Создание эффективной команды: роли участников и этапы формирования

О чем речь? Создание эффективной команды необходимо для продуктивной реализации бизнес-задач, предотвращения конфликтов в коллективе и снижения текучки кадров. Группа единомышленников формируется согласно определенным этапам.

Что предстоит? Нужно задать цель и очертить портрет команды, подобрать руководителя и исполнителей, постоянно отслеживать их совместную работу. Чтобы все получилось, необходимо понимать роли участников и уметь решать их типичные проблемы.

Характеристики эффективной команды

Успех любой компании обусловлен людьми, которые ежедневно выполняют задачи. От того, как они подходят к работе, зависит результат.

Эффективно взаимодействовать могут только члены команды. Группа людей, собранных вместе под одним началом, не всегда является ею. Она называется ей лишь номинально, поэтому её эффективность стремится к нулю.

Главное отличие настоящей команды – не просто наличие общей цели. База ее – способность эффективно и продуктивно работать над достижением приоритета. Именно поэтому руководителям важно стремиться к созданию эффективной команды.

Что же отличает эффективную команду от простой группы людей? Ключевыми факторами здесь выступают общие интересы, теплая атмосфера и умение понимать друг друга. Разберем подробнее каждую характеристику:

• Общие интересы.

Это фундамент успеха. Эффективная команда – не просто сборная солянка специалистов. Её участники объединены общими целями, интересами и ценностями, направленными на достижение единого результата. Важно, чтобы эти характеристики коррелировали с целями и стратегией компании.

• Теплая атмосфера.

Это залог продуктивности. В эффективной команде царит атмосфера доверия, взаимопомощи и взаимоуважения. Это не значит, что все должны быть лучшими друзьями, но важно наличие положительного эмоционального фона, где каждый чувствует себя комфортно и безопасно.

В такой обстановке люди свободнее выражают идеи, делятся знаниями и поддерживают друг друга в сложных ситуациях. Отсутствие доверительных отношений ведет к интригам, конфликтам и снижению продуктивности.

• Умение понимать друг друга – ключ к слаженности.

Каждый человек уникален, и это нужно учитывать при работе в команде. Эффективное взаимодействие основано на умении слушать, понимать и учитывать мнения друг друга.

Важно уметь четко формулировать мысли и адекватно воспринимать информацию от коллег. Разные стили работы и подходы к решению задач не препятствие, если члены команды уважают индивидуальные особенности друг друга и способны найти общий язык. Отсутствие этого приводит к недопониманию, ошибкам и конфликтам, которые тормозят достижение единой цели.

• Мотивация.

Каждый участник команды должен быть наполнен энтузиазмом и стремлением к реализации общей, четко определенной цели. 

Здесь крайне важна роль лидера. Он должен создать эффективную мотивационную структуру.

Чем больше сотрудники будут заинтересованы в достижении заданных результатов, тем быстрее и продуктивнее они смогут взаимодействовать друг с другом.

• Ответственность за себя и единый результат.

Создание эффективной команды – это не просто группа людей с общей целью. Это сплоченный коллектив единомышленников, объединенных интересами, теплой атмосферой, умением эффективно взаимодействовать.

Только такая команда способна достигать высоких результатов и преодолевать любые препятствия на пути к успеху.

Именно взаимодействие, а не индивидуальные достижения становятся в ней главным двигателем прогресса.

Этапы создания эффективной команды

Чтобы сформировать ее, необходимо составить стратегию и действовать последовательно. Ниже перечислены шаги алгоритма:

• Определить приоритет.

Понятная и чёткая цель позволяет команде работать согласованно. Для повышения эффективности полезно «есть слона по кусочкам» то есть  разбивать главную задачу на более мелкие. Это помогает каждому участнику отслеживать прогресс и понимать, когда будет достигнут результат.

Например, необходимо отрисовать дизайн логотипа. Для этого нужно дать техническое задание, выбрать дизайнера, согласовать результат. Если задача сложная и многогранная, то каждым этапом должен управлять конкретный сотрудник, что упрощает контроль за нагрузкой и расходами ресурсов.

• Выбрать сильного лидера.

Это такой руководитель, который ясно понимает бизнес-цели и умеет эффективно доносить их до сотрудников. При этом у него достаточно компетенций и лидерских качеств, чтобы помочь команде достичь задуманного. Кроме того, он играет важную роль в разрешении конфликтов, поиске необходимых ресурсов и решении технических проблем.

Такой стиль управления способствует улучшению взаимодействия и повышению общей продуктивности, что в конечном итоге ведет к достижению бизнес-целей.

• Определить портрет команды.

Данное действие необходимо, чтобы определить, какие сотрудники и их компетенции актуальны в данный момент, а какие могут понадобиться в будущем. Для формирования команды можно применять функциональный подход.

Например, создавать IT-команду из дата-аналитика, Data Scientist и дата-инженера. Также можно использовать кросс-функциональный подход, то есть собрать специалистов, которые будут работать в финансовом, маркетинговом или операционном отделе.

Такой подход позволяет эффективно адаптироваться к меняющимся требованиям бизнеса и обеспечивает необходимую гибкость в управлении ресурсами.

• Подобрать людей под цели и создать профиль должностей.

Это позволит определить ключевые качества и компетенции, необходимые для членов команды. Для достижения высокой продуктивности важны как профессиональные навыки, так и личностные характеристики сотрудников.

Консультант по менеджменту Мередит Белбин разработал модель, в которой выделяет девять ролей, распределяемых между участниками команды. Он классифицирует их на три основные категории: интеллектуальные задачи, практическая деятельность и взаимодействие с людьми.

Понимание модели командных ролей полезно не только для руководителей, но и для самих участников команды. Это позволит им осознать свои сильные и слабые стороны.

При формировании эффективной команды не обязательно строго следовать списку Белбина и брать ровно 9 человек. Наличие всех ролей в ней не является обязательным. Главное — сосредоточиться на целях команды и задачах, которые она должна решить, а также обеспечить, чтобы ее члены дополняли друг друга.

Если некоторые роли остаются незанятыми, руководитель может взять их на себя или развить необходимые качества у других сотрудников.

• Оценивать результаты работы.

Регулярная такая работа необходима, чтобы команда оставалась на верном пути к достижению целей. Это позволяет своевременно корректировать процессы и повышать общую эффективность труда.

К примеру, если выяснится, что команда не справляется с планом по продажам, руководитель сможет оперативно отреагировать, перераспределив задачи между участниками или согласовав рекламную акцию с отделом маркетинга.

Стадии формирования эффективной команды

Создание ее – это многоэтапный процесс. Она не появляется в одночасье. Прежде, чем стать командой, коллектив проходит разные стадии:

Притирка

Интеграция в новую команду — ключевой этап формирования сплоченной команды. Участники начинают осознавать способности и навыки друг друга, что формирует продуктивные отношения.

Фаза притирки, когда сотрудники взаимодействуют и открывают свои личностные качества, навыки и мировоззрение, играет ключевую роль в создании здоровой командной динамики. Часто в этот период рекомендуется привлечение коуча, который может помочь в налаживании взаимопонимания и эффективной коммуникации внутри группы.

Конфликты

Любое столкновение мнений и интересов – это уже проблема. И они неизбежны в каждой организации. Однако руководитель должен способствовать сплочению команды, помогая извлекать ценные уроки из разногласий. Это создает возможность для роста и улучшения, укрепляя единый дух и повышая общую эффективность работы.

Эксперименты

Третий этап наступает, когда конфликты уже успешно разрешены, члены команды сосредоточены на эффективном распределении рабочего времени, личном и профессиональном развитии.

Сотрудники сталкиваются с ошибками, но постепенно находят способы их исправления, что обеспечивает слаженную, стабильную трудовую и творческую деятельность.

Креативность

Бывают случаи, когда традиционные методы решения задач оказываются неэффективными, и тогда требуются новые, творческие подходы. В этот момент лидеры проявляют креатив, инициативность и ответственность. Это позволяет находить нестандартные решения и способствует развитию команды.

Зрелость

На текущем этапе команда демонстрирует значительное взаимопонимание и единство.

Члены коллектива уверенно распределяют обязанности, осознавая свои роли и ответственность. Они решают возникающие трудности без излишних эмоций, сохраняя дисциплину.

Благодаря этой высокой степени организованности, команда успешно справляется даже с самыми сложными задачами и достигает намеченных результатов.

Роли участников в эффективной команде

На эффективность работы влияют личностные и индивидуальные характеристики каждого её члена. Важно понимать не только тип личности, но и её командую роль.

Доктор психологических наук Рэймонд Белбин выделил 8 ролей. Считается, что для любого человека одна из них является привычной. Необходимо знать командные роли сотрудников, чтобы знать, кто с какой задачей справится лучше всего.

Координатор

Это разумный и эмоционально зрелый человек. Он легко организует и руководит людьми. Он уверенно ощущает свои силы, отличается стабильностью, выдержкой. Координатор придерживается порядка, мастерски объединяет команду. У него хорошо развиты стратегические навыки, что позволяет ему эффективно распределять задачи, принимая во внимание способности каждого члена группы.

В то же время, он не проявляет интереса к глубокому исследованию тем и идей, его уровень интеллекта на среднем уровне, творческим подходом также похвастаться не может.

Зачинщик

Они отличаются креативом и нестандартным мышлением. Именно от них поступает огромное количество интересных и выдающихся идей. Такие сотрудники, обладая способностью решать сложные проблемы, часто являются интровертами, сосредоточенными на внутреннем мире.

Из минусов: эти работники быстро теряют интерес к реализации своих замыслов, игнорируя важные детали, и склонны акцентировать внимание на собственных концепциях и целях. В результате их стремления и идеи часто не совпадают с приоритетами команды.

Оценщик

Такие люди обладают выдающимися навыками анализа. Они отличаются объективностью, размеренностью, неторопливостью, вдумчивостью. Эти качества позволяют им находить неточности в документах и предотвращать потенциальные ошибки в работе группы.

Оценщики эффективно справляются с объемной письменной информацией и рутинными задачами, но часто остаются погруженными в собственные мысли.

Они отлично работают по шаблону, поэтому особо хороши в монотонной работе, требующей сосредоточенности. Но генерировать идеи у них получается слабо. Эти люди могут демонстрировать эмоциональную сдержанность и даже иногда бестактность.

Работник команды

Сотрудники-коммуникаторы. Они отличаются надежностью, отзывчивостью и общительностью, что позволяет им строить крепкие дружеские связи внутри команды. Проявляют лояльность, толерантность. Умеют внимательно, активно, эмпатично слушать.

Такие работники способны эффективно разрешать конфликты и вносят вклад в создание позитивной атмосферы в коллективе, успешно взаимодействуя даже с самыми сложными руководителями.

Тем не менее, в условиях кризиса они могут проявлять нерешительность и предпочитают подстраиваться под ситуацию, не стремясь ее изменить. Эти сотрудники склонны развивать предложенные идеи, не замечая их возможных недостатков.

Исследователь ресурсов

Умеют замечать вокруг новые возможности и оперативно оценивать их потенциал. Отличаются творческим подходом, уравновешенностью, любознательностью и оптимизмом. Обычно они пользуются уважением в команде и способны налаживать эффективные связи. Исследователи ресурсов хорошо справляются с задачами в условиях стресса и кризиса.

Однако для генерации идей они часто опираются на подсказки. Могут быстро терять интерес к реализации задуманного: излишний оптимизм и недостаток критического анализа мешают им глубже погружаться в процесс. Для них крайне важно получать постоянную обратную связь, которая поддерживает их мотивацию и вовлеченность.

Формирователь

Их девиз: «Всегда готов». Они проактивны, действенны, умеют быстро принимать решения и смело реагировать на любые вызовы.

Отличаются целеустремлённостью, всегда держат в фокусе результат. Они постоянно борются с инертностью и неэффективностью коллег. Эти лидеры не боятся конфликтов и непопулярных решений, ведь для них главное — достижение цели.

Но именно это может быть и недостатком: они склонны легко вступать в споры и провоцировать ссоры. Формирователи часто испытывают сомнения в себе. Для повышения уверенности им необходимо видеть конкретные результаты своей работы и получать признание извне. Кроме того, они воспринимают команду как продолжение себя, что усиливает их стремление к успеху.

Работник компании

Такие сотрудники успешно воплощают задуманное в реальность. Они могут создать структурный, чёткий и понятный план действий, следовать ему, организовать других сотрудников. Их основное стремление — довести начатое до конца. И они заряжают им остальных.

Работники компании трудолюбивы и способны эффективно справляться с такими задачами, как построение графиков, расчет бюджета и систематизация данных. Им хорошо даётся всё, где нужна структура и логика.

Однако они могут любые изменения встречать с сопротивлением. Им не нравятся нововведения и нарушения существующего порядка. Это может затруднять адаптацию команды к новым условиям и препятствовать реформам.

Завершитель

Они всегда стремятся к совершенству в деталях, постоянно дорабатывают и улучшают результаты своей работы, нацеливаясь на высокие стандарты во всем. Завершители создают атмосферу, где каждый понимает, что халатность и небрежность недопустимы. Это способствует формированию культуры ответственности и качества, что ведет к более эффективной работе всей команды.

Однако завершители склонны к беспокойству и часто любят брать на себя роль руководителей, давая указания и принимая решения. Иногда они настолько дотошны, что коллеги это примут за нудность. Из-за этого может возникать напряжение.

Итак, есть 8 ролей, каждая из которых обладает специфичными сильными и слабыми сторонами. Необходимо стараться, чтобы в коллективе были сотрудники всех позиций.

Тогда все будут гармонично дополнять друг друга, что приведет к созданию эффективной команды.

Советы руководителю для создания эффективной команды

Она редко формируется самостоятельно. В формировании и поддержании здоровой и активной корпоративной культуры ключевую роль играет руководитель. Вот несколько советов, которые могут помочь лидерам укрепить команду:

• Будьте примером.

Лидер должен учить с команду личной инициативой. Если агитируете за здоровый образ жизни, то сами должны его придерживаться. Если для вас важно, чтобы в коллективе царили уважение и взаимопомощь, сами проявляйте эти качества, сдержанность и открытость.

Если лидер требует одного, а сам ведёт себя по-другому, не стоит ожидать, что сотрудники будут прислушиваться к его словам.

• Общайтесь со своей командой.

Руководитель должен активно взаимодействовать с сотрудниками, регулярно обсуждая важные вопросы и выслушивая мнения. Важно не только предоставлять обратную связь, но и направлять команду, поддерживая открытый диалог, который способствует доверию и вовлеченности. Такой подход помогает создать атмосферу открытости, инициативности.

• Организуйте обучающие мероприятия.

Тренинги, мастер-классы, курс дополнительного образования, семинары играют ключевую роль в развитии сотрудников как профессионалов и личностей. Руководитель должен активно предоставлять команде доступ к обучающим мероприятиям.

Это не только помогает расширять знания и навыки сотрудников, но и способствует их мотивации и вовлеченности.

• Ставьте цели и отслеживайте прогресс.

Это способствует поддержанию мотивации сотрудников и их фокусу на достижение результатов, а также даёт руководителю возможность определить, какие изменения необходимо внести в корпоративную культуру для успешного развития команды.

• Будьте открыты изменениям.

Лидеры должны быть дальновидными и понимать, что мир постоянно трансформируется. Компания должна адаптироваться к этим изменениям.

Если не будете открыты новым подходам, организация рискует отстать от запросов аудитории и конкурентов.

Будьте готовы пересматривать стратегии и внедрять свежие идеи, которые могут способствовать улучшению работы команды и повышению эффективности всей компании.

• Развивайте эмоциональный интеллект.

Руководитель должен быть не только образованным, но и обладать высоким уровнем эмпатии. Это необходимо, чтобы эффективно управлять своими эмоциями и чувствами окружающих. Развитие этого навыка позволяет решать конфликты, находить общий язык с сотрудниками и принимать обоснованные решения в стрессовых ситуациях.

• Создайте систему поощрения и мотивации.

Это один из основных компонентов, способствующих формированию по-настоящему сильной корпоративной культуры. Она позволяет руководителю вдохновлять сотрудников на достижение высоких результатов, укреплять командный дух и повышать производительность и качество выполняемой работы.

Важно постоянно отслеживать эффективность данной системы и вносить необходимые изменения в ответ на внутренние и внешние трансформации. Это обеспечит поддержание высокой мотивации сотрудников и соответствие современным требованиям рынка.

Решение типичных проблем в команде

Патрик Ленсиони, авторитетный бизнес-тренер и специалист по организационному развитию, в бестселлере «5 пороков команд» представил модель, объясняющую, почему многие команды не раскрывают свой потенциал. Он представил её в виде пирамиды, состоящей из так называемых пороков: каждый последующий уровень порождается предыдущим, образуя каскадный эффект.

Недоверие

Фундаментальный порок, разрушающий основу любой успешной команды. Члены ее, не доверяющие друг другу, не готовы открыто делиться информацией, идеями и опасениями.

Ленсиони предлагает несколько упражнений, которые повысят доверие в команде:

• «Немного о себе». В течение 30 минут руководитель узнаёт сотрудников: задаёт каждому несколько вопросов, касающиеся их интересов и увлечений. Избегайте слишком личных.
• «Эффективность команды». Каждый оценивает вклад коллег в общую работу и указывает на область, в которой собеседник может улучшить свои действия. Упражнение длится час.
• «Обратная связь». Коллеги предоставляют честную оценку работы друг друга. Надо четко обозначить правила конструктивной критики, фокусируясь на поведении, а не на личности, и обучить участников навыкам принятия отзыва без защиты.  Важно следить за тем, чтобы эта обратная связь не превратилась в инструмент манипуляций или интриг, а оставалась конструктивной и направленной на развитие.

Боязнь конфликта

Команды, страдающие от недоверия, избегают открытых дискуссий и столкновений мнений, предпочитая замалчивать разногласия.

Однако, как подчеркивает Ленсиони, конфликт – это не всегда плохо. Конструктивный, основанный на уважении к мнению других, он может привести к креативным решениям и улучшению работы команды.

Лидер в конфликтах играет роль модератора и может предпринять следующие шаги:

• «Подрывник». Случайный сотрудник должен выявить скрытые разногласия и вынести их на общее обсуждение. Дискуссия продолжается до тех пор, пока все участники не придут к ясному пониманию проблемы и не найдут её решение.
• «Модерирование». Методика обучает не бояться открытых дискуссий. Важно не только научиться вести дискуссию, но и уметь управлять своими эмоциями во время спора.

Безответственность

Избегание конфликтов приводит к отсутствию приверженности общим целям. Без открытого обсуждения и выяснения разногласий команда не сможет сформировать единое видение и прийти к общему решению. Это приводит к тому, что ее участники не чувствуют себя ответственными за общий результат.

В этом случае лидеру необходимо чётко сформулировать цели команды, определить роли и ответственность каждого, создать систему контроля и обратной связи. Важно вовлечь всех участников в процесс постановки целей, чтобы они чувствовали свою причастность.

Нетребовательность

Чтобы избежать срывов сроков и обеспечить движение задач вперёд, необходимо четко устанавливать дедлайны и контролировать прогресс на промежуточных этапах.

Лидер может активно делегировать задания, направлять группу к завершению обсуждений, принятию решений, а также задавать необходимый темп работы и следить за выполнением договоренностей. Это поможет создать более организованную и продуктивную обстановку.

Безразличие к результату

Это конечный порок и вершина пирамиды. Избегание ответственности приводит к тому, что команда не следит за своим прогрессом и не анализирует достижения. Это приводит к снижению эффективности и недосягаемости целей.

Для преодоления этого порока необходимо ввести систему мониторинга и оценки результатов, регулярный анализ достигнутого и выявление проблемных зон. И крайне важно мотивировать команду на достижение целей. Самый очевидный способ – бонусы, премии и другие поощрения.

Инструменты для создания эффективной команды

Метод коммуникации Slack

Это популярный чат-сервис в режиме реального времени, который быстро завоевал популярность среди компаний в Силиконовой долине.

Он организован на основе каналов, что позволяет удобно структурировать общение по различным темам и проектам.

В Slack доступны функции набора текста, голосовых и видеозвонков. Пользователи могут обмениваться изображениями, эмодзи, GIF, документами и создавать групповые чаты, что делает коммуникацию более динамичной и интерактивной.

Инструмент для руководства проектами и продуктами Hygger.io

Это полноценная платформа для управления, которую можно использовать как для небольших, так и для крупных команд.

• Kanban-доски: Удобные инструменты с опциями WIP limits, Swimlanes и sub-columns, а также возможностью отслеживания времени.
• Спринт-доски: Идеально подходят для программистов, работающих по методу Scrum.
• Backlog доска: Позволяет собирать и структурировать идеи и инициативы, предоставляет график для их приоритизации и визуальной систематизации.
• Метод ранжирования идей: Оценка степени влияния и затрат на рабочую силу помогает в принятии обоснованных решений.

• Дорожная карта (roadmap): Качественный инструмент планирования будущих релизов, проектов и инициатив.
• Функции Burndown Chart и Velocity помогают отслеживать прогресс и производительность.

Перечисленные инструменты помогают эффективно управлять жизненным циклом продукта и создавать эффективные команды.

Инструмент для организации удаленной связи и видеоконференций Hangouts

Сервис активно используется компаниями для обеспечения внутренней удаленной связи, предоставляя возможности для обмена мгновенными сообщениями и проведения видеоконференций с функцией совместного использования экрана. Это позволяет организовывать собрания и презентации без сторонних приложений.

Индивидуальные чаты дают возможность эффективно сотрудничать в рамках групповых проектов, общаться с коллегами, клиентами или другими участниками команды.

Сервис для работы с документами OneNote

Окажется полезным для управления потоками бумаг и их совместного использования с командой. Это такой общий электронный ежедневник, к которому есть доступ у всех, и благодаря которому все оперативно получают необходимые данные.

Также OneNote  многие компании рассматривают как идеальное решение для управления проектами внутри команд. Этот бесплатный инструмент позволяет организовать различные разделы и страницы, чтобы предоставить их членам актуальную информацию в любое время. Вы можете создавать несколько секций и вкладок для хранения важных данных.

Инструмент для отслеживания времени Hubstaff

Упрощает задачи менеджеров продуктов, добавляет прозрачность в совместную работу команды.

С помощью этого сервиса можно установить ограничения по времени и стоимости для проектов, задать лимиты для каждого участника команды. Это позволяет эффективно управлять ресурсами и контролировать бюджет.

Вы сможете отслеживать посещаемость, уровень активности и другие организационные моменты, что поможет лучше понять, как распределяется рабочее время.

Часто задаваемые вопросы о создании эффективной команды

Что пригодится в ее деятельности?

Распараллеливание работы позволяет членам команды выполнять задачи одновременно и обсуждать их в процессе. Также необходимо избавиться от строгих последовательных этапов, которые создают формализм и ограничивают гибкость труда.

Чем команда отличается от группы?

Многие люди склонны путать эти понятия, хотя между ними есть важные различия. В команде и группе различаются типы ответственности. Последняя состоит из людей, которые могут объединяться вокруг общих целей, но не зависят друг от друга и несут индивидуальную ответственность.

Так, школьники объединяются в группы (классы) с единой задачей — получить знания, но они не отвечают за успехи других. У них нет мотивации помогать товарищам в усвоении материала, сдаче контрольных работ.

Что увеличит эффективность?

Регулярно отслеживайте и контролируйте прогресс выполнения проекта. Это поможет своевременно обнаружить проблемы и внести необходимые коррективы в планы.

Каждая команда представляет собой динамичную структуру, требующую постоянного улучшения и периодического обновления. Даже в условиях наилучшего взаимодействия и сплоченности могут возникать ошибки и недоразумения. Поэтому каждому руководителю важно понимать, что создание и развитие эффективной команды — это непрерывный и долгосрочный процесс.

Источник изображения на шапке: fizkes / Shutterstock