Изменения в должностную инструкцию работника: этапы и ошибки

О чем речь? Изменения в должностную инструкцию работника вносятся по решению работодателя, но с уведомлением сотрудника. Если втайне добавить обязанностей подчиненному, он имеет полное право обжаловать это в трудовой инспекции и суде. 

Что делать? Внесение поправок происходит при строгом соблюдении алгоритма. От работника нужно получить письменное согласие на отправленное ему уведомление, чтобы в дальнейшем избежать разногласий. Есть определенные требования и к периодичности внесения изменений.

Что собой представляет должностная инструкция

Трудовой договор в обязательном порядке содержит раздел, где указаны обязанности работника, которые он должен выполнять на занимаемой должности.

Должностная инструкция представляет собой документ, в котором детально описано все, что должен делать сотрудник, его обязанности, требования к квалификации, границы ответственности. Каждая организация самостоятельно разрабатывает должностные инструкции, учитывающие особенности работы.

Инструкция может представлять собой отдельный документ либо быть составлена как приложение к трудовому договору.

При трудоустройстве человека обязательно знакомят с коллективным договором, должностной инструкцией, правилами трудового распорядка и иными нормативными документами, предусмотренными в организации для конкретного вида работ. Все это делается до того, как новый сотрудник подпишет трудовой договор.

Изменение должностной инструкции работника по инициативе работодателя

Если трудовые процессы на предприятии каким-либо образом преобразовываются, требуется вносить изменения и в должностные инструкции работников. Это нужно делать в следующих случаях:

• должность стала по-другому называться в штатном расписании;
• необходимо внести изменения в должностные обязанности персонала;
• условия труда на предприятии поменялись;
• название компании изменилось;
• фамилия сотрудника стала другой, а в инструкции она была указана.

В трудовом законодательстве не предусмотрен порядок изменения трудовых инструкций. Процесс корректировки определяется тем, что именно нужно изменить и в каком виде изначально был оформлен документ. Есть три варианта:

1. Должностная инструкция представляет собой приложение к трудовому договору. Тогда для ее изменения должно быть написано дополнительное соглашение.
2. Инструкция является самостоятельным документом, а поправки не затрагивают условия трудового договора. В таком случае меняется только инструкция и сотрудник с ней знакомится под подпись.
3. Инструкция как отдельный документ, но корректировки в ней меняют условия трудового договора. Тогда, согласно статье 74 Трудового кодекса Российской Федерации, работник должен быть извещен об изменениях не позднее чем за два месяца до их внесения. Если его все устраивает, можно вносить поправки в инструкцию и оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Изменение должностной инструкции работника по соглашению сторон

Если работник не возражает против изменений и его трудовые функции остаются прежними, исправить инструкцию легко.

Читайте также!

Качества успешного предпринимателя: деловые и личные

Подробнее

При внесении изменений в должностную инструкцию работника необходимо:

1. Обсудить с ним, какие именно поправки вы хотите внести.
2. Написать проект новой инструкции и взять у работника подпись, подтверждающую его согласие с изменениями.
3. Утвердить новый вариант документа, издав соответствующий приказ.
4. Дать сотруднику на подпись экземпляр обновленной трудовой инструкции, который будет храниться в отделе кадров предприятия.
5. Отразить изменения в трудовом договоре (если он содержит ссылки на инструкцию). Это делается путем оформления дополнительного соглашения в двух экземплярах.
6. Полностью написать в тексте пункты трудового договора, которые поменялись после внесения поправок в инструкцию.

Если сотрудника изменения не устраивают, он будет продолжать трудовую деятельность в соответствии с прежним вариантом документа. Утвержденные корректировки коснутся только новых работников, трудоустроенных после издания обновленной редакции должностной инструкции.

Уведомление сотрудника об изменении должностной инструкции

Инструкция, не являющаяся частью трудового договора, считается внутренним нормативным документом предприятия. Любые, даже самые незначительные изменения должны быть донесены до сведения сотрудников, деятельность которых регламентируется данной инструкцией, в письменном виде. Унифицированной формы уведомления нет. Образец уведомления о внесении изменений в должностную инструкцию можно найти в интернете. 

В некоторых случаях корректировки не требуют согласия работника. Так бывает, например, если на предприятии внедряются новые технологии производства. Сотрудник должен быть уведомлен о том, что в его работе будут изменения, не позднее чем за два месяца до того, как начнет действовать новая должностная инструкция (статья 74 Трудового кодекса).

Важно учитывать, что в таком случае новшества не могут затрагивать трудовую функцию работника. Если же это происходит, работодатель не имеет права менять инструкцию в одностороннем порядке.

Для скачивания есть образец уведомления

Должен ли работодатель доплачивать за новые обязанности

В должностной инструкции необходимо указать только те трудовые обязанности, которые должен исполнять конкретный сотрудник. Если он работает на совмещении, выполняет расширенный объем работ, имеет несколько зон обслуживания или наряду со своей работой выполняет обязанности временно отсутствующего работника, наниматель должен ему доплачивать за это.

Размер дополнительной платы регламентируется соглашением сторон, которое учитывает объем и содержание работ сверх выполненной нормы. 

Если руководитель планирует, что вы будете выполнять не только свои обязанности, но и другую работу (например, работать не только преподавателем, но еще и психологом), ему нужно:

• заключить с вами письменное соглашение о совмещении;
• ознакомить вас с должностной инструкцией психолога (вам необходимо ее подписать);
• отразить в соглашении размер дополнительных выплат за совмещение, а также срок, в течение которого вы будете выполнять эту работу (например, на период отпуска психолога);
• отметить возложенные на вас обязанности и порядок совмещения в приказе.

Бывает, работник считает, что его обязывают выполнять задачи специалиста другой должности, а с точки зрения нанимателя, работа не меняется, а обязанности конкретизируются. Чтобы этого не было, важно понимать, как вносятся изменения в должностную инструкцию сотрудника. Разрабатывая документ, стоит уточнить перечень работ, которые должен выполнять человек на конкретной должности в конкретных условиях.

Для понимания, кто прав, следует более тщательно читать должностную инструкцию, а также трудовой договор.

Предположим, человек работал на посту руководителя механоремонтного участка, а работодатель внес изменения в его должностную инструкцию.

Работник решил, что ему увеличили зону обслуживания и объем работы (обязали отвечать за безопасность дорожного движения, выполнять работу специалиста по выпуску транспорта, взять ответственность за взаимодействие с другими организациями), а заработная плата осталась прежней. В результате он подал на нанимателя в суд.

Однако суд, изучив все документы, установил, что и зона обслуживания, и объем работ у специалиста остались прежними, просто в должностной инструкции были конкретизированы обязанности начальника участка. В итоге иск удовлетворен не был.

Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию без согласия работника

Относительно того, может ли работодатель внести изменения в должностную инструкцию без согласия работника, нужно сказать, что это возможно лишь в единственном случае, когда на предприятии меняются технологические или организационные условия работы.

Например, поставлена новая линия на производстве, закрыто подразделение или разработан новый продукт. Перед тем, как внести изменения в должностную инструкцию работника без его согласия, он должен быть уведомлен об этом не позднее чем за два месяца (статья 74 Трудового кодекса).

Если по новой инструкции человек работать не хочет, можно предложить ему перейти на свободную должность. При этом вакансии должны соответствовать квалификации специалиста либо могут быть предложены нижестоящие должности. Если по состоянию здоровья человек не может претендовать на какую-либо вакансию и это подтверждается документально, предлагать ее не нужно.

Читайте также!

Создание эффективной команды: роли участников и этапы формирования

Подробнее

В случае если сотрудник не хочет переходить на другую должность либо свободных мест нет, его нужно будет уволить в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса. В день увольнения ему необходимо выполнить окончательный расчет, а также выплатить компенсацию в размере среднего заработка за 14 дней (часть седьмая статьи 178 Трудового кодекса).

В одностороннем порядке менять трудовую функцию специалиста наниматель не имеет права. Необходимо заранее обосновать соответствующими документами любые изменения условий работы (технологические или организационные). Для этой цели можно использовать приказы, служебные записки, делать письменное технико-экономическое обоснование.

Летом 2023 года работодатели должны были изменить должностные инструкции сотрудников, которые занимались ведением воинского учета на предприятии. Это было обязательным условием в связи с изменением порядка и сроков работы по воинскому учету.

Частые ошибки при изменении должностной инструкции работника

Если, корректируя должностную инструкцию, работодатель не соблюдает установленный порядок, это чревато штрафными санкциями от инспекции по труду либо судебными разбирательствами с работниками. Наиболее распространенные ошибки в том, как внести изменения в должностную инструкцию работника:

• Ежегодное изменение инструкций. Если в организации ничего не меняется, необходимости в этом нет. Поправки нужны при смене названия компании, изменении должностей или обязанностей персонала. Если должность занимает другой человек и выполняет ту же работу, что и его предшественник, он может пользоваться действующей инструкцией.
• Внесение исправлений и новых записей в существующую инструкцию. Если в организации меняются какие-либо функции, исправлять или зачеркивать их в инструкции нельзя. Для внесения дополнений и корректировок нужно приказом утверждать новую редакцию документа. 
• До работника не доводят информацию о внесенных изменениях. Контролирующие органы обязательно обратят внимание на то, что человек не был под подпись ознакомлен с изменениями. Игнорировать это нельзя, чтобы это не выглядело так, будто человек не знает, что его задачи и условия труда были изменены. 

Часто задаваемые вопросы об изменении должностной инструкции работника

Когда должностная инструкция не нужна? 

Трудовая функция, то есть деятельность на определенной должности в соответствии со штатным расписанием, специальностью, квалификацией, а также конкретный вид работы, поручаемый сотруднику, обязательно должны быть внесены в трудовой договор (часть вторая статьи 57 Трудового кодекса). Если в нем полностью указаны все трудовые обязанности сотрудника, необходимости в отдельной должностной инструкции нет.

Каким образом можно обжаловать внесение изменений? 

Обратиться в комиссию по трудовым спорам в течение трех месяцев с того момента, когда вам стало известно о нарушении прав. Если причина пропуска этого периода уважительная, комиссия может восстановить срок. Комиссия должна рассмотреть спор работника и работодателя в течение 10 дней с даты поступления заявления.

Когда должна быть составлена новая должностная инструкция?

В законе не указана периодичность обновлений. Согласно статье 57 Трудового кодекса в трудовой договор обязательно должна быть включена трудовая функция (работа по профессии в соответствии с квалификацией и штатным расписанием, конкретный вид деятельности, поручаемый работнику).

Внесение изменений в должностную инструкцию работника — это ответственный процесс. Порядок оформления каждый наниматель определяет самостоятельно. Если инструкция была утверждена в качестве приложения к трудовому договору, а его условия изменились, нужно заключать дополнительное соглашение. В других ситуациях достаточно издать приказ.

Источник изображения на шапке: Lisa Fotios / pexels.com

Узнайте, как вовлечь команду в битву за доход, на бесплатном мастер-классе «Формула системного бизнеса»

Зарегистрируйтесь и получите Авторскую книгу Евгения Фролова «Системный бизнес».