Как делегировать задачи и не допускать ошибок

Как делегировать задачи? В основе передачи части полномочий лежит доверие сотруднику, что он справится с заданием. Возможно, он допустит ошибки, от этого никто не застрахован, но они подарят ему опыт. 

Что учесть? Чтобы правильно делегировать, нужно понимать, какие задачи можно передать на выполнение подчиненным, а какие руководитель должен делать сам. Также нужно контролировать процесс, а не вести тотальную слежку в ожидании, когда человек все провалит. 

Что значит делегировать задачи

Делегирование – это передача полномочий и ответственности за выполнение задачи с целью, чтобы сотрудник самостоятельно довел работу до нужного результата с минимальным контролем.

Однако передача полномочий не работает без доверия. Если руководитель не доверяет своим подчиненным, он:

• Будет все перепроверять.
• Будет забирать ответственность обратно.
• В конечном итоге не сможет создать сильную команду.

Чтобы выстроить правильное делегирование, нужно научиться доверять и допускать, что ошибки неизбежны. Только через ошибки сотрудники приобретают опыт и становятся самостоятельными.

Как понять, что пора делегировать задачи? На это указывают три признака:

• Делегирование позволит оптимизированно распределять задачи между сотрудниками отдела.
• Руководителю не хватает ресурсов, чтобы выполнять свои основные задачи.
• Ваш работник хочет расти по карьерной лестнице, и ему следует предоставить дополнительные возможности для самореализации.

Зачем делегировать задачи

Исследователи из Института общественного мнения Gallup проверили частные американские компании, отличающиеся быстрым ростом, входящие в список Inc.500. Анализ показал, что средняя выручка оказалась на треть выше у фирм, где руководители хорошо умеют делегировать полномочия и задачи.

Основные причины, заставляющие задуматься руководителя, как научиться эффективно делегировать задачи:

• Рост сотрудников. Вы перекладываете часть ответственности на подчинённых, что даёт им возможность получить новый опыт, повысить свою компетенцию и добиться профессионального развития. Сотрудники больше вовлекаются в работу компании, увеличивая собственную мотивацию.
• Перераспределение нагрузки. С помощью делегирования руководитель может разгрузить себя. Так он выделит время для решения стратегических задач.
• Продуктивность и эффективность. Распределяя задачи на подчинённых, которые имеют более высокую квалификацию в решении определённых задач, руководитель может обеспечить достижение хороших результатов.
• Компания. Принимая решения и повышая свою квалификацию, сотрудники вносят свой вклад в рост всей команды. Так в коллективе появляются новые идеи, рождаются инновационные подходы.
• Развитие лидерских качеств. Правильное делегирование позволяет руководителю повышать свои управленческие скиллы. Так он становится настоящим лидером команды.

Какие задачи можно делегировать

Прежде чем думать, как делегировать задачи подчинённому, нужно определиться, что может перепоручить другим:

• Сложные задачи. Руководитель отдела не всегда является наиболее квалифицированным специалистом в команде. Начальник должен знать, кто из его подчинённых лучше всего справиться со сложной задачей, и вовремя дать ему соответствующее задание.
• Рутину. Начальник должен отказаться от ежедневных и обыденных задач, которые он решал до своего повышения. Их следует перераспределить между подчинёнными или найти способ автоматизации. Лучше сосредоточиться на своих основных обязанностях. 
• Задачи, с которыми есть кому справляться лучше. Наверняка в отделе найдётся сотрудник с более высокой, чем у вас, компетенцией в определённых вопросах. Нужно уметь доверять подчинённым, не опасаясь перекладывания на них ответственности.
• Задачи, способствующие профессиональному росту сотрудников. Грамотного заместителя сложно найти. Его нужно выращивать. Найдите наиболее талантливого и мотивированного сотрудника. Передайте ему часть своих задач. Так вы и себе дадите больше свободного времени, и подчинённый получит возможность повысить свои профессиональные навыки.

Что нельзя делегировать сотрудникам

Если начальник понимает, как правильно делегировать задачи, это ещё не значит, что следует все перепоручать подчинённым.

Читайте также!

Как уволить генерального директора: основания, этапы процедуры

Подробнее

Есть вещи, которые лучше делать самому. В их числе:

• Кадровые решения. Только руководитель должен решать, кому следует объявить выговор, а кто может получить повышение. 
• Стратегическое планирование. Начальник должен определить, какого результата через указанный срок должна добиться его команда. Также он выбирает путь, который позволит к этой цели дойти.
• Конфиденциальная информация. Не все сведения, которыми владеет начальник отдела, следует доносить до подчинённых. К примеру, финансовые возможности клиента должны оставаться в тайне от большинства сотрудников.
• Конфликты. Разногласия между сотрудниками должны разрешаться только начальником. Личные отношения не должны мешать рабочему процессу. Атмосфера в коллективе – это зона ответственности руководителя.

Как правильно делегировать задачи

Необходимо разделить процесс на несколько этапов:

• Определение задач, подходящих для делегирования. Начните с простых. Легко донести задачи до подчинённых, а затем проверить результат.
• Выберите сотрудника, которому хватит компетенции для выполнения задачи. Не принимайте во внимание своё личное отношение к подчинённому. Оценивать нужно навыки, а также его желание расти и наличие свободного времени.
• Используйте метод SMART для формулировки задач. Они должны отвечать следующим критериям:

• Измеримость.
• Достижимость.
• Конкретность.
• Ограниченность по времени.
• Соответствие основным целям проекта.

Убедитесь, что ваш подчинённый правильно понял задачу. Дайте ему время на подготовку вопросов, по которым он получит грамотные ответы.

• Письменная фиксация договорённостей. Получите от подчинённого подтверждение ваших слов через электронную почту или мессенджер.
• Оцените промежуточный результат. Если потребуйте – внесите корректировки.
• Оцените итог работы. Заложите побольше времени на проверку. Возможно, потребуются доработки или переделки.
• Дайте обратную связь. Наличие отзыва даст подчинённого возможность для роста. Так он будет знать, как избежать в будущем допущенных ошибок.

Почему не получается делегировать задачи

• Плохая коммуникация. Начальник не может четко поставить задачу сотруднику и определить цели. Когда подчинённый не понимает, что от него хотят – результата не будет. 
• Не хватает доверия. Руководитель сомневается в компетенции сотрудника и не готов доверить ему свои задачи. Возможно, он боится лишиться контроля.
• Недостаток времени для обучения. Руководитель слишком занят, чтобы объяснить детально задачу подчинённому и дать ему необходимые консультации.
• Боязнь ошибки. Всегда есть риск, что подчинённый ошибётся и не справится с задачей. Руководитель должен создавать атмосферу, которая будет способствовать карьерному росту и обучению.
• Ошибка в выборе сотрудника. Руководитель может выбрать подчинённого для делегирования, который не обладает достаточным уровнем квалификации. Если достичь результата не удастся – доверие снизится.

Часто задаваемые вопросы о делегировании задач

Как правильно подбирать сотрудников для делегирования?

Прежде чем передавать задачу, важно понимать, кому ее можно делегировать.

Как выбрать правильного сотрудника:

• Определите ключевые качества и необходимые компетенции для выполнения работы.
• Убедитесь, что у сотрудника есть достаточный опыт и ресурсы.
• Сформулируйте четкие обязанности, чтобы сотрудник понимал свою зону ответственности.

Если сотрудник не соответствует этим критериям, задача не будет выполнена эффективно, а руководитель в итоге вернет работу себе.

Как правильно формулировать задачи?

Частая ошибка многих руководителей – это размытые формулировки. Например: “Сделай так, чтобы клиент купил по нормальной цене и быстро отгрузите ему.” В такой задаче непонятно:

• Что такое “нормальная цена”?
• Что значит “быстро отгрузить”?
• Какой конечный результат ожидается?

Каждая задача должна содержать четкие параметры:

• Продукт или процесс – что именно нужно сделать?
• Конкретный результат – какой должен быть итог работы?
• Сроки выполнения – когда задача должна быть завершена?
• Ответственный сотрудник – кто выполняет задачу?
• Ресурсы и инструменты – есть ли у сотрудника все необходимое?

Читайте также!

Ключевые показатели эффективности работы: понятие, задачи, этапы разработки

Подробнее

Если руководитель не дает четких инструкций, это приведет к:

• Хаосу.
• Постоянным переделкам.
• Обвинениям и конфликтам.

Почему контроль важен даже при хорошем делегировании?

Ошибочно думать, что передал задачу – и можно забыть про нее. Контроль – это не недоверие, а способ выявить проблемы вовремя. Даже опытные сотрудники нуждаются в промежуточных координациях.

Как правильно контролировать выполнение задачи?

• Если задача длительная, назначьте промежуточные проверки. Например, если складская инвентаризация идет неделю, не ждите пятницы – уточните в начале недели, как идет процесс.
• Важно, чтобы контроль был коротким, но регулярным, чтобы вовремя выявлять ошибки.

Без промежуточного контроля можно потерять много времени, а ошибки станут очевидными слишком поздно.

Как оргструктура помогает делегированию?

В небольших компаниях сотрудники часто не понимают, кому передавать задачи, и идут напрямую к владельцу. Если руководитель становится точкой входа для всех вопросов, он:

• Перегружается и не успевает стратегически управлять бизнесом.
• Злится и нервничает, потому что его дергают по мелочам.
• Сотрудники перестают к нему обращаться, но не потому, что проблемы исчезли, а потому что боятся.

Как оргструктура решает проблему:

• У каждого сотрудника есть четкое понимание, кто за что отвечает.
• Понятна линия подчиненности – сотрудники не бегут к первому лицу, а знают, кто их руководитель.
• Процессы идут быстрее, потому что решения принимаются на нужном уровне.

Особенно важно внедрить оргструктуру, если в компании несколько уровней управления.

Как научиться делегированию задач подчинённым?

Среди неплохих книг для обучения делегированию можно выделить:

• «Делегирование: результат руками сотрудников», А. Фридман.
• «Успех чужими руками. Эффективно делегирование полномочий», М. Урбан.
• «Эмоциональный интеллект», Д. Гоулман.
• «Делегирование полномочий», К. Кинан.

Неплохо помогает в обучении делегированию наблюдение за сотрудниками, находящимися выше по иерархии. Можно отмечать приёмы, которыми они пользуются, а затем повторять их.

Без делегирования невозможно обойтись, если собственник планирует развивать свой бизнес. Этот метод позволяет добиваться более высоких результатов аналогичными или меньшими ресурсами.

Повысив эффективность делегирования, можно увеличить контроль над процессами и снизить риски. Достаточно детально изучить эту тему.

Источник изображения на шапке: Andrea Piacquadio / pexels.com

Узнайте, как вовлечь команду в битву за доход, на бесплатном мастер-классе «Формула системного бизнеса»

Зарегистрируйтесь и получите Авторскую книгу Евгения Фролова «Системный бизнес».