Должностная инструкция руководителя отдела: зачем нужна и как составить

О чем речь? Должностная инструкция руководителя отдела – документ, который упорядочивает его работу. В нем описаны основные обязанности начальника, зона ответственности и условия труда. Инструкция составляется в произвольной форме, но с соблюдением классической структуры.

Что учесть? Когда документ будет готов, его нужно заверить подписью руководителя компании и ознакомить с ним работника. Лучше всего для этого вести специальный журнал. Он же пригодится в пересмотре инструкций для внесения изменений.

Обязанности руководителя отдела

В любой компании такому специалисту принадлежит важнейшая роль. Он управляет работой всей команды, отвечает за достижение целей, мотивирует сотрудников на успех. Тот, кто хочет занять эту должность, должен понимать, какие функции нужно будет выполнять. Нужно знать методы эффективного управления.

Обязанности руководителя отдела:

Планирование и организация деятельности подразделения

Руководитель должен уметь планировать работу коллектива и организовывать ее так, чтобы достигать целей. Такая деятельность включает:

• Постановку целей и задач — определение кратковременных и долговременных приоритетов отдела. Важно формулировать цели так, чтобы каждому сотруднику было понятно, что он должен делать. Благодаря этому эффективность работы повышается.
• Разработку планов. Это формирование стратегий и проектов, которые помогут достичь поставленных целей. Необходимо разрабатывать планы таким образом, чтобы учесть возможные риски и свести к минимуму их влияние на работу отдела.
• Распределение средств — эффективное управление материальными и человеческими ресурсами. Сюда входит не только постановка задач сотрудникам, но и работа с бюджетом отдела, обеспечение подчиненных оборудованием и материалами для деятельности.

Контроль и анализ результатов

Это необходимо, чтобы обеспечить выполнение плана и достижение целей.

В рамках данной деятельности руководитель должен:

• Контролировать выполнение задач. Важно постоянно отслеживать прогресс, чтобы вовремя обнаружить проблемы и внести необходимые изменения.
• Анализировать результаты — оценивать соответствие итогов работы поставленным целям. При этом необходимо обращать внимание не только на количественные показатели, но и на качество выполнения задач.
• Корректировать деятельность. Руководитель должен изменять планы и стратегии в соответствии условиям работы. При этом нужно проявлять гибкость.

Мотивация и развитие работников

Важной частью деятельности начальника отдела является стимулирование, обучение коллектива. В его обязанности входит:

• Формирование мотивационной среды. Руководитель должен создать условия, при которых у персонала будут стимулы на эффективную работу. Для этого можно использовать физические и нематериальные мотиваторы.
• Развитие и обучение сотрудников. Необходимо постоянно повышать квалификацию подчиненных, организуя для них курсы и тренинги. При этом важно поддерживать у сотрудников желание развиваться в профессии, а не просто обучать их навыкам.
• Давать обратную связь. Сотрудники должны получать от руководителя конструктивную ответную реакцию. Так они смогут увидеть недостатки в своей работе и устранить их.

Что собой представляет должностная инструкция руководителя отдела

Должностная инструкция руководителя любого отдела, например, маркетинга — это внутренний документ предприятия, содержащий квалификационные требования к человеку, занимающему определенную должность, описывающий его обязанности, права, ответственность, способы поощрения. Она может быть оформлена как самостоятельная бумага либо прилагаться к трудовому договору.

Когда на работу принимают сотрудника, его знакомят с должностной инструкцией, соответствующей занимаемой должности. Согласно Трудовому кодексу РФ, она не является обязательным документом. Ее отсутствие в организации не карается никакими санкциями. Но и сотрудникам, и руководителю она может оказаться нужной.

Польза для подчиненных:

• при отклике на вакансию инструкция помогает понять, соответствуют ли навыки, знания и опыт кандидата требованиям компании;
• в процессе работы благодаря ей можно понять, что можно улучшить для получения более высокого результата;
• при возникновении спорных ситуаций инструкция определяет границы ответственности и помогает обосновать позицию.

Польза для руководителя:

• инструкция содержит подробное описание обязанностей, помогает грамотно распределить их между сотрудниками с учетом потребностей предприятия;
• в ней указаны требования к должности, что позволяет принимать обоснованное решение о трудоустройстве или увольнении работников;
• документ помогает объективно оценить деятельность специалиста, находящегося на испытательном сроке или адаптации, а также при его дальнейшей деятельности;
• инструкция позволяет решать конфликтные ситуации с подчиненными, привлекать их к ответственности при несоблюдении трудовой дисциплины; может стать важным аргументом в спорах, судебных процессах.

Документ составляется для каждой должности, которая предусмотрена штатным расписанием. Например, инструкция руководителя отдела кадров. Для уточнения информации можно воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей.

Есть два вида инструкций:

• Индивидуальные — составляются, если несколько человек занимают одинаковые должности, но имеют разные функции. В таком случае в документе указывается ФИО конкретного работника и описываются его обязанности.
• Типовые — составляются, если среди сотрудников, занимающих одну должность и имеющих одинаковые функции, есть взаимозаменяемость.

Должностные инструкции обычно формируются начальниками отделов, иногда с участием юристов и HR-специалистов. Готовый материал утверждается приказом руководителя, после чего дается для ознакомления сотрудникам (под подпись). Если человек отказывается визировать документ, составляется соответствующий акт. Работника, который не ознакомлен с инструкцией, невозможно привлечь к ответственности за неисполнение ее положений.

Структура должностной инструкции руководителя отдела

Обычно должностная инструкция руководителя отдела или другого сотрудника содержит пять разделов. Составлять документ можно с применением профстандартов, но это не обязательно.

Легко скачать из интернета шаблон инструкции и адаптировать его под потребности компании.

Общие положения

Данный раздел должен включать:

• наименование должности;
• место в организационной структуре предприятия с указанием всех уровней подчиненности и линий взаимодействия;
• требования к образованию, навыкам, знаниям и опыту.

Функции или обязанности

Это основной раздел должностной инструкции, который также можно составлять с помощью профстандартов.

Функционал и обязанности сотрудников на каждой должности необходимо конкретизировать в зависимости от целей и особенностей бизнеса. Важно писать четко и понятно, чтобы избежать дополнительных вопросов от подчиненных и разной трактовки.

Указав список обязанностей, можно завершить его фразой: «и иные поручения руководителя, предусмотренные компетенцией».

Права

Они имеют неразрывную связь с обязанностями. Например, должностная инструкция руководителя отдела персонала предусматривает его право управлять деятельностью подчиненных, принимать участие в подготовке приказов по этому подразделению, а также принимать решения, входящие в зону его компетенций.

Ответственность

Данный раздел содержит санкции за нарушение локальных нормативных актов компании, невыполнение обязанностей, неиспользование прав для осуществления профессиональной деятельности. Может быть предусмотрена материальная, дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.

Заключительные положения

Здесь может быть указан порядок внесения изменений в документ, ссылки на профессиональные стандарты и т. д.

Для скачивания есть образцы должностной инструкции:

• Руководителя департамента обеспечения и управления сетью.
• Руководителя отдела продаж.
• Руководителя производственного подразделения.
• Руководителя производственного подразделения Руководителя Департамента Финансов.
• Руководителя департамента персонала.
• Руководителя отдела анализа и планирования маркетинга.
• Руководителя отдела кадров.
• Руководителя отдела логистики.

Изменение должностной инструкции руководителя отдела

Правку в этот документ вносят в зависимости от того, как он оформлен. Если он является приложением к трудовому договору, то нужно будет изменять это соглашение и писать к нему дополнение.

Если должностная инструкция, например, руководителя отдела закупок, составлена как отдельный документ, то нужно издать соответствующий приказ. Изменения могут требоваться в соответствии с условиями трудового договора. Например, если введен иной режим работы специалиста или дополнены обязанности. Об этом говорится в Письме Министерства труда РФ № 14-6/ООГ-6058 от 27 сентября 2022 года.

К изменениям трудовой функции относится перевод на другое место работы. Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ, это возможно исключительно после письменного уведомления специалиста и при получении его согласия. Должностную инструкцию нужно менять после того, как сотрудник даст добро на продолжение трудовых отношений.

Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции руководителя отдела

Что делать после ее создания?

На документе должен быть поставлен гриф «Утверждаю», название должности руководителя, его ФИО, подпись и дата визирования.

Как знакомить сотрудников?

Можно создать журнал и вносить туда документы, о которых нужно известить специалистов. Также можно дать работнику расписаться на обоих экземплярах должностной инструкции.

Как описать условия труда?

Их необходимо указывать в отдельной части документа. Нужно фиксировать продолжительность рабочего дня или смены (с указанием времени начала и окончания периода) необходимость сверхурочного труда, перерывы на обед и отдых.

Также в этом разделе указываются инструменты для работы. И средства защиты, если деятельность ведется на вредном производстве, другое техническое оснащение. Нужно описать порядок выплаты компенсаций при переработке.

Обязательно ли в должностной инструкции указывать конкретное место сотрудника?

Нет, это делать необязательно. Но описание рабочего места можно включить в раздел «Общие положения». Здесь можно также указать требования к квалификации сотрудника на конкретной должности, отразить подчиненность и порядок замещения.

Что собой представляет положение о разработке и утверждении этих документов?

Данный материал не является обязательным, однако и лишним не будет. В нем содержатся требования по подготовке, согласованию, утверждению и внесению изменений в должностные инструкции.

Положение позволяет создавать четкие и понятные документы, упорядочивает и упрощает работу над ними.

Должностная инструкция является юридическим актом, язык которого не всегда прост для восприятия. Стоит подумать, где и каким образом разместить важный материал из нее, чтобы у работников была возможность иногда к ней обращаться. Необходимо периодически проверять, насколько хорошо коллектив знает основные положения этого документа.

Источник изображения на шапке: Andrea Piacquadio / pexels.com