Должностная инструкция помощника руководителя – зачем нужна и как составить

О чем речь? Должностная инструкция помощника руководителя нужна работнику и его начальнику, чтобы понимать круг обязанностей и зону ответственности. Она не обязательна к составлению в бизнесе, но лишней точно не будет.

Что учесть? Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, который регламентирует отношения двух сторон. Она составляется на свое усмотрение, но с соблюдением классической структуры. И никто не запрещает взять за основу готовый образец. 

Кто такой помощник руководителя

В любой компании есть руководитель, на чьи плечи ложится вся ответственность за работу сотрудников. Однако даже ему нужен личный помощник, который выполняет различные функции и обеспечивает предприятие всем необходимым. 

Должность помощника еще называют ассистентом. Его роль не ограничивается функционалом секретаря или простого делопроизводителя. На плечи помощника ложится больше ответственности, ведь он организует деятельность начальника компании. 

Должностная инструкция личного помощника руководителя может включать такие обязательства:

• снабжать руководителя информацией о планах на день;
• закупать нужные принадлежности для работы;
• сообщать данные о текущем состоянии дел;
• готовить материалы и отчеты, нужные для того, чтобы руководитель владел ситуацией;
• снабжение питанием, бронирование столиков в кафе и ресторанах, подготовка офиса и других помещений для деловых встреч и переговоров. 

Не зря говорят, что помощник руководителя – это его «правая рука». Он может закрывать все проблемные вопросы, например, выполнять роль секретаря или организовывать разные мероприятия. Отчасти помощник – это человек, оказывающий начальнику помощь не только по рабочим, но и другим вопросам, например, он может поддерживать психологически и собирать для него нужную информацию. Набор обязательств определяется индивидуально, с учетом потребностей компании и ее руководителя. 

Должностная инструкция помощника руководителя может включать множество функций. В перечень входят:

• обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым;
• прием почты и посылок для начальника;
• подготовка документов на подпись директору;
• работа в системе документооборота с переадресацией по отделам;
• проверка и подготовка документов для работы начальника;
• контроль проектной деятельности согласно принятому плану;
• сбор, изучение и представление данных, нужных для принятия решений и доведение результатов до сотрудников;
• выполнение служебных поручений;
• подготовка писем, отчетов, запросов, коммерческих предложений для отделов и партнеров от имени руководителя;
• организация заседаний, собраний, совещаний, в том числе, подготовка места, техники и материалов для участников;
• контроль исполнения распоряжений начальника сотрудниками;
• отработка приема обратной связи от сотрудников с передачей пожеланий руководителю для рассмотрения;
• подготовка папки с делами и сдача старых документов в архив;
• проведение встреч и переговоров;
• регистрация и контроль входящих и исходящих сообщений и документов.

Список может быть гораздо обширнее. Однако не стоит думать, что работа на этой должности не под силу обычному человеку. Любое расписание рассчитывается с учетом времени, которое отводится на выполнение задач, не все задания обязательно должен выполнять один человек.

Иногда важно уметь делегировать, перераспределять задачи, чтобы нагрузка была равномерной. Кроме того, в крупных компаниях, имеющих большой управленческий персонал, отдельно создают штат для ассистентов, каждый из которых выполняет свой список поручений руководителя.

Регламента «Личный помощник учредителя» https://docs.google.com/document/d/1UTp9OQc2owFsI-dMwuWhYuGPDV_JtLqx6s7Qp4hZfDY/edit?tab=t.0

Зачем нужна должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя разрабатывается с учетом профстандарта. Этот документ касается выстраивания рабочих вопросов с руководством и другими сотрудниками. Инструкция помогает определить и закрепить список задач и требований, которые будет выполнять ассистент начальника. К тому же, это является юридическим документом, если возникнут спорные вопросы, их получится решить в правовом поле.

Должностная инструкция помощника для руководителя проекта тоже является важным инструментом, который позволяет эффективно выстроить процесс работы со своим ассистентом. Помощнику этот документ помогает определить спектр обязанностей и ориентироваться на ту зону ответственности, которую от него будут требовать при приеме на работу. 

Чтобы минимизировать риски из-за недопонимания, оперативно разрешать рабочие конфликты, следует опираться на прописанные в инструкции правила. 

Обязательно ли составлять должностную инструкцию помощника руководителя

Должностные инструкции помощника руководителя нужно принимать обязательно, если работа связана с деятельностью государственных органов, по статье 47 Федерального закона №79 от 27.07.2004. Если организация не входит в число госорганов, то за отсутствие инструкции не положено никакое наказание. Об этом говорится в письме Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0. 

Однако в любой организации должен быть определен четкий порядок для своих сотрудников, желательно оформить его в форме документа. Такая инструкция позволит:

• получить обоснование для увольнения сотрудника, если его способности не позволяют занимать должность;
• распределять нагрузку между сотрудниками равномерно согласно их должностям;
• решать вопросы дисциплинарного взыскания в суде при наличии несогласия одной из сторон;
• проводить аттестацию сотрудников.

Должностную инструкцию помощника руководителя составляют с учетом его обязанностей. По каждой штатной должности нужно создать подробную инструкцию. Важно не составлять именные документы, ведь при кадровых изменениях придется заново утверждать инструкцию.

Если в компании несколько человек занимают одинаковые должности, то для них можно утвердить единый документ и перед началом работы ознакомить каждого. Если же среди персонала обязанности распределяются по-разному, то должности лучше отдельно прописать и утвердить отдельные инструкции. 

Сегодня нет единого закона, который регулировал бы процесс создания документа. Обычно инструкция идет приложением к трудовому договору. В письме Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6 как раз говорится о том, что инструкцию можно оформлять отдельным документом. 

Как составить должностную инструкцию помощника руководителя

За образец должностной инструкции помощника руководителя можно взять готовый документ — скачанный из интернета или предложенный в этой статье.

Так как единой формы не существует, вы можете самостоятельно внести необходимые изменения и указать требования. Однако при составлении инструкции лучше придерживаться общепринятых правил.

Обычно в неё включают следующие разделы:

1. За какие посты отвечает
2. Цель поста
3. Основные функции
4. Основные инструменты
5. Непосредственный руководитель
6. Продукт поста
7. Ключевые показатели (статистика)
8. Чек-лист проверки качества работы на посту

Зачастую руководитель добавляет в этот список и другие пункты, например, описание условий труда. Каждый начальник сам определяет, какую информацию включить в инструкцию. Ниже приведены возможные дополнительные разделы.

Основные положения

Этот пункт включает информацию о должности и квалификации. Если человека принимают в качестве помощника руководителя, то важно упомянуть, что он должен уметь обращаться с офисной техникой, обладать знаниями в области документооборота, разбираться в компьютерных программах. Иногда обязательно знание иностранного языка.

Обычно в инструкции прописывают, кто будет руководителем помощника, чем сотрудник должен руководствоваться при выполнении функционала. Если нанимают несколько сотрудников в качестве ассистентов, то необходимо прописать для каждого обязанности.

Функции

Этот раздел содержит подробное перечисление всех обязанностей, которые должен будет выполнять сотрудник. Обычно здесь помимо круга обязанностей описываются особенности работы. Например, частично можно взять информацию из инструкции секретаря, добавить туда пункты, которые касаются коммуникации с людьми, прописать дополнительные обязанности.

Стоит помнить, что помощник руководителя может заменять секретаря, но у него гораздо шире функционал, поэтому это стоит учитывать при составлении инструкции.

Ответственность

В этот раздел нужно включить всю информацию, которая касается нарушения трудового законодательства, внутренних правил компании, например, разглашение информации или несоблюдение дисциплины. Можно для каждого нарушения прописать уровень ответственности, однако конкретные меры, связанные с финансовой стороной вопроса, лучше решать, опираясь на юридическую практику и требования трудового кодекса. 

Права

В данном разделе нужно прописать стандартный набор прав помощника руководителя и добавить необходимые пункты, если такие появятся. 

Как только инструкция будет составлена и утверждена, ее нужно распечатать для каждого помощника. Лучше составить документ на фирменном бланке, поставить подписи руководителя и сотрудников, дату подписания и печать. Иногда инструкцию нужно согласовать и с лицами, которые согласовывали назначение. 

Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции помощника руководителя

Как часто документ требует пересмотра? 

Должностная инструкция помощника руководителя может меняться в зависимости от требований, которые начальник предъявляет к должности. С приказом о внесении изменений действующего сотрудника нужно обязательно ознакомить, ему необходимо прочитать документ и в случае согласия поставить свою подпись. 

Какие профстандарты можно использовать? 

Министерство труда разработало профстандарт с кодом «07.002», который был принят 6 мая 2012 года под номером №276н. Этот документ можно использовать в качестве базы для составления документа, инструкция называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». 

В нем указан список трудовых обязанностей и функций, которые относят к должности ассистента, также прописаны права, уровень ответственности, и какую роль в коллективе занимает помощник руководителя.

Какие особенности необходимо участь при составлении? 

Важно понимать, что документ составляется не под конкретного человека, а под должность. Рекомендуется использовать инструкции для всех списков должностей, составлять штатное расписание. Если же сотруднику придется заниматься дополнительным объемом задач, то в инструкции необходимо прописать данное требование. 

Помощник руководителя может совмещать две или более должностей, ведь в обязанности ассистента входит обширный функционал. Это и работа секретаря, личного ассистента, нередко заместителя директора. Чтобы человек четко понимал, в чем заключаются его обязанности, лучше ознакомить его с инструкцией, которая разграничит полномочия. Составить такой документ можно, опираясь на готовый шаблон или же добавить в него свои пункты. 

Резюме:

Должностная инструкция помощника руководителя — это не обязательный, но крайне полезный документ, который фиксирует зону ответственности, функции и ожидания от ассистента. Она помогает выстроить чёткие рабочие отношения между руководителем и помощником, минимизировать недопонимания и формализовать взаимодействие.

Источник изображения на шапке: Andrea Piacquadio / pexels.com