болела голова. Без систематизации каждый день — стресс, нервы, проблемы дома и так далее. Когда «Система» внедрена, можно свободно, расслабленно и с удовольствием приходить на работу. Чётко выполнять свои дела владельца, легко контролировать деятельность компании и спокойно уходить домой, понимая, куда движется бизнес. 

Если хотите, чтобы голова болела, продолжайте работать без системы. А если хотите, чтобы компания работала как часы и вы получали не только хороший доход, но и удовольствие от своего бизнеса, без этого обучения не обойтись. 

Хочу поблагодарить всю команду Еvolution за то, что у нас всё получилось. Я выстроил свой бизнес так, как всегда хотел.

Время — это наш главный ресурс, который невозможно восполнить. Система помогает потратить его в десятки раз эффективнее. Если хотите масштабировать бизнес в турборежиме, приходите на онлайн мастер-класс.