Как основатель Evolution Management (и как спикер) я часто получаю вопросы о том, как все устроено в моей компании. Со временем стал замечать, что вопросы эти нередко повторяются. Сегодня я напишу про самые, пожалуй, популярные. Касаются они такого инструмента систематизации бизнеса как организационная структура. Это один из краеугольных камней технологии управления любой компании. Что же в нем такого, что вызывает интерес владельцев и руководителей компаний? Я отвечу так: как по мне, так это просто водораздел. Жизнь организации делится на «до внедрения» и «после». Вот настолько это глубинный и важный инструмент. По сути, вводя оргструктуру в организацию, предприниматель переводит управление на новые рельсы. То, что было хаотично и в формате «как карта ляжет», теперь становится подконтрольным и прозрачным. И разумеется, прежде чем решиться на внедрение этого в свой бизнес, собственники задают уйму вопросов. Вот топ-7 неизменных лидеров. Отвечаю сразу на все!
1. Что такое оргструктура и почему это важно?
Оговорюсь сразу. Тема эта глубока, и раскрыть ее в двух словах затруднительно. Но для базового понимания я попробую это сделать. Итак, оргструктура — это наглядный бизнес-процесс компании, то есть перечень всех функций в организации, выполнение которых приводит к продуктивной работе.
Для ясности приведу пример. Скажем, есть палатка с пирожками. В этом, пускай и крохотном, но все же бизнесе тоже есть функции. Кто-то оформляет лицензии и разрешения. Другие люди нанимают продавцов и поваров. Еще кто-то отвечает за внешний вид и интерьер палатки. Обязательно есть человек, который считает деньги (и, к примеру, выдает зарплату). Еще имеется ответственный за закупку муки и мяса. Разумеется, кому-то нужно собственно готовить пирожки. И обязательно кто-то должен продавать товар. К слову, все эти функции могут быть на одном человеке — об этом чуть подробнее скажу далее. А еще, конечно, неплохо было бы помнить про контроль качества и обучение персонала, но для простоты моего примера я это опущу.
И вот, функции описаны. Делается это не на листке бумаги. Берется большой ватман, который размещается на видном всем сотрудникам месте. Это выглядит как блок-схема, где, кроме функций, отражены все должности и конкретные люди, которые их занимают. Скажем, в участке закупки муки и мяса работает менеджер по закупкам Вера Ильинична.
Теперь ко второй части вопроса: почему это важно. Представим, что Вера Ильинична из нашего примера убеждена, что она отвечает за работу кухни. А закупка сырья — на директоре. Просто она подключается к этой работе время от времени, когда видит, что он не успевает. В это же время директор полностью уверен, что это именно ее работа. Но, чтобы процесс не простаивал, готов и сам периодически закупать муку с мясом. Комичная ситуация, которую, к сожалению, можно нередко наблюдать в реальности… И в жизни она не такая уж и комичная. Еще бы — взаимные претензии, срывы поставок, простой кухни и, как следствие, потеря выручки. И все это исключено, если в компании внедрена организационная структура.
2. Мы N-цать лет работаем без нее, и все нормально. Зачем начинать?
Тут два момента. Во-первых, никто никого не убеждает. Если в вашей компании все прекрасно, то я искренне за вас рад. Но в случае, если все N-цать лет идет работа на износ, постоянно происходят выяснения отношений с поисками виноватых, то нужно ли следующие N лет так продолжать?
Второй момент в том, что даже когда дела в целом идут более или менее нормально, и вроде присутствует какой-то рост, все равно есть о чем задуматься. А именно о том, что было бы, если бы силы руководства и сотрудников не тратились на «тушение пожаров» и разборки между собой. Вот если бы каждый точно знал, что от него ожидается, и в целом весь персонал действовал бы как слаженная команда. Что было бы тогда? Быть может, палатка с пирожками из нашего примера за N-цать лет выросла бы в международную сеть фаст-фуда?
3. Мой бизнес — особенный. Шаблонные решения к нему не подходят
Так утверждает большинство предпринимателей. Да что уж там, я ни разу не встречал собственника, который бы говорил: «Мой бизнес как у всех». И я с этим согласен — все компании действительно в той или иной степени уникальны. Еще бы, ведь владелец вкладывает в свою организацию частичку себя, и это не может не отразиться на работе.
Но с другой стороны, я также не встречал бизнеса, в котором не было бы работы с финансами. В котором бы отсутствовал персонал и не имелось бы активностей по продажам. Ну и самое, пожалуй, главное — нет бизнеса без продукта. А раз ключевые типы функций неизменно есть в любой организации, то и «правила игры» для них могут быть универсальными. Оргструктура — именно про это.
С чего начать разработку оргструктуры и как пошагово прийти к системному бизнесу, я подробно разберу на онлайн-практикуме «Системный бизнес», который пройдет 20-23 сентября. Регистрация по ссылке.
4. Это все для крупных корпораций. А у меня лишь 5 (10-20-50) человек
Тут стоит вспомнить нашего менеджера Веру Ильиничну из пункта номер 1. Вполне может быть, что в палатке с пирожками не работает никто, кроме нее и директора. При этом, если взять сеть супермаркетов со своими пекарнями, то там только на производстве пирожков может быть человек пять в каждой точке.
Самое любопытное в том, что в обоих примерах функция-то та же самая, просто различается количество людей, ее выполняющих. А значит и оргструктура будет схожей. Это настолько универсальный инструмент, что он будет одинаково успешно применим как к ларьку по починке обуви, так и к обувной фабрике. На наших проектах по систематизации бизнеса обучались как индивидуальные предприниматели с несколькими сотрудниками в штате, так и владельцы компаний, где стабильно 400-500 человек «на борту». И результаты их оказались примерно одинаковыми — это был рост доходности бизнеса на 30 и более процентов.
5. Я не академик и вряд ли разберусь во всем на должном уровне
Тут совсем просто. Я считаю, что если предприниматель не первый год занимается бизнесом и его компания все еще жива, то у такого человека есть все, чтобы освоить нечто новое для своей организации. Другой вопрос, что этого «нового» стало уж слишком много. Мы живем в век информации: вокруг огромное количество тренингов, семинаров, лекций. Выбрать то, на чем стоит сфокусироваться, непросто. Но все же это можно сделать. Нужно посмотреть, где уже внедрено то, о чем идет речь. И что касается организационной структуры, то этот инструмент работает в сотнях и тысячах компаний только в СНГ. В мире это количество на порядки больше. И популярна оргструктура именно потому, что не требует специализированных знаний. Это не высшая математика и не теория деления ядра. Это скорее такая таблица умножения в бизнесе — простой, понятный и надежный инструмент, начать пользоваться которым сможет любой собственник в кратчайшие сроки. В подтверждение этому мой опыт. Консультанты Evolution Management помогали с внедрением организационной структуры собственникам с разным уровнем образования. Были люди с тремя высшими, но также на проект приходили и владельцы компаний, которые даже не поступали в вузы. И можно смело говорить, что наличие дипломов у собственника на результат не повлияло никак.
6. Мои сотрудники не примут нововведений и разбегутся
Такая ситуация может произойти в двух случаях. Первый — когда внедряется неработающая технология. Здесь действительно происходит так, что команда начинает эти новые «кандалы» пытаться сбросить, и это логично. Второй вариант: собственник не до конца разобрался в том, что внедряет. И вместо того чтобы глубже погрузиться в вопрос самому и помочь персоналу это сделать, он в жесткой форме пресекает любые обсуждения. Просто «делайте как я сказал и не умничайте». Разумеется, такой подход также будет непопулярным среди сотрудников.
Но оргструктура — другое дело. Первый пункт отпадает сам собой, просто потому что есть успешные компании, которые много лет назад внедрили этот инструмент, и с тех пор их дела идут в году. Они — доказательство эффективности. А по второму пункту могу сказать, что это действительно может быть проблемой. Если собственник нахватался умных фраз, которые сам не до конца понял, то быть беде. Именно поэтому в Evolution Management упор делается на помощи во внедрении. Если взять все 100 процентов наших усилий, то лишь 30 будет отведено на теорию. Все остальные 70 — прямая помощь владельцу во внедрении инструментов в его бизнес.
Добавлю также, что, бывает, и у наших клиентов после активации таких инструментов как оргструктура уходят сотрудники. Но это скорее хорошая новость, чем плохая. Организационная структура делает работу компании прозрачной, а значит не получится отсиживаться по углам, имитировать бурную деятельность и, разумеется, прикарманивать то, что плохо лежит. Поэтому потеря кого-то из команды — это не всегда проблема.
7. Нет ресурсов на внедрение и обслуживание
Может возникнуть мысль, что внедрение оргструктуры — это целая история. Кто-то же должен ее описать, нарисовать, рассказать про нее сотрудникам и так далее. А все это — время, силы, нервы и деньги. Да, ресурсы на самом деле нужны. Но здесь встает вопрос приоритетов. Ведь когда у собственника голова занята «тушением пожаров», он уже тратит уйму времени на решение лишних проблем — тех, которых могло бы и не быть. И если сфокусироваться на внедрении, то это отличная инвестиция ресурсов, как по мне. Хотя бы потому что сотрудники, как показывает практика, начинают работать заметно эффективнее. И, соответственно, наверстывают упущенное, если даже им и пришлось где-то притормозить на этапе активации организационной структуры. Как результат, уже сегодняшними силами компания начинает производить больше продукции и зарабатывает больше денег. Разве не стоит это единовременно затраченного времени? Плюс небольшой эмоциональный бонус. Когда чувствуешь себя как волк в старой игре, где надо ловить яйца, энергия падает. И наоборот — если видишь, что нововведения приносят ощутимый результат, сил и драйва будет с каждым днем все больше. Вот он, ключ к масштабированию. Впрочем, это уже тема другой статьи.
Заключение
Я ответил на самые частые вопросы по оргструктуре, но допускаю, что у вас могут появиться новые. С чего начать разработку оргструктуры и как пошагово прийти к системному бизнесу, я подробно разберу на онлайн-практикуме «Системный бизнес», который пройдет 20-23 сентября. Регистрация по ссылке.
