Управление финансовым планированием: основы, частые ошибки

О чем речь? Управление финансовым планированием – отслеживание и корректировка методов, подходов, применяемых при составлении финансового плана, прогнозирования и бюджетирования доходных и расходных статей организации. 

Как действовать? Чтобы правильно организовать финансовое планирование, необходимо наладить учет, утвердить терминологию отчетности, периодически пересматривать заявленные планы. Главное – не допускать критических ошибок. 

Суть финансового планирования 

Под финансовым планированием понимается управление доходами и тратами организации. Денежные средства распределяются по разным направлениям, после чего формируется финансовый план.

Управление финансовым планированием и контроль этой сферы необходимы для обеспечения работы предприятия, его финансирования. Руководители должны иметь четкое представление о наличии денежных средств в компании и о том, достаточно ли их для выполнения поставленных задач.

Предположим, что компания решила увеличить выпуск товара. За прошлый год она произвела продукции на 9 миллионов рублей, а хочет — на 40 миллионов. Чтобы этого достичь, необходимо установить новую производственную линию, найти и отремонтировать подходящее помещение, приобрести оборудование.

На счетах компании есть 20 миллионов рублей. Понять, достаточно ли этих средств для реализации цели, можно, составив детальный финансовый план.

Результаты могут быть такими:

• Да, у нас достаточно ресурсов, чтобы воплотить проект в жизнь.
• Нет, на данный момент ресурсов не хватает, необходимо искать новые источники финансирования. Можно оформить кредит или привлечь инвестора.

Этапы финансового планирования 

Финансовый план создается в несколько этапов, которые нужно последовательно пройти.

Шаг 1. Сбор данных за предыдущие периоды

Проанализируйте прошлые результаты работы предприятия. Посмотрите, что вам позволило достичь таких показателей и почему не удалось заработать больше. На основании этого вы сможете более корректно определить цели и учесть позволяющие их достичь нюансы.

Шаг 2. Постановка целей

Решите, каких показателей вы хотите достичь в новом периоде. Например, вы планируете поднять выручку на 25 %, уменьшить расходы на 8 %, завоевать новый рынок. На этом этапе вам нужно учесть прошлый опыт, а если вы только начинаете свое дело, и опыта еще нет, создайте финансовую модель, на которую будете опираться.

Шаг 3. Прогноз доходов и расходов

Если на втором этапе управления финансовым планированием вы ставили стратегическую цель, то сейчас вам нужно сосредоточиться на операционных показателях. То есть детально продумать, как вы будете достигать поставленных целей.

Пример стратегических целей и планирования доходов и расходов

Шаг 4. Формирование бюджета

Бюджет является важным элементом финансового планирования. Цели, поставленные в предыдущем шаге, вам нужно еще больше детализировать — распределить их по направлениям и учетным статьям, а также разбить по месяцам (либо кварталам).

Предположим, что вы владеете IT-компанией, реализующей лицензии готовых сайтов и оказывающей услуги. Нужно распределить выручку, которая поступит от каждого направления, подумать, в какие месяцы более активно продаются услуги, а в какие — лицензии.

Таким же образом следует распределить и расходы. Подобное распределение крупной цели на более мелкие шаги делает ее более достижимой, поскольку вы понимаете, что именно нужно делать, чтобы добиться задуманного.

Шаг 5. Контроль исполнения

Составив план, нужно продолжать с ним работать – постоянно сравнивать с реальными показателями и при необходимости вносить изменения в него либо в стратегию. 

Итак, мы рассмотрели, как составлять финансовый план. Далее разберемся с его элементами.

Основы управления процессом финансового планирования

Предпринимателям, ведущим малый или микробизнес, понимающим, что нужно привести в порядок финансовые дела, сначала необходимо обратить внимание на управленческий учет, термины и понятия, а также на детализацию затрат и доходов.

Этап 1. Наладьте управленческий учёт

Без план-фактного анализа планирование будет бессмысленным. При этом сравнивать плановые и фактические показатели необходимо в единых стандартах.

Поэтому, перед тем как планировать финансы, вам следует разобраться с управленческим учетом:

• напишите перечень расходных и доходных статей;
• подберите формы планов и отчетов;
• определитесь с методами признания доходов и затрат.

Все требуемые настройки можно выставить в Google Таблицах или в MS Excel, а также в специальных сервисах. Подумайте, каким образом вы будете фиксировать факты, и в этом же ключе формируйте планы.

Этап 2. Называйте вещи правильно и договоритесь с коллегами и партнерами о терминах.

Планируя деятельность компании, финансовый менеджер собирает информацию у коллег, также он сообщает им результаты и обсуждает их. Чтобы партнеры понимали, о чем идет речь, и не были введены в заблуждение, о терминах важно договориться заранее.

Но бывает так, что в условиях жестких ограничений по срокам менеджер мало внимания обращает на термины, применяемые в отчетах и статьях. Он и так все понимает, а если слышит возражения, отвечает, что это не оказывает влияния на цифры и формулы. Но нужно помнить о подводных камнях. 

Во-первых, спустя время финансовый менеджер может и сам забыть, что он обозначил той или иной фразой. Во-вторых, он обязан помнить, что и другим специалистам должно быть все понятно. Кроме того, коллеги тоже должны привыкать к научным терминам.

Этап 3. Пересматривайте планы с учётом фактических данных

В некоторых ситуациях более полезным является не столько план-фактный анализ определенного периода, сколько учет реальных показателей при пересмотре планов в середине года.

Так, вы можете каждый месяц сопоставлять плановые и реальные показатели и получать обновленный прогноз. Это поможет вам вовремя отследить состояние дел и понять, надо ли вносить какие-либо изменения в работу компании.

При появлении новых вводных можно сделать обновление планов до конца года.

Этап 4. Создавайте сценарии

Под сценариями понимаются версии бюджета.

Вы не обязательно должны соблюдать классический порядок и составлять пессимистичный, реалистичный и оптимистичный бюджет. Но нужно все-таки иметь несколько вариантов прогнозов. При этом «факт» также должен являться одним из сценариев.

При управлении финансами и финансовом планировании не нужно писать очень подробные планы. Делайте акцент на основных показателях и данных, которые легко поддаются прогнозированию.

Это, например, выручка, фонд заработной платы, график выплат по лизингу. Учет остальных данных можно вести «по средней». К таким показателям относятся комиссии банков, потери при конвертации валют, затраты на канцелярию и так далее.

Каждое предприятие имеет свой список усредненных статей. Важно только соблюдать принцип существенности, который звучит так: размер уточнений показателя не должен быть выше затрат на реализацию этих корректив.

Например, в месяц ваша компания тратит на канцелярские товары 7000 рублей. При этом вы точно знаете, какая именно канцелярская продукция используется. Никаких изменений в бизнесе или увеличения штата у вас не планируется. 

Теоретически, формируя бюджет на следующий год, вы можете проанализировать увеличение стоимости каждого вида канцелярии и рассчитать сумму затрат умножением цены на количество. А можно просто 7000 рублей помножить на предполагаемый процент инфляции, то есть 7000 х (100 % + 7 %) = 7490 рублей.

Допустим, для первого варианта бюджета нужен будет один день работы финансового аналитика, который имеет оклад 150 000 рублей.

В таком случае расходы на прогнозирование статьи «Канцелярские товары» будут равны: 150 000 рублей / 21 рабочий день = 7142 рубля в день. То есть на сотрудника каждый день будут иметь место расходы, сопоставимые с величиной целой статьи.

Лучше в таком случае рабочее время сотрудника высокой квалификации расходовать на более существенные задачи.

При этом не нужно писать огромные отчеты с большим количеством строк, поскольку их все равно никто не запомнит. Нужно выделять те показатели, которые оказывают влияние на бизнес, и которые вы в состоянии отследить и изменить. Все остальные данные можно группировать.

Основные принципы управления финансовым планированием

В настоящее время эксперты называют следующие основные принципы:

• обоснованность;
• системность;
• сбалансированность;
• прозрачность.

Рассмотрим подробнее их особенности и специфику относящихся к ним компонентов финансового планирования.

Принцип обоснованности состоит в утверждении расходных статей, отражающих объективные потребности предприятия, а также доходных статей, которые находят подтверждение в объективных расчетных данных или в юридических гарантиях.

Издержки, которые не являются обязательными в рамках определенного периода, входящего в финплан, либо не нужные бизнесу, должны иметь статус второстепенных или исключаться из плана. Также и доходы, которые не имеют гарантии получения, не должны являться обязательными составными частями финансового плана.

Принцип системности в управлении финансами, финансовом планировании и прогнозировании предполагает выделение расходных статей, формирующих общность затрат, определенным образом связанных между собой и являющихся логическим элементом инвестиционной политики предприятия.

Когда организация работает эффективно, в ней не бывает такого, что какая-то расходная статья не связана с другими хотя бы в отношении нацеленности на решение общих бизнес-задач.

При создании финансовых планов нужно соблюдать баланс относительно поддержания оптимального соотношения настоящих потребностей компании и имеющихся у нее ресурсов. Другим аспектом сбалансированности является проработка сценариев возникновения дисбалансов в модели ведения бизнеса, связанных с влиянием внешних факторов. 

Финансовое планирование должно быть прозрачным для всех субъектов, которые участвуют в его формировании, и других заинтересованных сторон.

Прозрачность выражается в обеспечении доступности показателей, прописанных в доходных и расходных статьях, а также методов их нахождения и трактовки этих методов для всех участников финансового управления предприятием, чтобы им было понятно, почему финансовый план имеет именно такую структуру.

Таким образом, бюджетирование, представляющее собой процесс создания расходных и доходных статей, а также являющееся важнейшим элементом финансового планирования, дополняется методами, которые:

• позволяют оценить обоснованность доходных и расходных статей;
• дают возможность понять, соблюдается ли при создании финансовых планов принцип системности;
• позволяют создавать сбалансированные финпланы;
• обеспечивают прозрачность создания финпланов.

Критические ошибки в управлении финансовым планированием

Даже если бизнесмен последовательно соблюдает все этапы финансового планирования, он может ошибиться. В таком случае он только зря потратит время, а не использует полноценно этот рабочий инструмент. Рассмотрим, какие могут быть ошибки при осуществлении финансового планирования:

Отсутствие реальных показателей для планирования

Нередко бизнесмены не берут во внимание предыдущие показатели доходов и расходов, и в результате ставят заниженные или завышенные цели.

Планирование нужно начинать, основываясь на реальных данных прошлого периода. Если финансовая история у вас пока отсутствует, создайте предварительную модель, основываясь на прогнозах и стандартах по отрасли.

Нереалистичные цели и прогнозы

Часто бизнесмены ставят перед компанией слишком завышенные цели, достижение которых в данных условиях и при имеющихся ресурсах невозможно.

Проанализируйте потенциал, который есть у вашей компании, опираясь на предыдущий период, текущие условия рынка и конкурентов. Сформулируйте цели, соответствующие вашим настоящим возможностям.

Неграмотное распределение расходов

Часто бизнесмены, составляя финансовый план, не учитывают сезонные колебания, отражающиеся на бизнесе, а также важные затраты переменного характера.

При планировании расходов нужно учитывать сезонность, экономическую ситуацию и изменение стоимости ресурсов. Важно прогнозировать «хорошие» и «плохие» месяцы, чтобы предотвратить кассовые разрывы.

Игнорирование резервов и рисков

Если недооценить важность резервных фондов и игнорировать страхование от рисков, при форс-мажорных обстоятельствах может возникнуть дефицит средств.

Резервный фонд должен быть у любой компании. Рекомендуется закладывать в бюджете примерно 5–10 % на непредвиденные обстоятельства и расходы.

Неучет долгов и обязательств

Важно выполнять все долговые обязательства перед поставщиками, заемщиками, налоговой службой, чтобы не оказаться в должниках.

Иначе на организацию наложат штрафы, а ее финансовая репутация ухудшится.

Все задолженности должны быть включены в план, а имеющиеся обязательства нужно постоянно контролировать.

Отсутствие постоянного контроля и корректировок

Многие бизнесмены забывают о том, что после составления финплана его нужно все время актуализировать, внося изменения в процессе работы.

По мере развития своего предприятия и изменения рыночных условий регулярно проверяйте и корректируйте свои финансовые показатели и бюджет.

Часто задаваемые вопросы об управлении финансовым планированием 

Какие выделяют виды финансового планирования? 

Существует краткосрочное, среднесрочное и долговременное финансовое планирование.

• Краткосрочное — такое планирование выполняется на небольшой срок, например, на месяц или несколько недель. Подобное планирование выглядит как полный перечень затрат и прогнозируемых доходов за определенное время.

• Долгосрочное — роль такого финансового планирования в управлении организацией заключается в том, что компания решает, какие показатели ей нужно получить спустя 3–5 лет, и, основываясь на этом, составляет перечень последующих действий. Руководители используют информацию о расходах и имеющиеся финансовые показатели.
• Среднесрочное — такое планирование осуществляется на период от нескольких месяцев до года. При этом применяются не конкретные показатели, а те, которые можно спрогнозировать. На основании этого составляется план, и в дальнейших расчетах учитываются прогнозные данные.

Когда нужно обновлять финансовый план?

Даже если план составлялся на год, его нужно регулярно пересматривать и корректировать. 

Предположим, что предприятие в конце года сформировало бюджет и начало работать в соответствии с ним. В апреле стало очевидно, что некоторые показатели были заложены ошибочно, поэтому работать по такому плану до конца года бессмысленно.

В рамках финансового планирования и управления бюджетом необходимо пересмотреть план, учитывая актуальные рыночные тенденции, экономическую ситуацию и обстановку в самой компании. Нужно найти другие способы достижения годовых целей.

Пересмотр финансового плана рекомендуется делать три раза в год:

• первый раз — в апреле-мае, когда первый квартал проходит, и колебания бюджета становятся более заметными;
• второй раз — в августе-сентябре, когда начинается осенне-зимний период, который у многих компаний является самым прибыльным;
• третий раз — в ноябре-декабре, когда составляется бюджет на следующий год.

Как с финансовым планированием связаны баланс, Cash Flow и P&L?

Cash Flow (отчет о движении денег), баланс и P&L (отчет о прибылях и убытках) являются ведущими финансовыми отчетами, имеющими тесную взаимосвязь с финансовым планированием.

• Баланс отражает финансовое положение организации на конкретную дату. Он показывает пассивы, активы и чистую стоимость фирмы, которая еще называется чистой прибылью или капиталом. Баланс характеризует стабильность предприятия, его финансовую устойчивость, а также возможные риски и перспективы развития. 

• Отчет о движении денег — показывает пути поступления денежных средств в организацию за конкретный период, а также направление их расходования (выплаты). В данном отчете отражаются денежные потоки, которые связаны с операционной, финансовой и инвестиционной деятельностью компании. Благодаря такому документу можно понять, эффективно ли предприятие распределяет свои денежные средства. 
• Отчет о прибылях и убытках — показывает финансовые результаты работы предприятия за определенный срок (как правило, за год). В отчете отражается приход, расход, а также чистая прибыль либо убыток за отчетный период. Благодаря P&L можно проанализировать финансовую эффективность фирмы, ее доходность и рентабельность. 

Эти три отчета взаимосвязаны друг с другом и являются важнейшими инструментами для осуществления финансового планирования.

Они дают возможность оценить текущую финансовую ситуацию, результаты прошлого периода, спрогнозировать показатели, а также принять решения, основываясь на этих сведениях, и разработать стратегию.

Если вы внедряете в систему управления компанией финансовое планирование, это значит, что вы перешли на новый уровень развития. Соблюдайте простые рекомендации, которые позволят вам добиться успеха:

• начинайте с учета фактов, а не с планирования;
• сопоставляйте фактические и плановые показатели;
• применяйте прием «Сценарий»;
• детализируйте только самое необходимое;
• обращайте внимание на термины и понятия.

Начинайте такую работу правильно, не останавливайтесь на середине пути, и у вас все получится.

Источник изображения на шапке: Prathankarnpap / Shutterstock

Узнайте, как вовлечь команду в битву за доход, на бесплатном мастер-классе «Формула системного бизнеса»

Зарегистрируйтесь и получите Авторскую книгу Евгения Фролова «Системный бизнес».